爱华网系列专题：《专家礼仪课堂：佩蓉谈商务礼仪》
6.拒绝信 商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你，而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态，表示我们仍有兴趣与你合作，如果今后有机会，可以继续探讨合作的可能及合作方式。 电子邮件 Email，或称电子邮件，是21世纪最方便的工具，同时也是最容易给对方带来不好印象的工具。前几年，一个有名的跨国公司的总经理用Email写了一封言辞严厉的邮件给秘书，批评秘书周日来公司给自己开门时迟到（总经理周日临时请秘书开门），并且将其解雇。这位秘书也不甘示弱，将这封信转发给全公司的人，还有媒体。事情闹得很大，最后这位总经理被解雇，当然也没有其他的公司敢请这位秘书。从这件事中我们可以看到，虽然电子邮件是两个人之间的沟通，但你在写邮件的时候，也要意识到这封邮件将来是有可能被公开的。 我先生是一家知名跨国公司的主管。他跟我说他每天收到300～500封邮件。如果把每一封邮件都读完，那么他一整天上班的时间可能大部分都要花在处理这些邮件上。这表明现代的商务人士也不太清楚电子邮件的真正用途。首先，电子邮件用来处理简单的工作，比如安排时间、通知、会面后的跟进；绝对不能用来讨论合约、写建议书、与新客户沟通等。大部分重要的事情最好还是面对面谈，这样才能观察到对方的肢体语言、情绪，以及语言背后的一些有效的信息和感受。 接下来，我们来讲写邮件的过程。 第一，发邮件前需要很清楚地确定收件人、抄送人，避免没有价值地群发。如果要群发，我会把自己的邮箱写在收件人一栏，把其他人的邮箱写在密送一栏，避免有人向这些邮件地址发垃圾邮件。 第二，在发邮件前，问自己有没有必要发；内容是否准确；如果附件很大，要先通知对方，寻问是否方便接收附件（因为有人收附件不方便）。 第三，注意自己发邮件的时间，确保发信时间准确。 在内容方面，有一个最大原则——KISS：Keep It Short and Simple。即确保商务往来中的电子邮件内容简短、简单，表达清晰。 在语气方面，基本上商业电子邮件还是一个商业信件，所以语气要尽量保持正式和尊敬。 内容和格式要相符，避免写太多情感的东西。因为电子邮件没有正式信件那么正式，很多人就可以很放松地随便写写，甚至在没有思考周到前就发走，然后又后悔发得太快。 避免： 1．鬼脸：各种表情都让人觉得不够职业和成熟。
2．没有重点的抱怨之词。 3．转发很多笑话，以及大众类、宣传类的信息。 4．用邮件表达你的建议。因为对方看不到你的语气和肢体语言，所以容易产生误会。 5．跑题。宁可寄两三封简短的邮件，也不要来一封长篇大论。 发信后，给对方2~3天回信的机会。这里列出一些回信的原则： 1．要全部读完邮件后再回；避免情绪激动的时候回信。 2．回复群发邮件时，避免发给无关的人。 3．写清楚主题，并标注紧急程度。紧急程度可以有很多种：FYI——不太重要，Urgent——急件。 4．内容方面有时要避免太简单，因为对方读时会容易误解成你有不耐烦的态度。 5．是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应。 6．最好24小时内回应，如果你很忙，最好先跟对方发个简单的邮件表明你已收到了，可是需要多一点时间来准备或处理，并且告诉对方一个时间让他有适当的期待。 7．如果你出去度假，在自动回复中最好列有其他人的联系方式。 8．如果收到群发、需要大家讨论某一问题的邮件，最好读完所有的邮件内容之后再回复，避免重复。 最后在发邮件的时候，注意避免以下问题，以免给对方带来不便： 1．过长的签名档。
