爱华网系列专题：《专家礼仪课堂：佩蓉谈商务礼仪》
Chapter 11 会议礼仪 我记得刚开始上班的时候，公司每周一下午都要开例会，这是我最难受的一个时间，因为总在听每个人罗列一些毫无进展的报告，而且这些报告的主要对象是上司，在场的其他人员并不会参与讨论。因此，这些报告原本完全可以通过邮件告知，而没有必要浪费每个人的下午时间。就因为那几年的经验，我很怕开会，因为我很怕浪费我的时间。可是当工作时间久了一点，参加了几次很有效率的会议之后，我开始享受会议，并深深感受到一个开会主持人的角色是多么重要。当我们有一个很明确的讨论目标，每一个人都有宝贵意见并提供新的角度之时，我们讨论出来的结果常常是令人兴奋的。
洛杉矶一家中国公司的故事 在洛杉矶，我亲眼见证了一家中国公司的董事会就建筑新办公楼做决定时，仅在大会上宣告这一决定，却没有在决策前与深受此决定影响的每一个股东事前协商。在中国式文化的主导下，虽然有许多人不满于这个决定，却无人公开在大会对此提出异议。与直接的公开反对相比，人们选择的是间接地在执行决定的过程中设置路障，如故意延迟提供申办所需的签名、文件、资金等其他资源。最终的结果是人力与财力的拖延、浪费，直至组建计划的破产。领导层从中学到了宝贵的一课——没有主要利益相关者（stakeholders）参与的决策，必然失败。于是，他们重新启动了一个“一对一”的私人谈话，了解每一个股东的资金投入、意见趋向以及目标指向。每一个会谈都可能会影响这个建造计划。在上一次会谈结果的基础上再安排与另一个股东的会谈。协商的过程耗时、乏味；初步决定该计划一周就能完成，实际上却花了一年的时间来完成最终决定和详细的计划。然而，一年后，当这个最终决定在公司大会上被宣告时，获得了全体一致的拥护和热情的支持，接下来，建造计划平稳有效地运行了。公司董事会起初忽略了人的因素，而人的想法是最难改变的；需要通过对话、获取基层的支持，才有可能促进改变，否则，人们会因为害怕改变而反对。 当我先生刚来中国工作的时候，他作为部门负责人第一次主持会议，提出议题供大家讨论。他本打算抛砖引玉，希望每项议题都能引发现场热烈讨论，提取不同意见，后来却惊讶地发现他的每个提议都获得一致通过。这仅仅因为他是老板，没人敢反对他的意见。尽管这使得会议似乎简短而高效，但却让我先生对自己的决策非常不放心，因为他没有得到团队其他成员的真诚的回馈和不同的视点，因而他觉得自己的决策是不完整的。接下来，他用了一段时间训练员工形成批判性的思维方式，以及在老板面前大胆发表自己意见的习惯。后来的事实证明：员工的反馈对于老板很重要。这是一个不同文化背景主导下的开会礼仪导致不同结果的经典案例。 在召集会议时，一定要了解公司的文化背景，这样才能充分利用会议的功效实现自己的目标。偏西方文化背景下的公司，需要主持人具有非常强的领导才能，按照会议日程安排来主持会议，以免偏离正题，浪费宝贵的时间；而偏中国文化背景下的公司，会前需要做大量的准备工作，了解个人意见，寻求和达成共识，这样才能获得赞同和实际支持。 什么是良性而高效的会议呢？它要求有很明确的目的和举措。一个低效低能的会议会让大家在会议结束后觉得浪费了一大把时间，而且会议所讨论的内容根本不需要一大堆人聚在一起喋喋不休。 以下有一些会议礼仪，希望这些提醒可以帮助公司的每一个会议都有最大的效用。 1.会议时间的安排是一个艺术，最好避免两个时间：周五下午——大家都在计划旅游、休息的时间，周一——大家还在从假期中调整的时间。 2.提前通知相关人员会议的议事日程。 3.会议的召集人最先需要考虑的是请谁参加会议，这个人有无出席的必要，他的到场会不会给其他人带来不便？ 4.充分考虑会议期间的休息时间，因为每个人的注意力都很有限。 5.当你被邀请参加一个会议的时候，不论去还是不去，都应让对方尽早知道。 6.如果是临时的会议，可以考虑这个会议的重要性，自己出席的必要性，如果是一个很重要的会而你又不能去的话，应该安排其他同事代表你去，并在会后告知你所需要负责跟进的工作，例如写报告等。 会议开始了，座位如何安排？ 领导坐在椭圆形会议桌的一边，并且是离门最远的地方；客人和贵宾应该坐在领导的对面，即门的旁边。 一个有效率的会议意味着什么呢？ 需要避免的： 1.迟到。准时到场，如果有不能避免的迟到，应尽量通知领导。迟到后，用一个最安静的办法进入会场，不要打断会议秩序。
