第26节:第五章怎样撰写(2)



系列专题:《优秀员工必备的18种工作方法》

  备忘录和信函的撰写

  当上级把撰写备忘录或信函的任务交给你的时候,体现了他对你的信任。这是一个展示你良好的文字驾驭能力的机会,还可以赢得别人的欣赏和赞誉,给他人留下良好的印象。注意以下的几个事项可以让你的工作变得更加出色:

  知己知彼。首先清楚你的目标对象是谁,只有深入了解你的读者,你的文字才能更深地影响他们。可以在动笔之前问自己几个问题:读者会怎么想?他们会有什么感觉?什么想法会影响他们?他们有什么偏见?如果你仅仅知道阅读者的名字,而且无法得到任何资讯的话,不妨换个位置,站在对方的角度想一下,你收到了这封备忘录时会有什么反应。

  言之有物。有话要说和有话得说是非常不同的。作家通常是有话要说,所以才写作。而当你对主题掌握充分到可以用简单明了的文字说明给外人了解时,就可以将它写出来了。切忌空洞地泛泛而谈,那样会让别人产生厌烦的情绪,甚至产生阅读上的困难,无法理解你想表达的意思。可以运用“FIRE”原则来引导读者的想象力:

  F(Facts),即事实;

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  I (Instances),即即时;

  R(Reasons),即理由;

  E(Examples),即例子;

  抓住对特定事件的详细描述,这样能够长久地占据读者的想象空间。比如,当我们看到报纸的头条新闻,报道某地大地震的消息时,我们会想“真是不幸啊!”可是一旦隔天的焦点新闻,报道一个小女孩被困在塌落的房子下面,而她的妈妈无法救出她时,全世界的注意力马上就会集中在这个小孩的命运上。

  备忘录和信函的格式虽然不同,但两者都简单、直截了当,而且容易阅读。要建立个人有效率的备忘录和信函的风格,可以按照下面三个步骤来编排自己的想法:

  1.目的。一开始就要说明写这份备忘录或信函的目的。如果开篇是一些常用的场合性的话语,对目的没有进行交代,那么在引起读者注意后要马上将目的交代清楚。  

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