爱华网一．树立档案信息观是创新的前提 信息时代的到来,知识和信息越来越成为比资产更重要的资源,档案部门作为社会信息业的组成部分,正面临着机遇和挑战,树立“档案是信息资源的观念”非常重要。现代档案工作人员如何看待信息技术,如何认识信息网络的功能,这是衡量信息观念与否的一个具体标准,同时要求我们要牢固地树立“信息就是财富”的观念,积极主动地去挖掘、搜集、利用有利于档案工作开展的各种信息,敏锐地感受社会信息的变化,从而更好地开展档案工作。随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源,早在1984年,邓小平同志就提出“开发信息资源,服务四化建设”。档案信息化建设可以将档案信息资源合理配置、科学管理,使其实现数字化、标准化、系统化、网络化,以满足社会各方面对档案信息的需要。档案作为一种信息资源,可以为科学研究、文化建设、加强管理服务,也可以为宣传报道、业务咨询提供信息保障,树立“档案是信息资源的观念”,认识档案是信息资源的重要性,为开创档案工作的新局面创造良好的条件。 二．加强档案信息专门人才的培养是创新的关键 档案信息化,必然使档案工作者改变传统的思想观念,按照档案工作现代化的要求,自觉学习和更新知识,运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践,不断创新档案管理工作。因此,要有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术,又热爱档案事业的专门人才,以满足档案信息化建设的需要。要努力学习信息知识,提高信息能力;掌握各种档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识;培养信息获取和开发利用的能力、信息选择能力、信息预测能力、信息加工、开发、传输、存储、调阅和吸收等能力;能对信息进行综合分析,整理排序,归类处理,充实档案数据库。随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展,作为现代档案信息服务主角的档案工作者,不再是以往的档案管理员,必须具有创新意识和科研能力,创造新知识信息,努力培养自身具有更深层次、更高的综合素质。因此,现代档案人员应由一般的管理者变为档案信息专家,由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”,成为档案信息建设的行家里手。尽快建立以管理型人才为基础,复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系,满足档案信息化建设的需要。 三．不断丰富档案信息资源是创新的基础 档案信息化建设是国家信息化工作的一部分,而档案信息数字化又是档案信息化建设的核心内容,档案信息数字化对加快信息化建设具有重要意义。档案信息资源数字化是数字档案馆建设的基本条件和前提,无数字化档案资源库,数字档案馆就没有发挥其职能的物质基础；没有档案资源数字化, 档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起,档案对外开放与国际接轨进行信息交流,实现信息资源共享也很难达到预期的效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”,它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础,那就要求我们积极主动地去挖掘、搜集各种有价值的信息,敏锐地感受社会信息的变化;运用一定的技术手段创造适宜的社会条件,将其视为一种社会资源加以开发和利用。那么,档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源,在量的积累上要达到一定高度,经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域,不断丰富和完善档案资源建设,使档案信息不断“数字化”,是档案工作追求的价值目标,也是创新的基础。 四．更新管理手段改善服务方式是创新的目的 由于计算机技术和网络技术的普遍运用,出现了大量的电子文件与数字档案,这些新型档案管理无法运用传统的模式和管理手段来实施。因此,必须创新管理手段,建设现代化的档案管理与服务系统。
通过档案信息化,档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成,通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录,真正实现档案资料方便快速检索,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索的效率;全面启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设;建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统,实现档案信息资源社会共享,最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。 五．加快档案信息化建设是创新的重要内容 加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,就要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。加强档案管理现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设。尤其是推进计算机管理档案,提高计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。 加强档案资源的数字化建设。档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面,也是档案信息化建设迫切性所在。目前,大量电子文件的产生推动了档案信息化建设,档案现代化管理,其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上,既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件,又要切实实现与办公自动化的有效接轨,及时接收各归档单位新产生的电子文件,为归档单位和利用者提供服务;档案馆要根据档案管理的要求,加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化。 加强档案信息网络建设。通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制,实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心,覆盖归档单位的应用系统。 扎实推进档案数据库建设。数据库是网络的信息资源,数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设,然后开展对重要档案的数字化建设,建设高质量、高水平的全文信息数据库,最后将所有馆藏档案全部数字化。总之,档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇,与时俱进,全面开发档案信息资源,积极探索信息时代档案工作的新思路,以开创新时期档案工作新局面。
