你是不是总感到时间不够用?下面给出一些简单的管理时间的技巧,它们能帮助你控制时间。
Karen Behnke is 是位于加利福尼亚的 San Rafael 的Juice Beauty的CEO ,这是一家生产有机产品的公司,今年的销售量超过1000万美元。49岁的Behnke说:“我们的上限是翻倍,我们做的很好。”但是和我们一样,Behnke也会遭到生活的打击。她回忆起之前的困难,那时她的丈夫去世了,而她还要开很长时间的汽车去Napa 照顾得了脑瘤的父亲。
Behnke没有雇用保姆,但她没有能力让其他人照顾自己9岁的儿子和7岁的女儿。她急急忙忙和另一位母亲安排照顾孩子的计划,然后就去Napa,而她的手机一直响个不停。一会是83岁的母亲打电话,一会是主顾打电话,或者是和她的30个员工说话。其中还要夹杂着要送父亲去医院的事情。
早上9点的时候,Behnke终于到家,将孩子哄上床,而等着她的还有120封邮件。她说:“天哪,你可以想象,我是如何渡过那段日子的。如果一些事情出现在工作进程表的最上面,就是必须要做的时间了。”
做为一个企业家,你常常会感觉自己快分裂了,有那么多事情要做:从看孩子的成绩到对付顾客和供应商,再到回复邮件,这样的事情会对企业家造成负面作用。Peter Turla是位于达拉斯的为管理者提供时间管理帮助的顾问公司,并且是业内受欢迎的前三甲。他说,如果工作速度加快,而我们不愿意等待,事情会变得更糟。他还说了一个人们总提到的问题:“如果所有的事情都需要马上完成,那怎么办?”
改变时间
邮件是商业人士的一个缺陷:Turla估计65%参加他时间管理班的学员都是被迫查看邮件。他说:“从心理学角度说,我觉得这是像打开一个奇怪的包裹。”
Jacob Guedalia 是 iSkoot的合伙创始人兼CEO,这是一家位于波士顿的有39个员工的移动VoIP公司,为手机生产"buddy lists" ,他是真的喜欢BlackBerry,他说:“我总是早上第一个说你好,晚上最后一个说晚安。”他每天要发超过60个的邮件给BlackBerry ,要给其中的3/4回复,40岁的Guedalia甚至还在电脑前使用了BlackBerry。一个狂热的BlackBerry使用者会有一些劣势,Guedalia说:“你永远都不能建立联系”。但觉得邮件帮助他在短时间内建立了很多关系。他可以立刻联系到iSkoot's R&D的合伙人West Coast,他喜欢邮件带来的自由,这样我就有机会和我的孩子和妻子在一起了,我认为使用BlackBerry并不是一种疾病,相反是一种非常好的习惯,它是工作的维生素。
但是如果维生素过量也会有危险,圣路易斯大学的交流专家Paaige Turner认为,一般花2-4小时回答邮件,而这些中的大多数还能至少等6-8小时回复的话,那就太浪费时间了。
邮件带来的问题是我们无法确定如何对待这封邮件,是当做可以拖延的事件,还是需要立刻进行面对面的回复。BlackBerrys将邮件等同于交流的一种形式“对大多数人而言,这个让人费解,他们总认为要立刻回复。”下面介绍一些处理邮件的更好的方式。
将一些不太重要的邮件给员工处理。
建立不同的邮件账户,一个是供应商的,一个是顾客的,一个是员工的,这样你就能自主的确定优先性。
如果可以,设制一个自动回复系统,说你已经在早上10点或下午4点看邮件,这样就会让那些有急事的人采取打电话的方式。
按照紧急程度对邮件进行排列,并不是每一个邮件都要立刻回复。
每天晚上留下15-30分钟回复详细邮件。这样你就能给出详细的回复。