第22节:第四章怎样开会(3)



系列专题:《优秀员工必备的18种工作方法》

  确定会议参加者。虽然与会人多,讨论的时候可以多一些意见,但如果会议中无关主题的人太多,只能让会议效率低下。对于那些不相干的人,无需浪费时间。

  控制会议进程。按照设定好的进程进行,拒绝“跑题”。“跑题”是会议时间无法控制,不断延长的一个极为重要的原因。只有明确会议中心,沿着预定轨道“行驶”,会议才能在合理的时间内取得良好的效果。

  明确会议的讨论方向。讨论层面不清晰是会议中经常出现的状况,或许有的人在讨论战略层面,有的人却已经在讨论战术层次,导致彼此都无法理解对方所云为何物。甚至是看似热热闹闹的会议开完,总结一下,连最基础的战略问题都没确定。因此,会议主管一定要清楚讨论的方向。

  抓住会议核心人物。在任何团体和活动中,都会有核心人物,他并不一定是位高权重者,但一定是最具有影响力和说服力的人。因此,盯紧他们的表现和言论,随时引导和纠正他们的讨论方向,就能使会议效果事半功倍。

 第22节:第四章怎样开会(3)
  会议主持人要把自己融入会议,切不可把自己当成局外人,认为自己仅仅是个组织者。当然,主持人也要明确自己的职责,不能把会议变成主管个人的演讲会,要让更多人的智慧和意见得到发挥,不要限制和误导大家的思维。

  不要让气氛淹没实质。有时,主管为了营造一种沟通的气氛,偶尔会抛砖引玉,但是有时砖难免会抛得“远”了一点儿。或者是有人在发言中,说了句笑话,接下来的发言者,可能一不自觉就引申到了其他内容上。其实,“跑题”很多时候都是不由自主发生的,如果一个话题被四个人说跑了题,那么离题就已经十万八千里了,这完全是一个级数效应。 因此,主管要学会及时“喊停”。

  做好会后的跟随工作。拒绝“虎头蛇尾”,一个妥善的收尾,可以让会议效率大幅提高。

  做好会议总结。在会议中,通常会对几个议题进行讨论。为了节省时间,很多会议都是将所有议题统统讨论一遍便结束了,实际上并没取得多少效果。主管在会议结束前,一定要适当地总结要点,再次明确每项任务的责任人、工作要点、完成时间等,要将会议上达成的一致成果加以总结。这不仅能让员工再次明确自己的责任,还具有很强的提醒功能。  

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