第50节:第九章会议安排技巧三个臭皮匠,顶个诸葛亮(1)



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第四篇往来篇

第九章会议安排技巧三个臭皮匠,顶个诸葛亮

  顾客关系如果达到战略合作伙伴或忠诚厂商的地步,白天的会议和晚上的餐饮机会必然多了起来。在国际礼仪上,本来会议礼仪和餐饮礼仪就是最被重视的两种,但在中国社会,却成为最被漠视的两种。我们经常在庆祝餐会上看到有人手握红酒杯(应该握杯脚,威士忌和XO才握杯身)互相干杯的错误示范,你就会知道我所言不假。

  中国人本来就很不喜欢开会,所以常说会无好会,然而,我们又避不掉开会的需求,会议于是成了中国人又想要又讨厌的怪物了。当然,有部分原因是受到封建制度的影响,人治强过法治,经常使会议流于形式,这一点,只要翻翻中国的历史,便可以找到一大堆的案例。然而,地球村和区域经济的形成,知识经济和信息社会的来临,都使我们避不开国际化的潮流,国际会议礼仪的讲究也就水涨船高重要起来了。

  虽然会议的成本很高,但如果会议能产生一加一大于二的综合效果,这种会议是很有投资效益的。古人说“三个臭皮匠,顶个诸葛亮”便是这个道理。

  我们不妨看看三个臭皮匠的典故吧。

  三个臭皮匠

  唐末,在长安城里住着兄弟三人,以修鞋做皮匠为生。当时,番邦见大唐气数已尽,摩拳擦掌地要攻长安。皇上的手下无人能领兵御敌,于是贴出招贤榜。这天,兄弟三人正在街上修鞋,其中一人的手被锥子扎破,血流不止,顺手撕下墙上一张纸来擦血,没想到撕的竟是皇榜。差人一拥而上,将其拉走进宫面圣。其他两兄弟一见,上前问明原由,知道这下可闯大祸了,心想与其让一人进宫,不如三人一起去,也好有个商议,于是就一起进宫。

  见了皇上,兄弟三人说:“我们三人不需一兵一卒,只要十万马匹,十万山羊,十万皮鼓便可退敌。”皇上将信将疑,事到如今也只有依他们了。兄弟三人带着这些东西来到潼关,命人将马头全部吊起,让它们吃不到草;又将羊的后腿吊起,让后腿蹬在皮鼓上。一切安排就序,只等番兵来战。番兵将帅,领着十万精兵到了潼关,远远听见潼关城里,人喊马嘶,鼓声震天,似有百万雄兵。

  番将心想:我军远道而来,人困马乏。大唐百万雄兵,坚守关隘,以逸代劳,怎么敌得过。于是下令收兵。原来,番兵一到,兄弟三人就让人将草放于马前,马儿饿了几天,见到鲜草,苦于头被吊住,吃不着,急得长嘶起来。十万匹马一起长嘶,声音的确吓人。那些蹬在皮鼓上的山羊,听得群马狂叫,吓得后蹄乱蹬,十万面皮鼓在羊蹄下轰然作响,喧啸震天的鼓声和马嘶吓退了十万番兵。皇上一听他们兄弟如此这般就吓退了番兵,龙心大喜,连声夸道:“这三个臭皮匠,真如诸葛亮再世啊。”

  三个臭皮匠的故事虽然说明了会议的价值和功能,但也得这三兄弟有同样的共识才可,所谓“只要一条心,泥土变黄金”,这跟小学时代课本上的“一根竹竿容易弯,一把筷子难折断”是同样的道理。

  如果三兄弟不和内哄,就可能变成“一个和尚挑水喝,三个和尚没水喝”的窘境。

 第50节:第九章会议安排技巧三个臭皮匠,顶个诸葛亮(1)
  中国人往往自我意识太强、群体意识薄弱,争相做头头的过程,常常使会议的结果大打折扣。

  本书不打算介绍开会技巧,只打算将会议前、会议中和会议后的一些礼仪和应该注意的细节整理出来,并将其作成检查表。安排会议时,你只要依照这些检查表按图准备逐步完成,便可以成为安排会议的专家。

  会议目的及种类

  开会当然有特殊目的,一般而言,会议目的可以概略分成5种:

  1.彻底沟通企业目的或订立目标

  公司董事会成立之初最重要的目的,便是彻底沟通企业为何存在(企业目的),并定期于新员工训练或各种员工或厂商集会时传达此一目的。公司的经营层和管理层依据企业目的,于每年年底召开会议,制定明年度的营运目标,作为年度绩效考核的标准,并以这些目标作为员工努力的焦点。

  2.使企业活动顺利进行

  为了达成企业目的和每个年度的目标,公司各阶层都会召开会议,讨论行动方案和相关活动,并依此作成资源分配和预算。于活动推展期间,相关人员召开会议以分配责任并进行各种沟通协调,以便集思广益和凝聚共识。

  3.解决问题及障碍

  制定目标之后,为达目标,需要选择策略或途径,而每个策略或途径,均可能存在一个或多个障碍,若不去除这些障碍(路中的大石头),势必到达不了目标,因此必须召开会议找出各种可以去除障碍的方案。另外,在各种活动执行期间,可能产生种种问题,此时也需召开会议对问题加以评估分析,并商讨解决及防范之道。

  4.获得新的启示

  对于工作的未来发展、新的产品开发、价格策略的拟定、通路及促销的点子,都需要借重每个人的创意,进而透过会议形式,将各人创意汇集并互相激荡,以达到相乘的效果。

  5.提高工作意愿

  肯定员工表现、给予建议、奖励或庆祝、分享或说明,都可以采用一对一或一对多或多对多的会议形式而达成。员工透过会议而参与并贡献个人意见、想法及感受,使会议成员彼此有机会可以交流、分享和吸收,换言之,会议是达成组织沟通和组织激励的一个必要手段。

  如果会议的目的不清楚或是没有目的,那么,我建议你可以取消这个会议。不必为开会而开会,以免浪费人力、时间和薪水。如果会议的进行是冗长而沉闷的,每个人都提不起劲来,证明这是一个有问题的会议,不见得要立即取消这个会议,不过,我建议你暂停会议进程,先让大家回到会议目的,找出会议的价值了才继续进行。

  公司里面经常召开的会议种类,有以下几种:

  1.内部的惯例性会议:各部门(各单位)的例行会议。

  2.一般的会议:业务会议、产品委员会、公司每季业务报告会议、经销商或顾客定期联谊沟通会议。

  3.临时会议:突发性的、临时起议的、紧急重大的会议。

  4.机密会议:股东会议、新产品上市计划、高峰会议。

  5.与记者媒体相关的会议:新产品发布会、记者招待会。

  6.对策会议:研讨会、策略规划、公司年度经营方针计划。

  7.研究开发会议:集思广益的、头脑风暴的会议。

  8.检讨会议:定期检讨进度的会议。

  会议安排要领

  〖1〗1.确定主题

  2.确定时间

  3.确定地点

  4.确定参加人选

  5.辅助工具的准备

  6.费用的运用

  8.条列并善用各式检查表图9-1

  会议安排有8个要领:

  1.确定主题

  每一次的会议都要有主题,尤其是例行性的会议常常没有主题,形成与会人员随意发挥,想到哪讲到哪,影响了开会效率,最好还是把握住主题,会议的综合效果才会发挥出来。没有主题的会议,如同没有钢筋水泥的散沙,成不了大事,建不了高楼。

  2.确定时间

  (1)星期几的选择

  ·一般公司惯例性的会议皆安排在一星期的第一天(周一)。  

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