爱华网系列专题：接待的艺术
中国人的应酬与款待代表了诚意，也代表了相互尊重，在接待中建立的友谊有时是影响日后谈判或联系的重要因素。因此，接待应酬的实务变得格外重要。 相对于西方，中国商人的经商有不少特点。中国商人人情味重、凭感觉做事，西方人务实且现实，想要长期建立关系比较困难，因为他们在职务上的轮替比较频繁。
aihuau.com 中国人参加商务应酬的原因是想得到尊重，工作以外的美食安排是合作的润滑剂；西方人则利用餐前酒、餐中酒和聊天增加气氛。因此，中国人的应酬与款待都是有规格的招待，代表了诚意，也代表了相互的尊重。在应酬接待里所表达的感觉和相互建立的友谊，是促成日后谈判或是联系的重要因素。正因为这些特质，所以接待应酬的实务变得格外重要，接待礼仪也成了大家重视的知识。 注重细节周密计划 访客莅临之前的工作并不简单，因为接待工作往往不只是拜访而已，还包含参观、宴客、会议、游览、简报、说明等事项。因此，接待日程的安排以及时间的规划，都应该经过详尽的考虑，特别是各项工作人员的横向联系，都必须事前沟通、缜密推敲。总务人员最好为前期接待工作列份清单，再由各个单位依照这样的检查表仔细完成各项接待前的准备工作。 接待准备工作可大致分成四个层面：环境准备、物质准备、心理准备、仪表准备。落实到具体筹备项目有： 一、确定接待规格。贵宾由哪些人迎接、陪同和接待。 二、制定接待方案。除了接待规格以外，当然还有活动的具体安排。 三、了解来访状况。包括来宾的目的要求、会见和参观的意愿、参观路线和交通工具、抵达和离去的时间、来宾的生活饮食习惯及禁忌等等。 四、做好接待准备。包括迎送贵宾、会议场所布置、准备参观的项目、解说人员的安排、保全、食宿和交通工具等。有时候还有媒体宣传工作，也要事前预备妥当。 有些是在事前就应了解并做好相应准备的，如：接待人员的良好气质与风度，会给宾客留下很好的印象。为了塑造更好的个人形象，体验每个接待的细节之外，应当从基础的接待工作入手，时常加以训练和示范模拟，这才能成功完成一线接待工作。 接待客人前要将接待室清理的一尘不染，空间明亮洁净。一些细节例如空调、杂志、茶水、名片等等，都必须预备妥当。访客纪录上应记载客人姓名和来访目的，以便于适时的查访对方是否为不速之客。 引导客人的手势应该十分明确，例如指引方向和上下楼梯、电梯，遇见长者和长辈的时候，一定不能站在前方挡住他的视线。引导客人至接待区前，应该敲门表示尊重，进出也应该以客人先进先出为准则。进入会客室之后，接下来就是介绍、交换名片、以及握手寒喧等动作，这些都必须按照先尊后卑，先女后男的原则。每一个动作都要加上注目礼，务必使宾客感到周到与诚意。 合理确定接待规格 在中国，接待人员必须根据来访者的身份确定接待的规格。确定接待规格的正确性很重要，如接待规格过高，会影响正常工作；接待规格过低, 又会影响平行间的往来关系。接待规格可以分为以下几种： 一、高规格接待，就是主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。例如上级长官派工作人员来了解情况和传达意见的时候，就需要高规格接待。又如各国政要来访，对方不一定是元首，但是地位具有关键性的影响力，这时候也要高规格的接待。 二、低规格接待，就是指主要陪同的人员比客人的职位还要低的接待。比方说高层的长官或者部门的主管要去基层单位视察，就会成为低规格的接待。 三、对等接待，即主要陪同人员与客人的职位同等地位的接待。 自贵宾踏入公司或单位的第一步开始，接待人员就该使贵宾不离开他的视线范围内，上洗手间、行进间、上下楼梯或电梯，以及会客室内的奉茶、介绍、行礼等等细节的安排，都要使得贵宾感觉受到重视和尊重，直到贵宾离去。