内部授权审批控制制度 要授权 也要监督控制

 内部授权审批控制制度 要授权 也要监督控制


一、企业授权存在的风险

    授权的原始含义是将本该由自己完成的工作,连同完成工作所需的权威授予他人去履行,自己则退居其后,在宏观上加以控制。显而易见,授权在“解放”自己、锻炼人才的同时,实际上也潜藏着一定的风险。授权意味着不能亲自在“前台”进行直接操控,意味着信息量的减少和来源渠道的非直接,因而在相当的意义上意味着放弃对局面的控制。这就是授权的风险之源。

授权的风险主要表现在:

1、由于以下原因,导致对授权事项的真实进展情况不完全掌握:1)远离工作现场;2)授权对象认知偏差,对情况的判断有失偏颇;3)授权对象的工作风格及道德因素,不情愿提供更多的信息。

2、由于以下原因,导致授权主体的意图不能贯彻到位:1)信息不充分,授权主体自身判断有误;2)授权对象对授权主体真实意图的理解偏差;3)授权对象能力和态度方面的原因,对授权主体的意图贯彻不力。

3、授权对象能力、态度方面的原因,导致:1)授权事项不能按计划的进度和质量完成;2)授权事项成本费用超支,或者效益情况不理想;3)授权事项无法进展下去,需要其他人补台、扫尾;3)授权事项完成后存在较多的后遗症。

4、授权对象用权不当或滥用权力,导致:1)授权事项成本费用增加;2)内部管理松懈,风气不正,人才流失。

二、授权监督控制的主要内容

    授权本质上是通过别人完成工作的一种方法,对授权对象应该秉持的原则,一是放手和信任,即给予授权对象充分的自主空间,避免干预授权内的具体事务或者越俎代庖;二是监督和控制,确保授权事项按照正确的方向进展,并确保进度和最终结果。实际中这两个方面的关系比较微妙,需要很好地加以平衡。一般来说,对授权的监督和控制应当超脱具体工作之外,在关键控制点上做文章。

授权监督控制的主要内容包括:

1、总体及阶段性目标:对授权的项目或工作确定总体及阶段性目标,并按此目标要求和督促授权对象,并且将此目标作为衡量授权对象工作绩效的依据。

2、工作进度和质量:即了解和督促工作进展、工作质量,确保进度及进度外其他目标的实现。

3、重要环节和因素:对影响进度及最终结果的环节和因素给予高度关注,参与把关控制或给以专业指导,如设计、合约、质量、营销、资金财务、人力资源等方面的管理。

4、用权情况:对授权对象在业务、人事及财务权方面的用权情况进行监督,避免授权范围内决策失误、行为失范。

三、授权监督控制的主要手段及要点

1、事前控制。1)目标管理。就授权的项目或工作制定总体控制目标和阶段性目标,以目标责任书的形式下达给授权对象,并将目标责任书作为绩效考核的依据;在制定目标的同时为授权对象配备必要的资源,提供必要的工作条件;制定绩效考核和业绩兑现的办法和标准。2)计划管理。针对总体目标及阶段性目标,研究制定达成目标的工作计划,包括总体性计划及各年/季/月的分解计划;计划通常由授权对象组织拟订,由权责部门审议通过后付诸实施;一经生效的计划无论对授权对象还是配合部门都有效力,计划的实施、配合情况应当作为过程性考评的参考依据。3)制度和规范建设。指约束和规范授权对象行为的管理制度、业务规范等的建设,旨在为授权监督和控制提供基础环境。这是一个长期的任务,需要不断总结提炼、不断积累。

2、事中控制。1)审批/审核/备案。对授权范围内处置的事项,依照审批核决程序,对其进行审批/审核/备案处理,从而在大的环节上将授权事项置于有效掌控之下;为尽量减少审批/审核对授权对象工作安排的影响,各相关部门应当在完成程序的时间方面作出承诺;对授权对象上报备案的事项,权责部门有权否决或中止执行,但对该否决权应当慎用,以免对授权管理制度的推行造成伤害。2)报告/汇报。授权对象应当定期/不定期报告授权事项的进展情况,包括例行报告、重大情况报告、异常情况报告;季度及年末要求书面例行报告,总结回顾上季度/年工作进展情况,分析差距、寻找原因,并对下季度/年的工作进行展望和部署;平时对授权范围内的重大情况、异常情况进行不定期报告或汇报。3)检查/整改。为深入掌握情况,公司领导或管理部门可以定期/不定期对授权项目进行巡查或检查,以便及时发现工作中的问题,要求进行整改;检查或巡查必须是针对容易发生问题的关键环节,不宜过于频繁,涉及到不同部门时应当尽可能集中安排;检查和整改情况作为过程性考核和奖惩的依据。4)日常指导/支持。包括对授权对象的日常征询建议或请求支持的相应,以及结合自身的经验主动予授权对象必要的提醒和帮扶等情况。日常指导/支持实际上也体现了对授权事项的影响,因而也是监督控制手段之一。对响应式的工作指导/支持,应当在响应时间上进行承诺。

3、事后控制。1)内部审计。借助审计的监督和预防作用,规范授权对象的行为。包括常规定期的常规审计、年度目标责任审计及离任审计等。对重大事项的审计可借助外部审计机构的力量来进行。审计结果与考核结果挂钩。2)考核/评估。对授权对象进行年度/季度/阅读考核、评估。考核结果与薪资挂钩,年度末按目标责任书进行业绩兑现。考核/评估结果与调薪调职等奖惩措施挂钩。

  

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