如果将全面预算分成项目预算和日常运营预算,那么项目预算就是预算中最重要的部分,也是弹性最大的部分。其原因在于,各个部门呼啦一下子上报了很多项目,大大超过了公司的财务资源承载力。因此,项目通过了,该项目预算也就确定了;如果项目决定取消了,随着项目的所有预算也就砍掉了。因此,在项目预算模式中,如何决定项目的命运成为问题的关键。
项目计划的来源最佳方式可以从战略目标、绩效指标和目标值之后,确立实施的项目计划。但是,如果你的企业像大多数的企业一样,现在进行着各种经营活动:设备维修、人员培训、流程再造、人力招聘、客户调查、售后服务等等,需要评估这些活动与战略、与平衡计分卡有什么样的关系?将企业的各种项目计划与平衡计分卡的指标相连接,大致遵循下列步骤:
(1)汇总现有的各项项目计划
首先你要做的就是去你公司的计划部门和财务部门收集相关的经营计划方面的信息资料。如果你公司没有经营计划管理体系,或者比较薄弱,还没有现行的计划文件,那么你可以让你公司分管的领导,详细地罗列他们的计划清单,然后去指定的部门收集。
表1 项目计划列表
(2)分析描述各项项目与战略目标的关联关系
可以参照表2,对现有项目计划,进行战略关联评估。
表2 项目计划与战略目标关联表
通过《项目计划与战略目标关系表》你可以把与公司的战略目标相关系的项目计划挑选出来,放入公司层面的平衡计分卡中去。
(3)消除各种非战略性行动并补充遗漏的项目计划
在仔细判断每一个项目计划的战略价值之后,你必须严肃地考虑消除那些不能为战略的实现作出贡献的行动,或者缩小其范围。如果你需要新的行动以填补新的战略目标而产生的空白,你必须确定新的项目计划、项目范围、合理的预算、以及必要的资源支持,以便成功地完成这个行动。
(4)按照一定的原则,安排项目计划的优先次序
在你挑选完的项目计划之后,按照表3对项目计划进行评价,当出现资源不足时,或者其他的原因需要对项目计划进行消减时,按照此顺序表得到的排名,排在最后的理应首先消除掉。
利用高度集权的评估小组和标准化的排序方法,极大地强化了在战略项目计划编制中组织内部的相互沟通。这一方法通过全方位地评估各种战略行动,也最大化提升了组织总体战略项目计划的价值。通过标准化的商业运作方案和排序,企业组织内部的沟通同样有助于经营单元认清行动主流,并为其资源可用性提供预期。
战略行动已经终审,和责任单元就应当连同经营预算中的商业运作方案以及它们自身最初审定的行动方案等,全部通过预算方式编入责任单元的经营计划书之中。
表3 项目计划优先排序表