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二十一世纪的会议： 启动这些最新的装置吧 我们都遇到过这样的情况：你坐在会议桌前紧张地盯着桌上黑色的电话机。在经历了数月每天长达12个小时的工作和许许多多的不眠之夜后，你的“攻关项目”命运如何就全看这次电话会议了。虽然你像第一次参加拼字测验的小学生一样忐忑不安，但还是将最佳方案底气十足地和盘托出。在令人尴尬的短暂沉默中，你只能想象电话另一端所发生的情况：眉头紧皱？嗤之以鼻？还是赞许地点头？ 这个时候，你真后悔没抓起一张2500美元的夜航机票飞过去。因为在生死攸关的商业会议上，效率再高的电话会议也不能把你需要说的、应该听到的或感觉到的一切都传达到位。 看看科学家怎么说。37年前，已故人类学家和通讯科学教授瑞 伯德韦斯特尔证实，在人们的谈话中只有不到35%的信息是通过有声语言传递的, 其他65%则是通过面部表情和身体语言传达的。坦普尔大学教授、仿真呈现国际研究会（International Society for Presence Research）主席马修 隆巴德说：“如果没有视觉，你会错过大部分非语言暗示。” 去年，当数家技术公司相继推出新型可视电话会议设备并信誓旦旦地要填补这一空白的时候，人们的希望再次被点燃便不足为奇了。惠普、思科和宝利通（Polycom）等公司推出的会议系统看上去和真正的会议室相差无几，完全可与《星际旅行》中的“全息空间”（Holodeck）相媲美。它充分利用了视频、音频和宽带方面的重大突破性技术，意在创造一种逼真的视觉效果，使相隔万里的与会者看上去（更重要的是感觉似乎）同处一室。跻身于率先生产出高清晰可视系统公司行列的丽视高清通讯有限公司（LifeSize Communications Inc.）的首席执行官柯雷格 马洛伊说：“这会成为未来的热门产品。它填补了一个空白。 回到未来 理想的效果是在观察者和被观察者之间制造一种天衣无缝的感觉。惠普的Halo系统和思科的TelePresence3000 采用了超大尺寸的50到65英寸的高清晰屏幕来显示坐在会议桌边的人，会议桌的颜色和形状与观看者使用的完全相同。长期以来一直在传统会议设备行业居主导地位的宝利通公司1月份已开始销售自己生产的先进仿真系统，只是更大更精细，它使用的是8英尺的屏幕。先进的音频技术可以让每个人都同时发话而不会消减任何人的声音，这进一步增强了现场感。当你站起来穿过房间时，对面的人会觉得你的声音也跟着你一起走了。 等一下。难道我们不是早就听到过这样的说法吗？也就是说可视电话会议会让商务旅行成为历史。事实表明还没有哪个领域能这么容易就被炒作起来。首先映入脑海的例子是1964年世界博览会上AT&T展示的图像电话，由于没什么需求，这种电话几年后就销声匿迹了。类似的例子还有很多。 被业内称为“远程呈现”的系统现在是否有充足的理由让人们相信它已近乎改变我们已知的商务会议模式、甚至能取代一些商务机票呢？为寻求答案，《商业周刊》记者亲临或虚拟体验了几家已事先使用了可视电话系统公司所举行的视频会议。 关于这些先人一步使用了该系统的公司，首先应该知道的是它们决非泛泛之辈，而是个个身家万贯。光是最基本的系统配置，每个会议室就要花费8000美元，而显示效果更细腻的系统的价格则要飙升到一间会议室 3.92万美元，还有每月6000到1.8万美元不等的网络管理费用。 “真是震撼” 一个典型的用户是私人股权投资基金领域的明星公司——黑石集团（Blackstone Group）。其首席执行官斯蒂芬 施瓦兹曼每周几次召集高级执行合伙人开会，他们围坐在位于纽约公园大道上的总部会议室内明亮的会议桌前，通过5路视频电话讨论位于西北地区的一些地产的销售情况，或者是商讨收购论坛公司等事宜。在3个宽大、明亮的高清晰彩色显示屏上映现出了远在伦敦、中国香港、孟买或巴黎等地的高级管理人员的身影。黑石集团在世界各地拥有40个视频会议室。有一个高管对这个系统是如此痴迷，以至于他的办公室从早到晚都保持着会议连线。