贵宾离去时，接待人员仍然送至到视线远离为止，这才是真正的无微不至。 外宾接待的规格和遵守的原则也非常有了解的必要： 一、平等互惠的原则。如前面所说，无论国家强弱或是公司大小，双方的交往当中都要以不歧视对方，言谈举止合宜为原则。相互尊重的另一方面是要表现自尊，也就是要让对方感觉彼此的真诚合作。 二、依法办事的原则。国际间的往来必须合情合法, 无论双方哪一边的法律, 都必须尽量维护、遵从、维系合约的正确性。 三、内外有别的原则。对于自己的企业和合约的条件, 必须严加把关, 不可以泄密, 交谈的过程中也必须注意内外有别。 四、尊重礼仪的原则。不要以自己国家或地区的想法来看待外国人, 凡是要能替对方着想, 如果有礼俗不同的时候, 必须尊重对方, 同时也要能够给予相关的沟通, 深切了解对方的看法和思考。 接待次序不容忽视 在接待过程当中，优先次序极为重要，这样才能突显出来宾的身分和地位。接待工作的次序安排不能疏忽，无论是徒步、上下楼梯、搭乘电梯，都要做到长幼有序、男女有别，除了前后秩序，还要注意行进间的安全。 一般性原则有：前为尊、后为卑；右为大、左为小。故与长官或长辈同行时，居其后方或左方行进方合礼数。 并行次序 男女二人并行时，男士应让女士走在比较安全的一边，即男士应走靠马路车辆来往的一边。但在安全状态之下徒步时，仍应遵守男左女右之原则，男士应走在女士之左方合礼节。 三人行时，如全为男士，则以中间位为尊、右边次之、左边为末；两男一女同行时，应让女士走中间以示尊重；如一男二女行，则男士应走最外靠车道位置。 多人行时，以最前面为大，依前后秩序，越后越小。进出门口时，晚辈应先长辈上前一步，男士应先女士上前一步，负责推门或敲门。开门后，女士先行男士跟后，负责照顾。 进入座车的方法是，臀部先进入，再把脚放进去，身体和头部最后移入。有司机驾驶的时候，是以司机的右手边位置最小，后座三人中，右大左小。如果主人驾车，则其右手边最大，后座的方式亦同。 上、下楼次序 上楼时，客人走在前，主人走在后；女士在前，男士在后；长者在前，幼者在后。 下楼时，主人走在前，客人走在后；男士在前，女士在后；幼者在前，长者在后。 乘电梯次序 进电梯，有专人看守电梯时，应让客人先进、先出；无人看守电梯时，主人先进、后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。 陪同访客搭乘电梯时，电梯门一开，接待人员要先按“开”， 一只手做出“请”的动作，让客人先进入；进入电梯后，应立即转身面对梯门，避免背对客人，表示礼貌；到达目标楼层后，让访客走出电梯，接待人员随后走出电梯，并指示前进方向。 待客次序 迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。就坐时，右为上座，要把客人安排在主人或其它陪同人员的右侧。 进入会客室前，应该先轻叩门扉，待里面有回音再开门进入。进入会客室时，应该以右手开门进入，然后用相同动作伸手将门关上，尽量不以背部示人。进门时，如果门是向外开的，把门拉开后按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后请客人先进。 茶点准备以小见大 茶点准备虽是小事，却能让来客感受到主人的细心和尊重，所以要精心准备。具体准备如下： 茶点招待的准备 办公室的茶点招待很重要。秘书应该在客人坐定后，立即准备茶点招待。客户如果是东方人，可以以茶为主；若是西方人，则可以以咖啡为主。外国人通常会先问客人想喝甚么，再去准备；东方人则以自己公司里方便性为主。 茶水招待的用具 茶点应该用茶盘整体奉上，而非以个别的茶杯或果盘递上。奉茶用具有纸杯、玻璃杯和瓷杯三种，特别重要的客人以盖碗杯为上选。 