爱华网笔者在与企业家沟通的过程中，主要的话题总是集中在战略，能力，管理，onmouseover=displayAd(3);onmouseout=hideAd(); style="BORDER-BOTTOM-WIDTH: 1px" onclick=linkClick(3);>企业文化和企业愿景（见《什么是全景式管理》）等相对大的方面。但是偶然的，总有些朋友们向我提起企业内部文件传递这样的具体问题。鉴于笔者自身在初入职场的时候也曾涉及到类似的问题，今天就简单谈一谈我的看法。
最简单的文件审批方式是人工的文件传递，由文件发起人承担文件的追踪职责。简单的举例一个“采购合同评审流程”，采购员在发起流程，提出申请以后，首先到了部门经理审核，之后是采购相关的技术部门提供意见，财务部门提供把关意见，最后是公司负责人签署。在这个流程中流转的是《采购合同评审表》。那么在整个过程中，流程的发起者采购员承担了全程跟踪的职责。甚至很多时候，采购员会自己拿着待签的《采购合同评审表》到各个部门签署之后，再赶往下一个部门。这种最简单的文件审批方式无疑是管理成本最低的。不过从效果上看，容易造成企业的业务部门的抱怨，例如我们常常可以听到的关于职能部门低效的申诉，因为不是你拿着文件过去，各部门正好就等着给你签的。同时，这样的方式也使得流程的发起者疲于奔命，降低其真正的业务效能。因此有些公司喜欢设立秘书一职，专门负责本部门文件的跟踪。第二种方式相对而言，比较多出现在外企。文件审批通过电子邮件，替代很大一部分的流程流转的职能。同样是刚才提到的“采购合同评审流程”，采购员发出一封电子邮件到技术部门，技术部门的确认回信转发到财务部门，之后连同技术部门和财务部门的确认邮件发送给公司负责人。这种方式不是所有的文件审批流程都合适，不过的确可以取代很多时候的审批文件的人工跑动工作。缺点也有，首先很多企业并不具备随时查看电子邮件的习惯，甚至很多企业负责人都不熟悉电子邮件的操作方式。此外，电子邮件过于简单和随意，很多时候也需要所有人认可电子文件的严肃性。当然，还需要考虑现在的垃圾邮件的影响。在很多外资企业，关于电子邮件实际带来的生产效能，已经有很大的争议。因为，每天上班需要处理的电子邮件太多，往往简单的沟通就可以解决的事，也需要电子邮件来来往往无数趟。第三种方式是设立总办，这是国内很多大型的企业喜欢采取的方式。通过设立一个专门的部门针对文件流转，负责文件的登记、审核、经办、催办、落实和存档。具体来讲就是，各部门把需要流转的文件给总办一递，就等着总办的回复了。总办会依据每个文件的类型，安排各部门的流转，而每个部门签署之后也会等待总办的人来传递到下一个环节。这种方式被很多企业运用，是因为很好的秉承了专业化的概念。让专业的人做专业的事，节省了很多职能部门的时间。但是，这里边也有一些问题。比如说信息保密的问题，人员激励的问题等。同时，专业化的倾向往往容易形成企业的官僚体制，造成部门的人员臃肿。第四种方式是企业OA系统。在很多电子化充分的企业，会上一些管理系统，包括像ERP，财务管理系统，CRM，HRO以及OA系统。在OA系统里，集成了很多企业文件流转的流程。每个流程的发起者只需要在系统内提出申请，系统可以自动把每个签署好的文件传递到下一个环节，并提醒相关部门的同事及时处理。应该说，OA系统是企业在处理文件审批流转方面比较好的选择。但是不足之处也很显见，OA系统的初始需要很复杂的固化过程，往往需要专业的人士来处理。而OA固化后，内部的流程不容易调整，无法及时应对企业需求的改变。除此之外，OA系统本身的价格以及配套的软硬件也是不小的投入。综合而言，不存在完美的方式。企业的不同业态和onmouseover=displayAd(4);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(4);>人力资源基础决定企业在文件审批方式上的选择
