岗位说明书编写培训 岗位管理体系探索(2)――岗位说明书的编写



    工作分析是岗位说明书编写前企业员工对自身岗位的自我描述。咨询方应对工作分析的提交时间做出严格的要求,这样才可更好的确保项目的如期进行。

1、工作分析事前准备

岗位说明书在编写之前首先应确定需包含的因素,进而再根据设定的因素编写工作分析培训教程。

在进行培训之前,首先需让受训人思考如下问题:

    您管理哪些人?

 岗位说明书编写培训 岗位管理体系探索(2)――岗位说明书的编写

    您向谁直接汇报工作?

    您的主要责任是什么?

    试着描述您的一个典型的工作日。

    您在每周中都有哪些活动?

    您在每项活动中都投入多少时间?

    您的工作对脑力和体力都有哪些要求?

    胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历?

    您的工作的主要成果(产出、产品)是什么?

    您的工作做到怎样就可以说做得不错了?

2、工作分析填写说明

直接下级:应填写为该岗位所直接指挥领导的下级岗位名称

    职责表述:应填写为工作职责,一般以主要工作的横向展开方式进行填写,部门长工作职责的填写顺序一般从计划、组织、领导、控制四个层面进行展开。职责责任按负责、协助、参与等归纳,职责表述则按工作内容、作业过程、工作对象进行归纳。

    工作内容:在此处填写职责中每一步骤的任务。一般是对本项工作职责的纵向展开(即,完成本工作职责的主要工作流程),在填写时应提示填写人员,注意职责及任务中的漏项及丢项。

    工作频率:应根据工作的开展情况进行填写。如:日常、每周、月度、季度、年度及不定期。

    工作权限:应填写为该岗位工作公司给予的权力,是控制别人行动、调动资源及进行决策的权力,而非权利。如:对......工作的监督权、对......的检查权、对......的建议执行权、对......的领导权、对......报表审查权等。

    工作协调关系:内部协调关系主要指该岗位与公司内部其他部门的协调关系,一般不用精确到哪个部门的哪个岗位;外部协调关系主要指该岗位与公司以外的相关单位或相关部门的协调关系。

    任职资格:主要填写基本胜任本岗位所需的最低任职资格。

    专业能力:开展本职工作所需的专业知识和技能。

    工作环境:应填写目前展开工作的环境,如独立办公室、一般工作环境、现场工作环境。

    工作时间特征:填写时应注意公司安排的值班,不作为加班考虑。

表一:工作时间判断标准表

3、工作分析在填写时的原则及易出现的问题

    客观性为主:岗位调查,不是个人情况调查;需要把个人情况和岗位本身的要求区分开;尤其在描述岗位任职资格要求时,避免出现填写个人工作经历的情况。

    重要性优先:工作任务描述时,尽量把占用工作时间百分比高和频度高的放在前面。

    有针对性:工作权限描述时,尽量把所需要的工作权限和该岗位实际完成的工作任务联系在一起考虑。

    尽量全面:工作分析在填写时,一般只能概括80%以上的工作内容,因为工作中存在一定的不确定性。  

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