爱华网以结果为导向，态度明确，主持人拥有好的主导能力等对于能否开个好会非常重要□ 卡内基训练北京、天津负责人 赵卜成墨迪在工作中最不喜欢的事, 就是开会。主持及参加会议这件事着实令人头疼，可是偏偏他也没有太多的选择。 粗略估计，会议竟占据了他整个工作时间的60%。而每一次会议结束后，他都拖着疲惫的身心回到办公室。前几天，有一位资深部属在季度绩效考核时告诉墨迪，虽然他的上个季度工作绩效已经完成，可是他却感觉非常疲惫。这位部属认为他的问题是，由于开会欠缺效率，经常影响他的工作心情。 他指出每次会议结束时，他们每人都几乎尽可能地快速逃离会场，并带着挫折沮丧的心情回到工作岗位上。墨迪需主持会议，谁叫他担任部门领导呢？会议的进行常常没有达到他想要的结果。他曾思考过这个问题，也想改善开会的方法，可是他的团队成员在会中表达意见时非常的涣散，虽然他曾想将他们的谈话拉回到会议的主题，可是参加会议的人员似乎对于新的主题更感兴趣，众人非常热烈讨论，有时也不可避免地产生了争执。墨迪认为开会应该是个大家沟通的机会，在会议中让出席者发表他们自己的观点，增强工作伙伴彼此的了解，是一件天经地义的事情。可是为什么有些人员却在会后感到不满意呢？有一次会议讨论绩效考核中的KPI问题，原本这是一个对于绩效考核方面的沟通会议，但是当谈到新产品的开发周期时，不同团队的领导却对KPI的内容提出了不同观点，争辩激起了千层浪。特别对于研发周期转化为产品的时间，每个团队都有不同的认知和看法，无法达成共识。 会议在时间的压力下草草结束，墨迪感到很挫折。墨迪非常注重团队合作。可是会议的进行常常是在强烈的辩论下进行，言辞的交锋有时宛若刀光剑影。面红耳赤亦是双方在酣战中的一种标记，部分与会人员藉机逃离，或在电脑前处理邮件，对于会场状况不闻不问。aihuau.com墨迪在面对这样的困境时，常问自己应该怎么办？怎么才能提升会议的效率呢？【分析】今日的经济大环境已走入对工作质量要求更高、快、好、省的状况。人们对产品质量越来越吹毛求疵，面对这种情势，公司需快速因应外在环境的变化并做出策略调整，或订定计划，而这些事情都少不了开会协调。有趣的是，企业组织很少将开会或出席会议的表现列入绩效考核中。我们很少听到部门经理要求员工在出席会议时应该展现何种态度，同时在会议的准备以及问题的解决上提供更好的观点和意见。既然在绩效考核中并未对出席或主持会议予以考核，于是对参与会议的态度及讨论或主持会议的能力就受到了忽略。当会议无法达成它的既定目标时，此时公司所支付的代价是极为昂贵的。从物质的损失来看，出席会议人员的薪资、场地设施成本、行政资源费用等等，若换算出具体的数字则至为惊人。另一方面，自精神层次观察，当会议无法产出结果，达成目标时，出席会议的人员不免会感到挫折。在会议结束后，他们回到工作岗位时是以疲惫及沮丧的心情继续执行工作的，此时他们的工作绩效受到负面情绪的影响，难免生产力不高。 他们还得花时间慢慢调适心态，在调适至工作最佳状况前，其低下的效率已经造成了公司的损失。另外，当会议无法准时结束时，其代价就更为高昂了。由于与会人员皆依据会议的结束时间安排了他们自己的活动，会议的延长，势必打乱了这些与会人员的活动计划，他们不得不重新调整安排，这也造成巨大的间接损失。会议没有效率的原因很多，通常所呈现的问题为：
会议主题不明确：包括 (a)开会时没有主题；(b)议题太多；(c)主题不明确，与会者不知道会议的目的；(d)议题没有有效地集中； (e)开会时临时添加新议题；(f)讨论主题与出席会议的人员相关性不强；(g)会议没有其必要性。准备不充分：包括 (a)没有提前通知会议的主题；(b)事前没有沟通，出席会议人员没在事先准备相关数据或材料；(c)幻灯片没准备好；(d)会议资料准备不充分；(e)会议支持人员前期准备工作不完善，相关事实数据没有收集或确认；(f)场地发生撞期；(g)参加人员不充分等等。会议主持人的问题：包括 (a)主持人无法有效控场；(b)主持人对讨论时间无法有效掌控；(c)会议的议程在进行时发生头重脚轻，对最后的议题讨论常草草了事；(d)与会者的发言无法掌控，以至偏题、跑题，或者是对不相干的议题在发言中占据了大部分的时间；(e)缺乏处理争辩的能力；(f)时间管理不佳；(g)无法掌控会议的流畅性；(h)主席无法创造出参与的氛围，使会议无活力。