电子文件归档范围 电子文件归档工作



     一、电子文件归档方式和途径的选择:纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。若遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多备份,需制作多份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径主要有两条:

  (一)、借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过业务管理部门挑选,反映了智能活动的概貌,又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点,对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF,.DOC,,TXT,,EXE等文件。

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越重视信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位的界限,更趋向基于某一方面或几个方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文件信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享,随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。

  二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理部门为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使之变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,进行必要的检查、总结和考核。

  与纸质文件相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。

  三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性。由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸质与磁光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间。但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要审慎考虑,在万无一失的情况下实行。

  纸质档案与相应的电子文件并存情况下,一般查阅可利用电子档案快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的索引查阅纸版;万一电子档案被损坏,相应的纸质档案还保存完好。这样两种介质的档案在保存和利用中可以互相补充。

 电子文件归档范围 电子文件归档工作
  总之,由于电子文件的特殊性,给归档工作带来新的挑战,选择合适的归档方式,制定行之有效的归档制度才能促进电子文件的归档工作。

  

爱华网本文地址 » http://www.413yy.cn/a/9101032201/26578.html

更多阅读

怎样合并或分割PDF文件 精 pdf在线分割合并工具

PDF格式的文件在我们平时工作中运用地越来越多了。不可避免的我们要遇到将多个PDF文件合并成为一个文件,或者将一个PDF文件分割成为若干个文件的工作。对于一些电脑老鸟来说,这样的合并和分割工作还是比较轻松搞定的,但是对于一些新手

维平网心得 学习党章心得体会2016

辛苦的感悟天将降大任于斯人也,必先苦其心智劳其筋骨,饿其体肤,空乏其身,行弗乱其所为。----没想到古诗文中对伟大人物的描写我也会有所体会。我第一次对工作对电子商务公司的认知都是有这两天的辛苦所得。知道要到维平网--长沙最大最早

最好的免费MP3软件下载 mp3排序软件免费下载

11节目的播放和管理您的音乐将超越Windows媒体播放器与这些顶级的免费节目  MP3tag使标记所有音乐文件的工作灯如果你只是想打几个MP3文件,创建一个或两个播放列表,那么Windows Media Player将帮助您开始。否则,虽然,该程序可能是最糟

RoboForm使用手册2010.8- 云端软件平台 云端游戏平台

RoboForm 6.X使用手册2010-08-12分享:缘分2712125  来源:http://www.roboform.com/cn/manual.html  快来分享你的教程和攻略,还有Q币拿!RoboForm文件RoboForm与这些文件协同工作:密码卡片. RoboForm把在线密码保存到所谓的密码卡片中

sqoop1.99.3安装 sqoop1.99.6使用

1.安装准备工作:已经装好的hadoop环境是hadoop 2.2.0下载的sqoop安装包(注意是hadoop200)http://www.us.apache.org/dist/sqoop/1.99.3/sqoop-1.99.3-bin-hadoop200.tar.gz2.解压文件到工作目录:hadoop@hadoopMaster:$ sudo tar -xvf /

声明:《电子文件归档范围 电子文件归档工作》为网友歲尐哖輕分享!如侵犯到您的合法权益请联系我们删除