第23节:第四章怎样开会(4)



系列专题:《优秀员工必备的18种工作方法》

  做好会议纪要。可能每个与会者都做了记录,但会议纪要仍然要做,这是一个重要的资料。会议纪要,尤其对于达成了明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果,都是对项目、个人、成果进行考核的依据。

  会议要取得明确的结果。很多会议都是以“大致通过”等结果收尾,实际上这种朦胧的话并没有什么意义,要尽量避免出现这种结果。会议一定要有明确结果,哪怕没有明确结果,也要确定得出结论的时间。

  做好会议记录

  会议记录是开会时当场把会议的基本情况和会议上的报告,讨论的问题,发言、决议等内容记录下来的书面材料。会议记录是对会议整个情况所做的真实记载,其作用在于正确反映会议情况,作为整理会议文件、汇报会议精神,研究工作等存查备考的一种历史资料。

 第23节:第四章怎样开会(4)
  在会议记录中,常常会出现一些问题,如会议记录本内没有目录。这样在利用的时候就要逐页查阅,不但效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。有时候也会出现记录不完整的状况,使得查阅者无法通过会议记录了解会议的全貌。

  有些单位会议记录本不固定,甚至是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了。更有甚者,每次开会时临时找几张纸记录一下。记录员的字迹也会对会议记录造成影响,有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝色墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。

  为了做好会议记录,避免以上情况的发生,在做会议记录的过程中我们应该注意以下几点:

  第一,记录会议的组织情况。要写清楚会议的名称,开会的时间、地点、缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名。如果有其他需要记录的情况,也需要作为备注记录在案。

  第二,记录会议的内容。要写明发言人的姓名,发言的内容,包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等,必要时还要记下表决情况。要记录关于会议的相关动态,如发言中的笑声、掌声、临时中断以及会场等重要情况。会议记录完了要另起一行写“会议结束”。重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文右下方签字。这是会议记录的重要组成部分。  

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