规范(specification)是利益相关者(Stakeholders)对事物获得一致意见后产生的口头或书面的协议,之后利益相关者会按照这个协议进行相关活动;如果利益相关者没有按照这个协议进行相关活动,可以认为是以下三种原因之一造成的:一、组织没有做好培训,二、存在改进的机会,三、缺乏推广实施规范的基础。
关键词:
规范:specification,是指群体所确立的行为标准。
利益相关者:Stakeholders,包含组织内部和外部利益相关人。
ISO9001:评估产品在生产过程中的品质控制,是一个组织管理的标准。
PMBOK:项目管理知识体系(PMBOK, Project Management Body of Knowledge) 是美国项目管理学会(PMI, Project Management Institute)开发的一个关于项目管理的标准。
CMMI:能力成熟度模型集成(CMMI, Capability Maturity Model® Integration),是一种过程改进的方法,为组织机构提供了有效过程的基本元素。
一个组织的存在和运作,需要规则或制度、技术或知识以及资源的保障。这里谈谈规范,一个组织或多或少有管理规范、技术服务规范,或者还有质量标准和参考模型,相信大多数组织通过了ISO9001质量管理体系认证,很多组织也会按照PMBOK制定符合组织实际的项目管理规范,现在随着政府的支持,越来越多组织在进行CMMI认证评估,从而进行过程改进。
笔者对规范的个人理解:规范(specification)是利益相关者(Stakeholders)对事物获得一致意见后产生的口头或书面的协议,之后利益相关者会按照这个协议进行相关活动;如果利益相关者没有按照这个协议进行相关活动,可以认为是以下三种原因造成的:一、组织没有做好培训,二、存在改进的机会,三、缺乏推广实施规范的基础。
笔者正好都经历过上述三项规范认证或实践,结合实际,谈谈对组织规范的浅见。这三个规范,可以从发展顺序排列,从ISO9001质量管理到项目管理再到过程改进,由于行业的关系,不是每个组织都会这样做,但笔者认为涵盖了当前业内对资质认证、标准规范的心态,强制的,自愿的,政府支持的。
ISO9001认证在某些行业中显然违背了ISO的初衷,ISO并不强制组织进行认证,一个组织无须一定要获得其他机构的认证,也可达至ISO 9000的标准。在国内却成了强制行为,组织自己宣布的无效,一定要通过第三方的认证。一方面有政府文件明文规定,申报某种资质或项目,必须通过ISO9001认证;另一方面,企业宣传的需要,大家一哄而上,唯恐自己落后。有几个组织说自己是出于自愿的?或许在刚开始的时候,管理层是雄心勃勃,投资人也乐意,但随着推广和实施的难度超乎想象,部门不配合,甚至刁难,员工不习惯,培训之后仍按原有习惯操作,投入和产出严重不成比例的时候,还有多少组织能按体系文件里规定的实施和验证?奇怪的是,在制定体系文件的时候,利益相关人都一致通过,想来也不奇怪,我们的组织不够民主,不够open,谁会冒天下之大不韪提出发对意见,更何况,提出反对意见后,也说不出解决方案和改进机会,原因就在于组织缺乏推广和实施的基础,这样的规范一出生就扼死在摇篮里,规范也就只是一纸空文。
项目管理规范的制定,笔者想众多组织都是处于自愿的,在看到了项目管理能带来成本降低、质量保证、工期缩短、需求稳定等诸多好处后,项目管理部门如获至宝。这里不涉及到外部认证或是政府支持,涉及的部门和人员相应较少,推广和实施的难度压力大为下降,最关键的是做好培训,并且能够让项目组成员有充分的话语权,关起门来好说话。这样一个open的环境,从一开始就建立起来,对PMBOK的裁剪必须由所有项目组成员共同参与,对不同意见充分讨论,是知识局限造成的,还是的确存在改进机会,要慎重对待。这是一个管理部门和项目组成员共同的学习过程,通过交流沟通,增进彼此之间的信aihuau.com任和了解,增强团队凝聚力。管理者得到了威望,体现了领导魅力;项目成员获得了培训,增长了经验,如能提供改进机会,还可以获得提拔,笔者认为这个过程妙不可言,是一个多赢的结果。这样的规范,有旺盛的生命力,且能得到持续改进。
CMMI评估认证,又回到了资质认证,但这里不是强制,却是政府支持,没有政府支持,鲜有组织会掏腰包进行巨大的投资来进行CMMI评估和认证。过程改进直接的成本是支付咨询费和评估费,间接的成本是需要增加资源,营造氛围,改善环境,这些投资无疑是巨大的,回报有多少是存在疑问的,而且过程改进的难度远在ISO9001和项目管理之上,所有过程改进不是一个轻松的话题。按一般算法,一个50人左右的小型组织,需要投资50-100万资金,花费1-2年时间才能完成CMMI3级的评估准备工作,有趣的是,政府支持的金额是30-40万之间,仍有大批组织趋之若鹜,这就很说明问题。即使评估通过之后的规范,能否推广和实施,也存在很大的问题。
组织宣传自己的资质有多齐全,管理规范多么完备,把资质和规范混为一谈,以资质认证来带动管理进步原也无可厚非,但很容易成了形式主义。真正可行的规范,出于自发的愿望,客观的评估,民主的讨论,必要的培训,持续的改进,缺乏生存土壤的规范,也终是“外面的架子虽未甚倒,内囊却也尽上来了”。