the winning team 三句話征服所有人的心(Winning Presentation in a Day)



三句話征服所有人的心(Winning Presentation in a Day)

◎步驟1

準備工作的檢核表

決定適當主題和活潑標題

選擇簡報的形式及對象

確認時間和場所等變數

齊備簡報要使用的資料

◎步驟2

簡報的結構

開場

主體

舉例說明

結尾

要不要幽默?

◎步驟3

其他注意事項

練就生動有力的演說風格

讓聽眾適度參與

安排問答時間的優缺點

應對問答時間的訣竅

流暢運用視覺輔助工具

熟練使用PowerPoint 等簡報軟體

 

*要建構出能征服人心的簡報,的確是一大挑戰。其實只要在準備階段做到有井井有條、結構分明,搞定一場簡報最多只須24小時。

*成功的簡報,結構都類似:1.開場,告訴聽眾今天要說些什麼;2.主體,陳述內容;3.結尾,複述剛剛簡報的內容。 上台之前想清楚表現的方式,然後盡可能快速準備妥當,這樣就不致於白費功夫。

要整理出具有高度說服力的簡報,是一項挑戰,但如果在準備簡報的過程中,能夠做到有條有理而且結構分明,其實應該能夠在24小時以內的時間裡搞定所有事情。所有能夠征服人心的簡報,往往都有類似下列的結構:

◎開場

強而有力的開場白,能夠為簡報打好基礎、定好基調。開場白的主要訴求——也就是希望聽眾記住的金句。在整場簡報中,要做到下列幾件事:

8231;一次又一次講述這個主要訴求,至少要重複5到6遍。不斷重述,就能強化聽眾對主要訴求的印象。

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8231;再三強調金句。最好能夠讓聽眾在向朋友說明這場簡報的內容時,用上這句主要訴求。

◎主體

提出論據、數字、實例及說明——這些內容要能符合以下幾點要求:

8231;支持主要訴求

8231;自然導入行動呼籲

8231;利用3項主要論述,每項論述包含3個能夠支持訴求的要點或例證

理想上,這些素材應該要有充分的說服力,讓聽眾完全接受你的想法。

每項論述的例證以3項為限——要記住,陳述簡報主體的時候,也是聽眾最可能打瞌睡、塗鴉、把玩手中的PDA,或只是望著窗外發呆的時候。要扭轉這種狀況,每一項論述都得力道十足而且生動有趣。聽眾能吸收的資訊就只有那麼多,所以每項論述之下的例證都要以3項為限。超過3項,就會讓聽眾很難判斷哪些重要,哪些不重要。

巧妙銜接不同論述——為了讓各個論述能夠一個接一個順利銜接下去,還必須給聽眾一些容易理解的轉折。不必太費心去設想轉折,通常只要簡短的幾句話就可以了。

◎結尾

要漂亮結束簡報,必須確實回顧自己希望聽眾記住的訊息,還要明白告訴聽眾自己希望他們怎麼做。如果能夠在結尾時提出振奮人心的號召,就能熱鬧收場,不會有氣無力。

下列5個步驟,可以為征服人心的簡報,來個漂亮的結尾:

1.回顧主要論述

2.重申主要訴求

3.發出行動呼籲

4.再次連結到開場時的引子或焦點

5.最後,要感謝聽眾

 

提升溝通的方法--透過中介角色增加溝通的潤滑

曾經,有一位企業主管回來學校上課,和我聊起現在大學教育出來的年輕人,「為什麼才剛畢業的人,業界就用不動?」他的問題是,企業界認為大學畢業生不好用,很多實務的工作他們都不會,少數會說明的人盡是講一些學校的理論,多數是要大小事情從頭教起。

一般教育界對於企業界的類似抱怨,常常是嗤之以鼻,認為企業界誤把大學機構當成高中教學,以為大學生在學校就是要學習技能。站在高等教育的立場,大學生的養成,重點在於學習「學習的能力」,透過教授們的導引,大學生因而跨進學習的樂園,窺見知識的殿堂。

業界需求和教育功能,存在認知的差距相當明顯,兩邊都站在各自的立場說話。與其讓問題持續發酵,倒不如試試我的方法:成立中間機構,發揮中介角色的功能,提高雙方溝通的機會。以此為出發點,以下的3個情境都可以藉由中介角色的增加,傳遞不同的訊息,達到化解對立、提升溝通的效果:

1. 產業界的職前訓練單位

2. 商管學院諮詢委員會的業界代表

3. 董事會增加異業背景的董事加入

不同的人、不同的場合,都可以發展出不同的溝通方法,一如謝林教授所言,溝通的意願重要於其他的部分,基於個人誠意及專業能力所提出的一言、一行,全都是溝通的符號,就像我藉由本文的闡釋,也是在和讀者們溝通一介學者的看法。

「聽眾不會閱讀簡報,只會聽取簡報。書面資料是給人閱讀的,而傑出的簡報則是給人聽的。簡報是要聽眾在一段有限的時間裡聽取內容,簡報者必須在那段時間內有效傳達訴求。」 蓉達8231;雅布蘭

強調訴求

要記住,要陳述的內容,才是簡報中最重要的部分,不是寫在PowerPoint投影片上的文字,投影片上的字絕對是愈少愈好。如果能夠有節制地使用PowerPoint,只放上些許資訊,用PowerPoint來補充和強調自己要說明的內容,就更能說服聽眾接受自己的主要訴求。

簡單來說,就是不要過分著迷於PowerPoint的花俏功能。沒有人會按你使用了多少項PowerPoint的功能,來評定你的簡報表現。你反而應該謹慎選用自己要使用的功能,盡量少用投影片,還要盡量讓投影片簡單明瞭。投影片應該是用來提供資訊和強調重點,不是用來讓聽眾分心的。要克制自己,不要想把自己要傳達的每個重點都做成PowerPoint投影片,反而應該讓聽眾有時間聽講。

  

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