会议接待礼仪 第35节:Chapter 11 会议礼仪(1)



系列专题:《专家礼仪课堂:佩蓉谈商务礼仪》

  Chapter 11

  会议礼仪

  我记得刚开始上班的时候,公司每周一下午都要开例会,这是我最难受的一个时间,因为总在听每个人罗列一些毫无进展的报告,而且这些报告的主要对象是上司,在场的其他人员并不会参与讨论。因此,这些报告原本完全可以通过邮件告知,而没有必要浪费每个人的下午时间。就因为那几年的经验,我很怕开会,因为我很怕浪费我的时间。可是当工作时间久了一点,参加了几次很有效率的会议之后,我开始享受会议,并深深感受到一个开会主持人的角色是多么重要。当我们有一个很明确的讨论目标,每一个人都有宝贵意见并提供新的角度之时,我们讨论出来的结果常常是令人兴奋的。

 会议接待礼仪 第35节:Chapter 11 会议礼仪(1)
  洛杉矶一家中国公司的故事

  在洛杉矶,我亲眼见证了一家中国公司的董事会就建筑新办公楼做决定时,仅在大会上宣告这一决定,却没有在决策前与深受此决定影响的每一个股东事前协商。在中国式文化的主导下,虽然有许多人不满于这个决定,却无人公开在大会对此提出异议。与直接的公开反对相比,人们选择的是间接地在执行决定的过程中设置路障,如故意延迟提供申办所需的签名、文件、资金等其他资源。最终的结果是人力与财力的拖延、浪费,直至组建计划的破产。领导层从中学到了宝贵的一课——没有主要利益相关者(stakeholders)参与的决策,必然失败。于是,他们重新启动了一个“一对一”的私人谈话,了解每一个股东的资金投入、意见趋向以及目标指向。每一个会谈都可能会影响这个建造计划。在上一次会谈结果的基础上再安排与另一个股东的会谈。协商的过程耗时、乏味;初步决定该计划一周就能完成,实际上却花了一年的时间来完成最终决定和详细的计划。然而,一年后,当这个最终决定在公司大会上被宣告时,获得了全体一致的拥护和热情的支持,接下来,建造计划平稳有效地运行了。公司董事会起初忽略了人的因素,而人的想法是最难改变的;需要通过对话、获取基层的支持,才有可能促进改变,否则,人们会因为害怕改变而反对。

  当我先生刚来中国工作的时候,他作为部门负责人第一次主持会议,提出议题供大家讨论。他本打算抛砖引玉,希望每项议题都能引发现场热烈讨论,提取不同意见,后来却惊讶地发现他的每个提议都获得一致通过。这仅仅因为他是老板,没人敢反对他的意见。尽管这使得会议似乎简短而高效,但却让我先生对自己的决策非常不放心,因为他没有得到团队其他成员的真诚的回馈和不同的视点,因而他觉得自己的决策是不完整的。接下来,他用了一段时间训练员工形成批判性的思维方式,以及在老板面前大胆发表自己意见的习惯。后来的事实证明:员工的反馈对于老板很重要。这是一个不同文化背景主导下的开会礼仪导致不同结果的经典案例。

  在召集会议时,一定要了解公司的文化背景,这样才能充分利用会议的功效实现自己的目标。偏西方文化背景下的公司,需要主持人具有非常强的领导才能,按照会议日程安排来主持会议,以免偏离正题,浪费宝贵的时间;而偏中国文化背景下的公司,会前需要做大量的准备工作,了解个人意见,寻求和达成共识,这样才能获得赞同和实际支持。

  什么是良性而高效的会议呢?它要求有很明确的目的和举措。一个低效低能的会议会让大家在会议结束后觉得浪费了一大把时间,而且会议所讨论的内容根本不需要一大堆人聚在一起喋喋不休。

  以下有一些会议礼仪,希望这些提醒可以帮助公司的每一个会议都有最大的效用。

  1.会议时间的安排是一个艺术,最好避免两个时间:周五下午——大家都在计划旅游、休息的时间,周一——大家还在从假期中调整的时间。

  2.提前通知相关人员会议的议事日程。

  3.会议的召集人最先需要考虑的是请谁参加会议,这个人有无出席的必要,他的到场会不会给其他人带来不便?

  4.充分考虑会议期间的休息时间,因为每个人的注意力都很有限。

  5.当你被邀请参加一个会议的时候,不论去还是不去,都应让对方尽早知道。

  6.如果是临时的会议,可以考虑这个会议的重要性,自己出席的必要性,如果是一个很重要的会而你又不能去的话,应该安排其他同事代表你去,并在会后告知你所需要负责跟进的工作,例如写报告等。

  会议开始了,座位如何安排?

  领导坐在椭圆形会议桌的一边,并且是离门最远的地方;客人和贵宾应该坐在领导的对面,即门的旁边。

  一个有效率的会议意味着什么呢?

  需要避免的:

  1.迟到。准时到场,如果有不能避免的迟到,应尽量通知领导。迟到后,用一个最安静的办法进入会场,不要打断会议秩序。  

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