传统的部门和岗位职责都是“一个人、一张纸、一只笔”自己写自己的,能想起多少条就写多少条。甚至有的条款是另一条款的一部分或说明。这必然使职权规定不充分。例如,材料部的职责可能由30条,实际起草时可能才想起15条。假如A部门实际规定了m条职责,B部门实际规定了n条职责。如果某一天有一件与A、B部门职责相关的事需要马上办理,但这件事在包括A、B部门的职责内都没有明确规定,则干与不干就取决于两个部门负责人的主动性、责任心和事情的性质了。如果这件事是“好事”则都抢着干,否则都不干。 也就是说,职权规定不充分是“有些事抢着干,有些事没人干”的根本原因。 那么,如何做到职权规定充分呢? 我们知道,根据企业规模的大小、项目的多少、外包工作的多少等,房地产开发企业相对独立的“事情”(或者工作流程)有80—150个,如《项目可行性研究控制程序》、《客户投诉处理规程》、《预算管理办法》、《考勤管理制度》、《工程款拨付审批程序》等。因为开发企业的业务流程比较复杂,每一个制度都可能由不同的部门和人员共同完成。用“过程方法”通过对每项工作流程的描述,以及流程的每一个环节的5W1H的规定,就能很清楚地知道相关部门在“这件事”上的职责和工作标准。在80—150个“事情”中,就能提炼出每一个部门的所用职责。再将这些职责进行分类、合并,就能充分、清晰地描述出各部门的职责。例如,财务部在《项目可行性研究控制程序》中“参与项目的可行性研究,负责财务分析”;在《客户投诉处理规程》中“根据审批意见,按照规定为客户办理退款或补偿款手续”;在《预算管理办法》中“负责汇总、编制资金预算,监督监察预算执行情况,提出预算管理的改进意见”;在《考勤管理制度》中“根据onmouseover=displayAd(4);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(4);>人力资源部的测评结果,在onmouseover=displayAd(2);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(2);>薪酬发放时按照规定进行扣发和奖励”;在《工程款拨付审批程序》中“根据审批情况,在核准无误后,按照有关规定支付款项”。如此,财务部的全部职责就能充分地识别出来,而绝无漏项(开发企业财务部的职责一般有七类三十多项),也就不会再出现“有些事抢着干,有些事没人干”的情形了。 综上,解决“有些事抢着干,有些事没人干”的根本是“过程方法”,关键是建立健全各项管理制度。
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