燃气热水器选购要点 选购企业知识管理系统的八项评估要点



  『没有最好的软件产品,只有最适合企业的软件产品』。

您当前可能正在计划选购一套知识管理系统,或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统;无论是哪一种目的,我们都希望以下八个评估要点能帮助您正确地检视企业的需求,选择最适合的应用软件及供应商。

  选购企业知识管理系统八项评估要点:

第一项 文档管理(Document Management)

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1、是否具有数据摘要(Metadata),记录数据分类、摘要描述、记录来源、定义?

2、是否具有文档版本控制、签出/签入 ( checkin / checkout ) 功能?所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中,提供查阅?

3、能否记录用户对文档的意见,以便进行更改、更新?

4、文档生命周期的管理是否都能自动化?由发布、审核、权限设置,一直到文档过期检查,能结合工作流程工具,自动进行?

第二项 安全及权限控管(Security)

1、系统基础平台的安全级别是否可以满足?这样才能够为贵公司重要的知识资源保驾护航。(IBM Lotus Domino是民用产品中安全级别更高的,为B2级)

2、系统是否能设置帐号及层次结构式群组,以便在系统中各子系统应用?

3、是否具有文档的权限控管功能,对于每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限? 并分为群组及个人层级?

4、系统提供对系统管理员的权限是否有限制?当前,在大部分系统中系统管理员的权利是最大的,这是不应该的,也是安全网络的最薄弱一个环节。我们倡导的思路是系统管理员只能负责和维护系统的稳定性和性能,对于自己没有权限看到的知识文档仍旧不能看到。我们在知识文档层次定义了知识文档可阅读者、可编辑者等限制,如果系统管理员不属于可阅读者或者可编辑者,他仍旧不能看到这些知识文档。

5、系统中对于知识文档是以什么方式进行存储的?防止信息裸露。裸露到服务器上是一个重大的安全漏洞,其他员工登录到服务器,或者黑客登录到服务器,就可以把这些重要的知识资源直接拷贝走。

6、系统是否提供放置恶性下载的机制?系统管理员和其他高级用户可以查看不同用户的下载记录日志,及时禁用相关帐号,防止知识资源的潜性流失。

第三项 知识循环(Knowledge Life Cycle Management)

1、除了现有数据的管理之外,能否保存工作中生成的知识?例如群组讨论、工作管理等功能?

2、 是否提供用户之间交互的工具?例如意见反馈、评分与建议等,增加用户参与感?

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3、是否能由系统提供的机制中,清楚地得知用户的参与及贡献度,并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值?例如:知识点评、知识推荐、知识点击率、知识onmouseover=displayAd(1);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(1);>绩效、平衡计分卡。

4、在系统中是否有知识推送功能?从而保证在最合适的时间,把最合适的知识,推送给最需要的人。例如:邮件、待办、推荐、订阅、发布、短信、手机等。

5、通过系统如何把专家的知识转化为企业的知识?如何定义企业的专家?如何保证专家把知识贡献给企业。例如:专家网络等。

6、如何保证我们的系统给各岗位的人员,进行最大的支持?例如:岗位技能、岗位知识配备。

7、系统中是否可以把企业中存在的知识进行分类和检索?例如:知识地图、知识检索。

8、在系统中是否对知识老化进行处理?这样才可以保证我们的知识库不变成垃圾库。以及相关的处理方法。

第四项 支持多种数据来源(Multiple Data Source)

1、不同格式的数据是否都能被保存到系统中,创建一致的变址卡及关联链接?(结构化数据和非结构化数据)

2、系统是否能连接远程数据库,让数据来源不限定为同一部主机的档案系统?

3、能否将相关数据集中存放,以共同的变址卡进行标示?即使档案的格式不一、来源不一?

第五项 信息检索 (Information Searches)

1、能否对所有的数据进行全文检索?包括数据库数据、网页及各种格式的档案?

2、是否能设置不同的检索量程,针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询?

3、能否针对查询结果进行更多高级查询?例如缩小查询量程、查找相关文档等?

第六项 系统环境 (Development Environment)

1、 系统是否建构于一个开放的系统平台,不限在特定的*作平台上才能正常运作,并且都保持极佳的效能?

2、 系统是否能和其它的应用系统进行集成?必要时,可能把企业中现有的系统进行集合。例如(把OA、ERP、HR、PDM等应用系统,采用单点登录的方式)

3、 用户在使用系统时,是否可以随时随地存取,不限定在安装特定程序的计算机?

4、 系统是否允许弥散管理,对不同的模块分别设置一至多位管理者?

第七项 扩充能力 (Scalability)

1、 这个系统的进程能力是否足够支持公司所有人员上线?

2、 未来随着公司的发展,用户规模逐渐增加时,这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力?

3、 为了预防系统损毁造成的损失,这个系统是否能方便地备份、还原?

4、 这个系统是否具有 n-tier 的分布式进程体系结构?

第八项 支持多普通语言(Universal Language Support)

1、 这个系统是否提供两种以上不同的常见语言*作界面?

2、 系统在保存不同语系的数据时,是否都可以正常运作、没有问题?

备注:

对于企业知识管理仅靠一个优秀的知识管理软件系统是不够的,很简单的一个事实就是:

    一套再好的系统,没人愿意使用它,也只不过是个摆设而已。

知识管理首先取决于愿意分享知识的文化;在此基础上,结合企业业务,理顺知识创造、分享和应用以及创新的过程,并制定相关的管理机制才是第二位的;而知识管理软件作为技术支撑,只是第三位的。

所以选择知识管理供应商,我们应该考虑他们的系统+服务+咨询。

希望我给您提出以上信息对您选择知识管理供应商起到一点帮助。   

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