黑石集团的首席信息官黑利 莫斯利说：“我们大力倡导视频会议，因为它大大提高了会议的质量。” 金融和咨询公司一直是视频会议设备最热切的买家。德勤美国公司（Deloitte & Touche USA）正在安装12套由宝利通公司提供的价值25万美元的视频套装，以方便不同事业部门的相互协作，比如从外部吸纳好点子或者面试印度的求职者。房地产投资商AIC风险投资公司拥有3个视频会议室：一个位于得克萨斯州奥斯汀的公司总部、一个在达拉斯、还有一个在芝加哥，它们可用于评定新的网页、敲响桌子上的锣声来庆祝重大交易的完成（现在可真是清晰可闻）等各种活动。 研究机构Wainhouse公司的安德鲁 戴维斯提供的数据显示，整个视频系统制造行业在2006年共交付完整的会议系统16.4万套，比2005年的13.5万套增长了13%。但这还没有包括新型的远程呈现系统。据IDC统计，虽然产品尚处于初级阶段，但去年已经交付250套。据这家调查公司估计，到2008年这一数字将增长到1660套。 新系统有眼见为实的特性，可以很容易地与老产品区分开来。就像你第一次在当地的消费电子产品商店里的50英寸高清晰电视上看足球比赛一样。NTT通讯公司的一位经理池田秀一在第一次看到思科公司的3屏装置时赞叹道：“这真是令人震撼不已。” 池田和若干同事赶紧冲到了思科在纽约的办公室，想就NTT通讯公司成为其海外电信合作伙伴一事进行接洽。 只有强大的数据处理能力才能使这样的传输质量成为可能，所以你应该感谢电信业的巨头们。多年以来，它们铺设了效率更高的通信线路，提高了视频及音频的传输能力，同时还在不断降低成本。而且高清视频显示技术的发展已将显示解析度提高到了普通彩色电视机的10倍。 许多精力充沛的商业人士都感到繁重的旅行计划已将自己推向了崩溃的边缘，而技术的进步恰巧能够雪中送炭。随着公司全球化程度越来越深，人们之间的关系已变得更加疏远。Nemertes研究公司的调查显示，目前，91%的员工不在总部工作。旅途中的日子亦早已不像去郊游那样轻松自在，况且还有“9 11”事件带来的压力。 正是这样的厌倦感驱使着杰佛里 凯森柏认真考虑视频会议系统。作为梦工厂动画制作公司（DreamWorks Animation SKG）的首席执行官，他曾经常往返于洛杉矶和位于英格兰布里斯托尔的办公室，每3周一次。他一般下午两点离开，第二天早上7：30到达，工作到第二天下午7：30，然后再飞10个小时回家。此外，他几乎每周都要飞往北加州的事业部。凯森柏回忆道：“这对于我和我这几位下属来说，是非常非常难以承受的。” 浑然不觉 2002年的秋天，凯森柏向他的技术团队发出了挑战，要求他们想办法把他的创意人员虚拟地召集在一起。作为毕生都致力于让角色在屏幕上活灵活现的老牌制片人，凯森柏逼着他的团队创造出一个能让人对技术手段的存在浑然不觉、使人的体验近乎于真实的产品。为了寻求帮助，首席信息官爱德利 奥纳德向惠普公司求助，因为惠普一直以来都是梦工厂技术方面的合作伙伴。惠普在2005年末完成了这套系统，并于去年推出了名为Halo的产品。 这套系统被梦工厂称为B2B房间，它模仿了一个典型的会议室，拥有一个长长的会议桌，与会人员坐在桌子的一边，身处异地的同事们就坐在类似的木制会议桌的后面，通过3个大型纯平显示器像镜面一样显示在他们对面。第四个屏幕位于其他显示器的上方，在他们讨论动画片情节时，所有的参会人员都能看清楚同一张画面和情节串联图板。 2月份的一天，公司试用了这套系统的改进版本，凯森柏和他的创意团队与喜剧演员杰瑞 塞恩菲尔德就即将推出的动画片《蜜蜂总动员》（Bee Movie）的一些场景进行推敲。塞恩菲尔德在他位于市中心曼哈顿的办公室里安装了两个大型的黑色纯平显示器，摆放成“V”字型。他坐在一个褐色的大班椅上，身后是一个茶色的沙发。凯森柏坐在位于加州格伦代尔的办公室内的一张长沙发上，面对一个单独的屏幕，很奇怪的是，他感觉塞恩菲尔德好像就和自己同处一室。 在影片中，一只蜜蜂离开蜂箱并惊恐地发现人类一直在偷它的蜂蜜。在这次会议中，为其配音的塞恩菲尔德直率地就对白提出了一些巧妙的修改，看上去他好像是直接把纸推到了凯森柏和其他的人面前。