爱华网系列专题：《优秀员工必备的18种工作方法》
备忘录和信函的撰写 当上级把撰写备忘录或信函的任务交给你的时候，体现了他对你的信任。这是一个展示你良好的文字驾驭能力的机会，还可以赢得别人的欣赏和赞誉，给他人留下良好的印象。注意以下的几个事项可以让你的工作变得更加出色： 知己知彼。首先清楚你的目标对象是谁，只有深入了解你的读者，你的文字才能更深地影响他们。可以在动笔之前问自己几个问题：读者会怎么想？他们会有什么感觉？什么想法会影响他们？他们有什么偏见？如果你仅仅知道阅读者的名字，而且无法得到任何资讯的话，不妨换个位置，站在对方的角度想一下，你收到了这封备忘录时会有什么反应。 言之有物。有话要说和有话得说是非常不同的。作家通常是有话要说，所以才写作。而当你对主题掌握充分到可以用简单明了的文字说明给外人了解时，就可以将它写出来了。切忌空洞地泛泛而谈，那样会让别人产生厌烦的情绪，甚至产生阅读上的困难，无法理解你想表达的意思。可以运用“FIRE”原则来引导读者的想象力： F（Facts)，即事实；
I (Instances)，即即时； R（Reasons），即理由； E（Examples），即例子； 抓住对特定事件的详细描述，这样能够长久地占据读者的想象空间。比如，当我们看到报纸的头条新闻，报道某地大地震的消息时，我们会想“真是不幸啊！”可是一旦隔天的焦点新闻，报道一个小女孩被困在塌落的房子下面，而她的妈妈无法救出她时，全世界的注意力马上就会集中在这个小孩的命运上。 备忘录和信函的格式虽然不同，但两者都简单、直截了当，而且容易阅读。要建立个人有效率的备忘录和信函的风格，可以按照下面三个步骤来编排自己的想法： 1.目的。一开始就要说明写这份备忘录或信函的目的。如果开篇是一些常用的场合性的话语，对目的没有进行交代，那么在引起读者注意后要马上将目的交代清楚。