会议没有产生结果：包括(a)讨论后不做决定或一个问题重复开会讨论；(b)无人做关键问题的决定，或者需要做决定的事情没人做决策；(c)会议达成的结论空洞不实际；(d)没有找到解决问题的方法，会议没有结果；(e)对会议主题的结果出现了分歧。参与会议人员的问题：包括(a)不相关人员参加会议；(b)参加会议人员级别较低临时奉命出席会议，无法做出承诺或决定；(c)参加会议人员彼此对立，没有想要解决问题的心态；(d)参加会议人员范围过大，许多参与者没有决策权；(e)会议后无法有效执行决议或会议决议没有跟踪。纪律问题：包括(a)参加人员精神不集中，在会议上各忙己事，打手机、发短信，或在笔记本电脑前上网；(b)开会时进进出出影响其他人的专注度；(c)会议无次序、争吵、本位主义、会上不发言，会后一堆话；(d)会议中个别交谈产生开小会的状况；(f)会议迟到早退。【解决方案】参与或主持会议，其实最重要的是态度。我们应该先对会议的主题与目的有清楚的认识，并且基于过去的经验为我们自己参加会议制定出具体目标，在会议中保持积极、正面具有建设性的态度，同时在会议的进行中提醒自己不要让别人的负面观点和意见影响自己的情绪，妨碍我们达成目标，最后我们应该在会议中能够贡献出自己的意见和观点。不论出席或主持会议，我们都应以结果为导向，会议根据议程要达到的结果为何？另外在讨论时应遵循何种规则？为使得会议进行更流畅，如何开创安全、开放的氛围？当与会人员遭受意见不同人的攻击时，主席应采取措施保护被攻击的人，这些都是主持会议时所应持有的正确态度及做法。如果想把会议开好，会议主持人必须主导会议进行流畅。他必须引导促使(facilitate)会议顺畅地进行。他必须具备化繁为简的能力，能够快速地将复杂的信息、发言总结为更简单、更容易了解的重点。主席在控制会场时，能在事前订出有关会议的纪律要求并让大家取得共识。当然，主持人需非常清楚会议中所要完成的各项目标。如此，会前的准备工作将使会议进行更流畅。无论会议的目的是分享信息、发布战略、表达部门的意见和观点或是解决问题，出席者都应该在态度上认清，出席会议本就是工作中的一个重要部分。与会者应该了解其职责中包括事前探讨了解议题，在会议中全力以赴，并对于部门观点和解决问题的方法也都能够预先做最佳的安排，以确保会议的进行能够顺畅。此外，担任会议主席者必须具备提问的能力，这也包括(a)会议开始前询问出席会议人员能否全程参与，以增强出席会议人员的承诺。(b)在争吵时有能力能够向争吵的双方提出问题，请他们各自表述问题的本质是什么？(c)会中有人交头接耳另开小会时，可以叫出对方的名字，请他们对特定的问题发表特定的看法。藉由这些能力能够重新将开小会者的注意力拉回到主题上来。会议主持也应具备良好的聆听能力，首先主席能够在作总结时，藉由聆听带出发言者所要表达信息的真正含义。通常一般人在发言中常常词不达意，能够说出对方的语义中的含义自然就是在聆听技巧上高人一等。另外，有效的回应，特别在情绪的基础上能够和他人互动，当与会人员表达出情绪时，主席也能够予以有效的回应，让对方感受到被了解、被支持以及得到认同。当然，在聆听的过程中，主席若发现对方发言太长时，藉由提问要求他说明所要表达的观点，并拉回到主题。在人际关系的能力方面，主持会议的人必须能够肯定与会人员所提出的观点和意见。其次，能够使用正向的言辞创造正向的氛围。在沟通中若双方观点不同，有着尖锐冲突时，主席能够运用缓冲句。譬如：“谢谢你的发言，你的发言告诉了我们你的想法。” 或者“从你的角度来提出这样的观点是正确的。”先同意对方的观点，也是一种缓冲句的形式。总而言之，在会议的进行中主席可以用提问的方式取代直接的要求；同时，发言的人一次只提出一个观点，并且能运用证据去说明，会议自然会有效率。*2007年9月期“融化团队的冷漠”一文，图表中的“开发区”系“开放区”笔误。特此致歉。赵卜成美国卡内基训练北京、天津地区的负责人。现任北京成真企业管理咨询有限公司总经理。教授卡内基训练已有18年经验。他教授的课程包括“戴尔卡内基班”、“优势领导”、“优势销售”、“震撼力陈述”、“经理人领导力训练”、“高效能团队”、“世界级顾客服务”，以及各种企业之内训课程等。
