电子邮件礼仪ppt 第23节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(3)



系列专题:《专家礼仪课堂:佩蓉谈商务礼仪》

  6.拒绝信

  商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你,而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态,表示我们仍有兴趣与你合作,如果今后有机会,可以继续探讨合作的可能及合作方式。

  电子邮件

  Email,或称电子邮件,是21世纪最方便的工具,同时也是最容易给对方带来不好印象的工具。前几年,一个有名的跨国公司的总经理用Email写了一封言辞严厉的邮件给秘书,批评秘书周日来公司给自己开门时迟到(总经理周日临时请秘书开门),并且将其解雇。这位秘书也不甘示弱,将这封信转发给全公司的人,还有媒体。事情闹得很大,最后这位总经理被解雇,当然也没有其他的公司敢请这位秘书。从这件事中我们可以看到,虽然电子邮件是两个人之间的沟通,但你在写邮件的时候,也要意识到这封邮件将来是有可能被公开的。

  我先生是一家知名跨国公司的主管。他跟我说他每天收到300~500封邮件。如果把每一封邮件都读完,那么他一整天上班的时间可能大部分都要花在处理这些邮件上。这表明现代的商务人士也不太清楚电子邮件的真正用途。首先,电子邮件用来处理简单的工作,比如安排时间、通知、会面后的跟进;绝对不能用来讨论合约、写建议书、与新客户沟通等。大部分重要的事情最好还是面对面谈,这样才能观察到对方的肢体语言、情绪,以及语言背后的一些有效的信息和感受。

  接下来,我们来讲写邮件的过程。

  第一,发邮件前需要很清楚地确定收件人、抄送人,避免没有价值地群发。如果要群发,我会把自己的邮箱写在收件人一栏,把其他人的邮箱写在密送一栏,避免有人向这些邮件地址发垃圾邮件。

  第二,在发邮件前,问自己有没有必要发;内容是否准确;如果附件很大,要先通知对方,寻问是否方便接收附件(因为有人收附件不方便)。

  第三,注意自己发邮件的时间,确保发信时间准确。

  在内容方面,有一个最大原则——KISS:Keep It Short and Simple。即确保商务往来中的电子邮件内容简短、简单,表达清晰。

  在语气方面,基本上商业电子邮件还是一个商业信件,所以语气要尽量保持正式和尊敬。

  内容和格式要相符,避免写太多情感的东西。因为电子邮件没有正式信件那么正式,很多人就可以很放松地随便写写,甚至在没有思考周到前就发走,然后又后悔发得太快。

  避免:

  1.鬼脸:各种表情都让人觉得不够职业和成熟。

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  2.没有重点的抱怨之词。

  3.转发很多笑话,以及大众类、宣传类的信息。

  4.用邮件表达你的建议。因为对方看不到你的语气和肢体语言,所以容易产生误会。

  5.跑题。宁可寄两三封简短的邮件,也不要来一封长篇大论。

  发信后,给对方2~3天回信的机会。这里列出一些回信的原则:

  1.要全部读完邮件后再回;避免情绪激动的时候回信。

  2.回复群发邮件时,避免发给无关的人。

  3.写清楚主题,并标注紧急程度。紧急程度可以有很多种:FYI——不太重要,Urgent——急件。

  4.内容方面有时要避免太简单,因为对方读时会容易误解成你有不耐烦的态度。

  5.是否必须以邮件回复:如果对方的内容中带有情绪,最好面对面回应。

  6.最好24小时内回应,如果你很忙,最好先跟对方发个简单的邮件表明你已收到了,可是需要多一点时间来准备或处理,并且告诉对方一个时间让他有适当的期待。

  7.如果你出去度假,在自动回复中最好列有其他人的联系方式。

  8.如果收到群发、需要大家讨论某一问题的邮件,最好读完所有的邮件内容之后再回复,避免重复。

  最后在发邮件的时候,注意避免以下问题,以免给对方带来不便:

  1.过长的签名档。  

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