爱华网□王明宇 郭庆林通过召开会议落实工作，是必要的领导方式和管理方法。实践证明，许多重要的工作必须要通过会议进行动员和部署，使工作得到了有计划、有秩序地推动。但是，现实生活中，一个机构里面，往往多个管理层面都依赖会议来推动工作，大量消耗工作时间，分散了工作精力。另外，现在机关会议的成本是比较高的。某著名企业进行过测算，按照该公司人均生产效率为20万元/人年测算，结果显示，科级以上领导人均会议成本竟超过44元/场。如此低效率、高成本的会议，是无法适应当前市场经济的发展速度的，也无法适应加入WTO五年以后日新月异的国际化、现代化竞争形势。因此，改进会风，降低成本，提高机关工作效率，应该是企业领导人员必须重视的一个问题。控制会议总量会议总量要按照季度或月度或周进行规划。例如，按周规划，凡在一周内需要召开的各种综合性、专业性会议，先由管理部门向核心部门（如市长办公室、董事会秘书室等）提出申请，由核心部门按照就重就急和总量控制的原则进行平衡，编排一周会议计划，交主要领导审定后，再下发通知。这其中，核心部门和主要领导要进行把关，对会议召开的必要性和效果进行分析和权衡，核准后方能列入会议计划，一般应把握以下几个原则： 无特殊情况一般不召开计划外会议，如遇特别紧急情况必须召开临时性计划外会议的，需由主要领导批准。aihuau.com 规定人数。如10人以下一般不召开会议，只需会议责任部门组织小范围商议，或者将会议内容通过电话、内部文件或办公自动化系统传达到，个别需要沟通的直接沟通就可以。 通知性的、布置性的、不需要专题讨论、参会人员彼此合作协调比较少的事项，一般情况不召开会议，只需要责任部门将会议内容通知到相关人员或私下进行通知或布置。控制会议规模 会议规模必须要进行控制。一般情况下，综合性会议的参会人员范围由核心部门根据主要领导的要求来确定，日常性的专业会议原则上由分管领导和单位、部门的负责人及专业系统人员参加，特别重要的专业性会议，可根据实际情况由核心部门与相关领导或部门商定参会范围。一般应注意以下几点： 不要以“尊重别人”为借口扩大会议规模。很多时候，为了表示对其他领导或部门的尊重，责任部门尽可能安排更多人参与，结果，全体领导、各大部门、相关人员统统参加，相当一部分人员仅仅只是陪会，把时间白白消耗在“坐听”之中。应该明确会议主题的相关性，以相关性强的人员参加为主。比如，人才工作会，那么主要是人才管理部门及有重要关联的人参与，不必要说“大家都是人才，大家都应该参会”，搞成了职工大会。 不要以“显示份量”为借口扩大会议规模。很多责任部门有一种心理——参加的领导越多，嘉宾越多，人数越多，规模越大，越显得自己部门的工作有份量。其实，这种“份量”心理就是重面子，讲排场，搞形式主义，甚至很多时候，只是部门负责人为个人政绩，拿别人的时间和集体的资本来撑大旗。应该提前研究会议议题的份量、会议与中心工作的关系、会议的影响力等因素，进行科学的分析和预测后再确定会议规模。控制会议时间 会议时间过长也会增加会议成本。会议议程设置繁琐、讲话人过于罗嗦，意外事情干扰，会议都会被拉得很长。比如，为表示对领导的尊重，让所有参会领导都讲话；再比如，不需要讨论的议题，还非要让与会人员都发言一遍，等等。严格控制会议时间主要从以下两个方面入手： 简化会议流程。分清主次，抓住关键程序，让核心问题在最短的时间内被解决掉。对于涉及全体性、综合性的会议，核心部门应该进行会前公示，会议责任部门应简化会议议程，去掉形式化、面子化、个体化的程序；职能单位和部门应在会议召开前一天，将会议议程及时间安排报核心部门和主管领导审定。 压缩说话时间。除了一年一度的总结性、动员性的大会需要有长篇幅的工作报告和动员讲话外，绝大多数会议的会议主题都不需要长篇大论。必须对会议发言时间作出明确规定，能简略的尽量简略，一般性发言可以省的就省掉。严肃会场秩序 会场秩序对会议质量非常关键。正常情况，会场应该是封闭式的，距离闹市、生产区、公路等吵闹地段远一点；参会人员应该自觉遵守会议制度，核心部门应对会议过程管理制定明确的制度规定，并制定相应的考核细则。其中对参会人员至少应明确五个原则，即：不允许在会场随意进出、来回走动或时立时坐；不允许迟到、早退或中途请假；不允许干私活，或玩弄手机、手表，或私自接听电话；不允许交头接耳、高声喧哗、东张西望或窃窃私语；不允许手机等响闹装置叫响。做好会前准备 会前准备工作一般包括会务安排、人员协调、材料准备、会场布置、会场服务等等。但是，准备到位不意味着越繁琐越好，要充分考虑必要性和节约性的结合，抓住关键程序，简化准备工作。 1、凡申请编入会议计划内的各类会议，责任部门应提前一天报告核心部门，由核心部门进行协调，并征得主管领导的同意之后，才能进行安排。
2、会议的具体日程和议程所涉及到的事项及会议材料的准备等由责任部门在会前准备好，并经主管领导人员审定后方可带到会场。无须背景参考、没有硬性规定内容的，可不备文字材料；不需要人手一份的资料尽量不作全面复印。 3、会场布置（包括席卡、音响、空调、灯光、桌椅等）、会场服务（包括发放资料、端茶倒水、设备调控等）等会务性工作应该在核心部门的协调下，由责任部门落实，而且以从简、从速的原则，如，半小时之内结束的会议可以不备茶水，人数在30人以内的可不备音响，参会人员职级相差不大的不必放置席卡，以降低会议筹备工作量，减少会场支出。4、对于重大会议，责任部门应在开会前对所有准备工作进行检查，防止因为准备不到位而影响会议效率。
