李鬼银行吸储4亿 第9节:用‘一张A4纸‘充实你的职业生涯(4)



系列专题:《超高工作效率手册:“A4纸”工作法》

  "今天上午,学生时代的朋友突然来访,所以我去跟他一起吃午饭,他跟我聊到了再就业的事情。因此,我浪费了将近两个小时的时间。"

  "我花了很多时间在修改新产品的说明上,今天又要加班了。对了对了,我还得查看一下邮件……"

  但是,在我看来,这是他自作自受,自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。

  这到底是怎么回事呢,其实我们只要将这些事情归纳成一个"时间损耗划分表单",就立刻能看到问题所在了。首先,我们要回忆一下自己最近一周的日程安排,我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排,所以如果您使用Outlook等工具,可以在当初制定的计划的基础上,打上改期之后的日程安排,并将其打印出来。

  接着,我们便可以在此基础上,看看它属于以下4种情况的哪一种。

  ① 本不应该插进来的事情

  ② 本可以汇总的事情

  ③ 本可以委托他人做的事情

 李鬼银行吸储4亿 第9节:用‘一张A4纸‘充实你的职业生涯(4)
  ④ 本可以通过与人商量简化的事情

  我按顺序来说明一下吧。

  ①中的"本不应该插进来的事情",指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话,学生时代的友人来与之商量再就业的事情,结果浪费了将近两小时的时间一事,便属于这种情况。但是,我认为,如果事先确认一下有何事,说一句"能不能日后再详谈",这两个小时的时间就可以大幅缩短,甚至是变成零。

  ②中的"本可以汇总的事情",是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子,利用被打乱了的时间去做这种事情,就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件,便可以节约百分之二十到三十的时间。

  ③中的"本可以委托他人做的事情",是指本可以拜托他人帮忙做的事情,以K科长为例来说的话,修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事,便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做,花费的时间就会大幅缩短,或是变成零。  

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