饮品选择 如果用茶包泡茶，则泡出茶汤后需要把茶包取出，不可连同茶包给客人饮用；反之，如果用茶叶泡茶，则应该用热水砌茶，并等到茶叶沉入水中，才能端上奉客。如果是用咖啡，则无须询问客人意见，自动以一壶咖啡或是一杯咖啡奉上，并将奶精和砂糖一并奉上，请客人自行取用。 托盘的正确用法 如果多于两位客人，则应该以整壶茶奉上，用托盘端出。此时可以不必先倒出茶来，而是将空杯放在桌上，请客人自行取用。茶盘的端法是一手扶着盘边中间，另一手扶着盘底，缓步走进会客室或会客区，在客人左后方或右后方递上。 奉茶的顺序 茶盘放入桌面后，应依桌面上客人年龄大小先行奉茶，然后再依主人年龄大小奉茶。奉茶时候，右手持茶杯中央，左手扶茶杯底部奉茶，平举不过胸位置致意便可。奉茶完毕应该面对客人点头致意，然后单手持茶盘至身旁，倒退两三步再转身离去。 换茶续杯的标准时间 客人如果停留过久，应该在每隔60-90分钟，进入会客室添茶（或咖啡）一次，续杯后尽速离去，避免打搅会议进行；超过两小时则无须再进入添茶水，直至会间休息时再进入。 客人未曾离开之前，绝对不可大声喧哗或是批评客人。送客时应该尽量等其完全离开视线后，才能返回岗位。送客时候，应该提醒其所携带或是寄放的对象，并且鞠躬致意。 参会礼仪十项原则 参与会议更应知晓参会的基本礼仪，这样会议才可有条不紊地成功召开。参会的基本礼仪表现大致如下： 一、尊重他人发言。对于别人的意见和看法应该给予最大的尊重，不可一意孤行，过于坚持，甚至取笑他人的想法或创意。 二、主动思考问题。成功的会议得靠与会者脑力激荡，共同参与。多一位主动者，看法差异就会减少，比较容易产生解决方案。 三、正面响应，踊跃提案。会议的进行中，参会者除了要正面响应，也要踊跃发表意见，分享信息，适时提案，贡献“打胜仗”的智慧。 四、坚守事实。会议中的陈述，一定要有事实依据，不可过于夸大。 五、保持弹性，坚持原则。很多人赞同“大事化小、小事化无”，对于某些原则过于放松，以致onmouseover=displayAd(1);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(1);>绩效不彰，但是有些议题，必须视情况弹性调整。根据需要设置开放议题，给予适当弹性，以免议事讨论陷入胶着。 六、有备而来。会议中出现的相关数据、图表，与会者均应事先准备，深入了解，这样才能达成会议目的，提出解决议案。 七、慎选座位。会议的席次和座位有其既定的安排礼节，与会者应谨守分寸，选择符合自己职务的位置入座，以免贻笑大方。 八、聚精会神。这是大家最容易忽略而未确实遵守的会议礼仪。有些议事进行节奏较快，如果没有集中精神，很容易错失重要议事却不自知，轻则延误自己的工作，重则可能造成企业财务损失。 九、准时出席。“好的开始，是成功的一半”，会议能准时开始，就表示会议目的已经成功达成一半，人人准时出席，会议才会成功。 十、注意仪容，维护形象。企业外部会议，与会者代表着公司，个人的仪态举止就是企业形象的缩影。 “人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁”，中国人待人接物都比较含蓄保守，但是在国际场合当中应该大方应对。在一切国际交往当中, 必须严格遵守自己的承诺, 在约会的时候不要迟到, 在正式的约定中也必须兑现自己的允诺。 至于主客方如果涉及到更上层的商务谈判，那么在谈判桌上就要能遵奉“赢者不全赢、输者不全输”的原则，达到双赢的最高准则。无论中国商人或是西方商人对于在商场上维系人际关系或者是人脉，都认为是非常重要的，只是在操作的手法上会有不同。人脉资源最大的利用价值是形成一个绵密的关系网络，并且在这样的网络里面可以获取充分的商场信息与情报。
