爱华网系列专题：《一本永不过时的书：标准商务礼仪课》
第四篇往来篇第九章会议安排技巧三个臭皮匠，顶个诸葛亮 顾客关系如果达到战略合作伙伴或忠诚厂商的地步，白天的会议和晚上的餐饮机会必然多了起来。在国际礼仪上，本来会议礼仪和餐饮礼仪就是最被重视的两种，但在中国社会，却成为最被漠视的两种。我们经常在庆祝餐会上看到有人手握红酒杯（应该握杯脚，威士忌和XO才握杯身）互相干杯的错误示范，你就会知道我所言不假。 中国人本来就很不喜欢开会，所以常说会无好会，然而，我们又避不掉开会的需求，会议于是成了中国人又想要又讨厌的怪物了。当然，有部分原因是受到封建制度的影响，人治强过法治，经常使会议流于形式，这一点，只要翻翻中国的历史，便可以找到一大堆的案例。然而，地球村和区域经济的形成，知识经济和信息社会的来临，都使我们避不开国际化的潮流，国际会议礼仪的讲究也就水涨船高重要起来了。 虽然会议的成本很高，但如果会议能产生一加一大于二的综合效果，这种会议是很有投资效益的。古人说“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”便是这个道理。 我们不妨看看三个臭皮匠的典故吧。 三个臭皮匠 唐末，在长安城里住着兄弟三人，以修鞋做皮匠为生。当时，番邦见大唐气数已尽，摩拳擦掌地要攻长安。皇上的手下无人能领兵御敌，于是贴出招贤榜。这天，兄弟三人正在街上修鞋，其中一人的手被锥子扎破，血流不止，顺手撕下墙上一张纸来擦血，没想到撕的竟是皇榜。差人一拥而上，将其拉走进宫面圣。其他两兄弟一见，上前问明原由，知道这下可闯大祸了，心想与其让一人进宫，不如三人一起去，也好有个商议，于是就一起进宫。 见了皇上，兄弟三人说：“我们三人不需一兵一卒，只要十万马匹，十万山羊，十万皮鼓便可退敌。”皇上将信将疑，事到如今也只有依他们了。兄弟三人带着这些东西来到潼关，命人将马头全部吊起，让它们吃不到草；又将羊的后腿吊起，让后腿蹬在皮鼓上。一切安排就序，只等番兵来战。番兵将帅，领着十万精兵到了潼关，远远听见潼关城里，人喊马嘶，鼓声震天，似有百万雄兵。 番将心想：我军远道而来，人困马乏。大唐百万雄兵，坚守关隘，以逸代劳，怎么敌得过。于是下令收兵。原来，番兵一到，兄弟三人就让人将草放于马前，马儿饿了几天，见到鲜草，苦于头被吊住，吃不着，急得长嘶起来。十万匹马一起长嘶，声音的确吓人。那些蹬在皮鼓上的山羊，听得群马狂叫，吓得后蹄乱蹬，十万面皮鼓在羊蹄下轰然作响，喧啸震天的鼓声和马嘶吓退了十万番兵。皇上一听他们兄弟如此这般就吓退了番兵，龙心大喜，连声夸道：“这三个臭皮匠，真如诸葛亮再世啊。” 三个臭皮匠的故事虽然说明了会议的价值和功能，但也得这三兄弟有同样的共识才可，所谓“只要一条心，泥土变黄金”，这跟小学时代课本上的“一根竹竿容易弯，一把筷子难折断”是同样的道理。 如果三兄弟不和内哄，就可能变成“一个和尚挑水喝，三个和尚没水喝”的窘境。
中国人往往自我意识太强、群体意识薄弱，争相做头头的过程，常常使会议的结果大打折扣。 本书不打算介绍开会技巧，只打算将会议前、会议中和会议后的一些礼仪和应该注意的细节整理出来，并将其作成检查表。安排会议时，你只要依照这些检查表按图准备逐步完成，便可以成为安排会议的专家。 会议目的及种类 开会当然有特殊目的，一般而言，会议目的可以概略分成5种： 1.彻底沟通企业目的或订立目标 公司董事会成立之初最重要的目的，便是彻底沟通企业为何存在（企业目的），并定期于新员工训练或各种员工或厂商集会时传达此一目的。公司的经营层和管理层依据企业目的，于每年年底召开会议，制定明年度的营运目标，作为年度绩效考核的标准，并以这些目标作为员工努力的焦点。 2.使企业活动顺利进行 为了达成企业目的和每个年度的目标，公司各阶层都会召开会议，讨论行动方案和相关活动，并依此作成资源分配和预算。于活动推展期间，相关人员召开会议以分配责任并进行各种沟通协调，以便集思广益和凝聚共识。 3.解决问题及障碍 制定目标之后，为达目标，需要选择策略或途径，而每个策略或途径，均可能存在一个或多个障碍，若不去除这些障碍(路中的大石头)，势必到达不了目标，因此必须召开会议找出各种可以去除障碍的方案。另外，在各种活动执行期间，可能产生种种问题，此时也需召开会议对问题加以评估分析，并商讨解决及防范之道。 4.获得新的启示 对于工作的未来发展、新的产品开发、价格策略的拟定、通路及促销的点子，都需要借重每个人的创意，进而透过会议形式，将各人创意汇集并互相激荡，以达到相乘的效果。 5.提高工作意愿 肯定员工表现、给予建议、奖励或庆祝、分享或说明，都可以采用一对一或一对多或多对多的会议形式而达成。员工透过会议而参与并贡献个人意见、想法及感受，使会议成员彼此有机会可以交流、分享和吸收，换言之，会议是达成组织沟通和组织激励的一个必要手段。 如果会议的目的不清楚或是没有目的，那么，我建议你可以取消这个会议。不必为开会而开会，以免浪费人力、时间和薪水。如果会议的进行是冗长而沉闷的，每个人都提不起劲来，证明这是一个有问题的会议，不见得要立即取消这个会议，不过，我建议你暂停会议进程，先让大家回到会议目的，找出会议的价值了才继续进行。 公司里面经常召开的会议种类，有以下几种： 1.内部的惯例性会议：各部门（各单位）的例行会议。 2.一般的会议：业务会议、产品委员会、公司每季业务报告会议、经销商或顾客定期联谊沟通会议。 3.临时会议：突发性的、临时起议的、紧急重大的会议。 4.机密会议：股东会议、新产品上市计划、高峰会议。 5.与记者媒体相关的会议：新产品发布会、记者招待会。 6.对策会议：研讨会、策略规划、公司年度经营方针计划。 7.研究开发会议：集思广益的、头脑风暴的会议。 8.检讨会议：定期检讨进度的会议。 会议安排要领 〖1〗1.确定主题 2.确定时间 3.确定地点 4.确定参加人选 5.辅助工具的准备 6.费用的运用 8.条列并善用各式检查表图9-1 会议安排有8个要领： 1.确定主题 每一次的会议都要有主题，尤其是例行性的会议常常没有主题，形成与会人员随意发挥，想到哪讲到哪，影响了开会效率，最好还是把握住主题，会议的综合效果才会发挥出来。没有主题的会议，如同没有钢筋水泥的散沙，成不了大事，建不了高楼。 2.确定时间 (1)星期几的选择 ·一般公司惯例性的会议皆安排在一星期的第一天(周一）。
