怎样当好会议主持人 会议也需要管理——当好主持人



 文8194;/8194;子8194;荷

  多数时候,部门会议的主持人就是部门主管本人。但是,主管们,你是否真正知道,主持人的责任有多重大?

  沟通漏斗可以告诉你:如果一个人心里想的是100%,那嘴上说的就是80%,别人听到的则只有60%,别人听懂的变成40%,而别人行动,最后只有20%。

  沟通的效率是如此之少……而即便这20%是否能保证,还系于主持人。主持人能否引导大家真的说出80%,又能让其他人真的听懂40%?主持人究竟需要怎样的管理会议技巧?

  其实很简单,那就是“听”和“说”。

  你会“听”吗?

  每个人都会听,但对主持人来说,要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛弃,全神贯注地来理解讲话者的内容,和他一起去体验,感受整个过程。这可是一种管理技巧。要知道这看似简单,实际上你未必能做得到。

  倾听本身就是一种互动。来点儿眼神的碰撞,点头,简短的“不错”、“是的”等小反馈,或者把身子稍微前倾,如此可以增强对方的被尊重感,激发他的发言热情。

  最关键的则是重复和总结。重复和总结既是对发言者最有效的反馈,也有助于帮助大家准确理解发言者的意思,提高沟通效果。

 怎样当好会议主持人 会议也需要管理——当好主持人
  倾听还是一个排除“杂质”的过程。比如:有些发言者天生就是个“跑偏的人”。他可能在讲与主题无关的故事,很久才进入主题,或者讲得太模糊。还有些人则喜欢攻击别人,总是给予消极的意见。主持人真正去全神贯注地听,就会迅速发现这些偏离点,马上采取对策,比如:给予一些非语言性的暗示,低头看看手表,或者提议“能给点具体的建议吗”。

  非常常见的情况还有上边开大会,下边开小会。一旦出现这种情况,最有效的办法是主持人“不说”,示意发言者也“不说”,想想看什么效果?会场突然安静下来,开小会的人自然就不开了。

  “说”的技巧

  除了听,当然还要说。

  一个很重要的说话技巧是探询。员工发言常常是不假思索的,或者过于激动或者表达能力欠佳,往往使其他人不知所云。这时候主持人要了解他的真实意见,例如:“那结果怎么样呢?”“你能再给我们讲清楚一点吗?”不过,探询之后并未结束。在发言者回答之后,主持人还需要继续呼应确认,比如:“我明白你的意思了”,“我认为问题是……”如此,一个完整的沟通过程才算完成。

  会议中,总难免有反对意见。对反对意见,主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式,来测试一下大家的理解情况。例如:“刚才某某的发言大家都清楚了吗?”或者说:“你刚才是说的这个意思,对吗?”在测试之后,再把大家的意见集中,例如:“刚才大家讨论得非常好,我来总结一下你们说的是一、二、三……”使与会者一目了然。

  在会议中,把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也是需要很高技巧的。在会议进行到一个小阶段时,主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳,从低到高,并引导大家达成一致;下一个阶段也如此,再引导大家进一步达成一致,如此递进,最终达成整个会议的一致。在这个过程中,也有几句常用的说法可以借鉴,例如:“现在第一个问题讨论完了,接着我们再进一步,第二个问题你怎么看?”“那我们再深一步,你如何看待这个问题的成因呢?”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢?”

  最后需要强调的是,一旦发现会议中有人在打瞌睡,就要考虑会议是不是进行得太长了?这时候可以休息五分钟,或者把会议议程加快。

  还有一个来自西方企业的观点:主管不能主导会议。主管只是会议的参加者之一,但他仍然拥有其他权力和职责,包括做最后的决策。此点也供主管们参考。管理

  责任编辑:晓8194;庄

  

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