管理者修养12:理想的跨部门协调沟通



笔者按:跨部门之间的协调不力,是很多企业存在的现实问题。很多企业的总裁为之苦恼不已。当然,企业所有的问题总裁都有责任,即使是跨部门协调不力,总裁也有脱不了的干系,而且责任首在总裁。但是,各级管理者对沟通的认识不到位、协调意识不强、协调沟通的水平有等提高,这也是不争的事实。本文即海民从实务中的感悟,愿对来博诸君有所启示。

一、意识层次

海民认为,解决跨部门协调沟通不畅的问题,作为各部门/科室的负责人,务必坚持的原则有以下几点:

1、我是跨部门协调沟通的第一责任人

如果您不是第一责任人,难道是总裁,是董事长?每一位管理者,都有自己的一亩三分地,在这个区域中,发生的一切问题都是您的问题。我们不能苛求于外,而首先应反求诸己。

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协调确实不易,但唯有跨越这种不易,你才会真正的不难!当你感觉到不难的时候,大任也就可以担当得起来了。

2、事前协调的效果最佳,事中次之,事后最次

虽说亡羊补牢,未为晚矣。对于企业组织则则不然!因其成本过高,不经济。但事后的协调还是有必,“总比没有协调要好一些吧”,听听,比较勉强哦。

 管理者修养12:理想的跨部门协调沟通
事中协调成本比事后协调的成本要低,而且也对协调项目的正确有效率地推进起下面的推动作用。这也正是管理者需要不断亲临“现场”的原因。

事前的协调,有时可收事微功倍之效。简言之,经常听到有些“难啃的骨头”在事后协调中说“其实嘛,这也不是什么大事,但是,你们为什么不事先知会一声呢?你们把我们置于何地,哼!”看看,其实就是事先打个招呼嘛。

言虽简,于理,则然也。管理者,宜勤行之。

3、以有利于组织目标实现为第一

  不能否认,有时候局部百分之一百二十正确的事,放诸整体,却大错特错。这在企业跨部门协调方面显得尤为重要,各位管理者不可不深察之。如果管理者能站在高于自己所在区域的角度去看问题,很可能会见到另一番天地。

4、以有利于项目目的达成为第一

跨部门协调的时候,可能会因为各种主观及客观因素,影响到最终的协调效果。一个成功的管理者,不应被一些无关紧要的“枝节”所干挠,而应紧守“协调项目”的项目目的不放。以沟通者的情绪为例,如果我们能够主动利用情绪,则情绪就是动力,如果我们被动发起情绪,则情绪就是阻力,有时这种阻力将是致命的。这种致命的情绪阻力破坏协调效果的例子举不胜举。

5、为达成组织/项目的目的或目标,共同商量更好的办法的心态

道理浅显,但这需要协调的发起者有一定的信用,使得协调诸方可以严守这一规范而不逾越。与此同时,他/她当然需要一定的表达力,从而可以将自己的想法简明地公诸于众。第三,他还需要具备一定的创造力,他知道一定的创新方法,以及如何利用集体的智慧进行创造。这样,即使协调的过程中会有打闹,也不致于频生什么怨气,同时呢也一定会有较好的结果。

6、坚持双赢原则--好办法都是想出来的!

没有谁乐意被“砍”一刀,除非其“所谋者”更大。因此,考虑跨部门协调沟通的时候,务必坚持双赢的思想,不能一方情愿地期望对方能作出什么牺牲,除非你能找到“凭什么”的那个“什么”,并能巧妙地启示他进行自我发现。

二、技能层面

跨部门协调沟通,可以参考以下的流程进行:

一)事前准备

准备包括有“明确沟通的目的与具体目标,对协调项目进行分析,预估对方的反应并设计好适当的应对方法,预先听取相关人员的意见,选定适当的时机及场合“等等。

关于准备,海民认为,再怎么准备也不过分,只是要注意成本。但是不做准备的话,就是准备失败。

二)能让对方产生好感

有很多因素都会影响到人与人之间的感觉,企业组织中跨部门的协调沟通也是如此,比如:考虑环境的创造,如圆周桌让人感觉比较平等,没有棱角嘛;取舒适的姿态,这里主要讲的是要放松心情,让自己放松,也让对方感到轻松,如不要两手叉腰或抱胸;表示诚意和善意,这是协调成功的最重要的秘诀;倾听对方的话,而不是自己滔滔不绝,说得很爽等等。

3)仔细倾听对方的想法及意见(略)

4)争取对方赞同我方的建议方案(略)

5)意见对立或结论方向与我方方案偏离时的应对措施(略)

  

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