爱华网——项目过程中的数据管理
项目进展过程中，尤其是做战略规划类的咨询项目时，数据信息的收集、整理、分析是一项艰
巨的工作，因为项目过程中的数据信息往往是以Ｇ为单位的，如果个人没有能形成好的条理性
和工作技巧，个人甚至整个项目组的工作效率都会极大降低。在以前在项目中，我曾经遇到过
多次类似的情况，由于咨询工作非常辛苦，大家也经常工作到很晚甚至深夜，人的精神往往长
期处于高度紧张和亢备中，发生工作疏忽，尤其是多人之间合作时发生工作疏忽是难以完全避
免的，其中非常容易发生的是文档版本错误，结果往往会导致多人返工，造成大量重复性工作
。
这样，工作的条理性以及工作技巧就变得非常重要。具体地讲，就是对战略项目所收集的数据应当进行符合个人习惯的“规范化”分类（这要求坚持对每个新搜集到的文件都进行规范化操
作，包括文件名称的规范、重要等级的分类、内容关键信息的提示），不断地如会计明细科目
般的进行分层管理，然后组织自己的资料查询目录，以便对自己的资料进行快速检索。
例如，我的工作习惯是：（1）文件名规范：
信息来源公司/机构－发表时间－原有题目－内容主要关键点；（2）层级目录规范：
企业内部（外部）信息－部门信息－个人来源信息…………；（3）重要性分级：
ＯＫ－一般性可用信息； ＧＤ－有价值信息； ＶＧ－重要信息； ＶＶＧ－极重要信息；ＶＶＶＧ－报告中关键引用信息。
只有从项目一开始就以行业信息搜集的条理化和系统化为目标，清晰地进行内容分类和归集，
到了项目后期才不会令项目顾问陷入信息的“海洋“中去难以自拔，这都是“血泪”换来的经
验之谈啊。
当然，这项工作还可以更好地利用办公软件的功能来高效完成，即把生成的目录树做为自己的
检索工具，实现信息的快速定位。
总之，在数据管理的过程中，应当坚持以下的原则:
1) 不要轻易删除项目中的过程文件，至少在项目结束前不要轻易删除；2）坚持每天的数据备份工作（所有的office文件也要设置自动保存功能）；3）对office文件，要充分利用好备注功能，尤其是不同版本的文档，要明确版本之间最显著的差别，以便区别。
