AMT咨询专家袁磊观点:“变革”中推行知识管理(2)



知识管理如何推行?

知识管理对知识密集型企业而言,做到不容置疑是十分重要的,但为什么很多公司虽然对知识管理有一定意识,但却无法落实下去?细想之下,可能的一个原因是,很多公司过多的把知识管理视为一个工具,一个能够解决某些问题的工具。因此,对待知识管理更多的会从“可以解决哪些问题”这一角度考虑,但当真正面对成型的知识分类体系、知识地图,以及知识管理系统之后,依然发现原有的问题没有解决。

这可能就陷入了一个误区。对待这一问题,应该充分意识到知识管理不是一个以解决问题为首要目标的工作,而是一种“变革”,一种能够改变员工工作习惯的变革。从这个意义上说,要做好知识管理的推行工作,需要从两个方面同步进行。

61618; 知识管理体系建设

为了更好的推行知识管理,内部需要构建相对完善的知识管理体系,从知识分类体系、管理组织/制度等方面进行系统的建设,保证为知识管理的推行奠定系统化、体系化基础。

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61618; 知识管理内容整理

实行知识管理的价值在于为员工的实际工作提供帮助,为了更快的让基层员工见到实效,应该在知识管理体系建设的基础上,结合实际的工作,有针对性地寻找相关项目、业务进行知识管理的试点,进行部分内容整理工作,并结合知识管理试点的效果,对知识管理体系进行一定的调整与完善。

知识管理是一种变革

在知识管理体系与内容整理同步推行的同时,还需要明确一点:知识管理的推行工作从本质上讲是一种“变革”,是对现有工作习惯的一种改变。员工在这个过程中的积极性是左右知识管理推行的关键因素,要从员工角度,转变促成知识管理。因此,为了更好的推行知识管理,让内部员工更快地接受知识管理,对待这种变革,可以从四个方面考虑:

61618; 对待知识管理的敏感性

每个员工对于知识管理的理解可能不同,因此,在知识管理项目之初,要向全体员工说明知识管理的目标、愿景、主要工作内容以及对个人的影响(正面效应及负面效应)等,降低对知识管理的敏感性(抵触情绪),从而增加知识管理的透明度。这点对老员工尤其重要,必须让他们充分认识到知识管理的真正价值和工作内容,让他们从“行为支持”转变为“态度支持”。对新员工而言,他们对知识管理的抵触没有老员工来的强烈,进入一个公司就要接受他的文化、制度,需要无条件的服从。

61618; 对员工能力的综合评估

知识管理能否顺利推行下去,关键是看员工的能力能否实现所设定的目标。比如,对一个认为知识管理等同于文档管理的组织而言,希望在短短时间内,把所有“老法师”(资深员工)的经验全部发掘出来,那是不现实的。因此,对于知识管理的推进一定是循序渐进的,做员工能够做到的事情,让大家觉得知识管理不再是“阳春白雪”,而是真正有效的工具,能够对个人的发展、经验的积累以及综合能力的提升起到很好的推动作用。

61618; 强调义务与职责

从变革管理的角度看,行为的改变才能够促成态度的改变,由外部的约束、刺激、激励来推动知识管理的工作变成内部自发的来进行知识管理。这第一步就需要使用相关的制度/措施来保证这种转变。整个制度/措施集合应该包含三部分:日常管理制度、激励考核制度、支持制度。其中,日常管理制度,更多的是从义务的角度来约束员工行为;激励考核制度强调使用外部措施,比如我们常提的知识货币,甚至是文档排行,个人文档阅读量等方法/指标,让员工知道个人知识贡献所得到的回报;支持制度是最为关键的一部分,它们起到对义务、职责实现的保障支持作用,比如提供知识管理指导专员、服务热线等,在初始阶段,员工在要履行自己义务时,遇到问题能够找到相应的支持者。

61618; 承诺与业务流程/实际工作结合

通过员工的“承诺”,或理解为将成果固化到业务流程中,实现知识管理成果与实际工作的紧密结合。比如类似于“项目结束后要完成知识地图”之类的制度约束,真正实现知识管理与流程管理的结合。但需要清楚的认识到,这只是成果的应用,在变革管理的金字塔中,它只是处于最顶端的一个环节,而更多的基础性工作,取决于以上提及的三方面。

知识管理对于知识密集型企业的作用是不言而喻的,成功实施知识管理会为企业带来两方面最直接的收益:一是,提升企业整体的竞争实力,把一些核心的经验固化下来,并在此基础上进行成功的复制,从而把依靠“个人能力解决问题”转变为依靠“组织能力解决问题”;二是,核心知识的积累也可以保证不因核心员工的流失而导致知识的流失,为企业的整体知识保留与提炼创造条件。但是,知识管理的成功实施与推行,并不是一朝一夕能够完成的,更需要在稳定的知识管理内部团队的推动下,持续不断的进行下去。

  

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