他问：“我们能把那辆卡车处理一下吗？” 接着他说：“回到刚才那一幕，让我看看和那个画面相关的台词。”当有人在洛杉矶键入新的语句时，他右侧的屏幕就会快速变换。几乎是同时，相关情节串联图板就出现在了屏幕上。两边都能毫不费力地前后翻屏而不会引起混乱。后来塞恩菲尔德说：“真的是不同寻常。我没打算去洛杉矶，因此要不是这套系统，凯森柏和我不可能达成共识。” 这种面对面地接触让与会者感到更有意义，而且能加深对一个主意的理解，使一个构思更加清晰，并且是任何其他手段都难以企及的。看看最近在麦肯逊公司（McKesson Corp.）召开的一次会议吧，这是一家大型医疗设备及服务供应商，两位在旧金山总部的技术人员正通过思科公司的装置与3位亚特兰大的同事进行面对面的交流，讨论如何与销售商一起搞一次虚拟的贸易展览会。在会议进行当中，首席信息官兰代尔 斯普拉特走进了位于旧金山的会议室并坐了下来。 如果会议是通过电话进行的，那一边的人将不会知道他们的老板什么时候到的场。但是通过视频，亚特兰大的人一看到斯普拉特就都站起来致意。他向同事伊瑞克 舒格尔提出了一连串的问题，他问道：“难道我们不是一再对经销商说不需要他们的销售人员吗？你和经营商谈过此事吗？” 本来注视着首席信息官的舒格尔转过头去，直接看着屏幕上亚特兰大那端的一个人并向他提了一个问题，根本不用再表明他正在跟谁说话——屋里的人都看得清清楚楚。亚特兰大的同事进行了答复，所有的人都赞许地点点头。舒格尔说：“是个好主意。” 如果视频和音频是断断续续的，那么要有如此流畅的交流是不可想象的。舒格尔说：“有些停顿会扼杀我们的创意。” 麦肯逊公司已对思科的系统进行了数月的测试，计划今年在现有的两个会议室的基础上再增加7到12个。公司测算到，让一个人飞过来大约要花费1100美元，而视频会议室每周的费用仅仅是两个半人的差旅费，斯普拉特说：“说实话，我们宁愿使用这个也不愿意旅行。” 然而，是否有证据表明视频会议——不管它多么逼真——将会给商务旅行带来真正的冲击呢？还没有。以目前的价格，远程呈现系统主要是由一些大型公司和一流管理人员使用，正如IDC负责网络的副总裁李 多伊尔所说，这些人“对搭乘飞机已深恶痛绝”。但是美国运通公司的商业旅行事务部认为，公务旅行的总体需求还是很强劲的。实际上，美国国家商务旅行协会2006年底进行的一次调查显示，68%的旅行管理经理预计公司今年的商务旅行将超过去年。 但情况可能会发生变化。随着燃油和其他费用的上升，商务旅行的平均成本（包括机票、租车费和旅店费用）在2007年有望上涨5%。分析专家说新型视频系统的价格则每年会下降10%到15%。 随着技术成本的下降，各家公司也许能找到适合它们各自独特企业文化的视频装置，并不是每个公司都需要一个装备完善的会议室。以HOUSE制片及选角公司（HOUSE Productions & Casting）为例，这是纽约一家从事影视剧组织工作和为电影、电视节目和电视广告挑选角色的公司。一套会议室全部设置的价格会吓出这些艺术家们一身冷汗。因此他们在位于曼哈顿西区南部的阁楼一样的办公室里安装了一套丽视高清通讯有限公司提供的系统，只有一个50英寸的高清晰屏幕，用来观看申请参演角色人员的表现。HOUSE公司负责创意和角色挑选的经理亚当 约瑟夫说：“我们的视频会议场所是简单又轻松的那种。” 在思科，首席执行官约翰 钱伯斯设想，有一天高清晰视频技术已不再昂贵，普通家庭之间可以通过视频会议系统进行连接，只需要“挂上线”就可以将一个起居室与另外一个连起来。这又回到了1964年的世界博览会，只是多了宽带和高清电视。但是为什么仅止步于此呢？作为响应马歇尔 麦克卢汉的地球村活动的一步，思科公司于1月份宣布将向5个国家的政府捐赠整套系统，这5个国家是埃及、约旦、黎巴嫩、土耳其和阿联酋，其想法是通过对高质量视频能力的驾驭来促进这些国家之间的沟通与协作。 坦普尔大学的隆巴德说，面对政治和文化关系日趋紧张的世界，视频至少为开始对话提供了一个机会。他说：“这为人们在平等的基础上更加经常地聚会提供了一个机会。它未必能让人就此改善关系，但能让人们不再相互孤立。”
