爱华网系列专题：《优秀员工必备的18种工作方法》
2.主题。迅速切入主题，让读者读到他们想要知道的内容。在写的时候可以问一下自己：读者对这个主题有多少了解？他们想进一步了解的是什么？对于自已所说的，读者会有什么问题？把自己当成读者，将有助于你决定撰写的方向以及最有效地组织行文。
3.告知。发文者往往在告知收文者某个特定讯息后，却没有告诉对方应采取的行动。你应清楚地告诉对方，要使用明确的字眼，避免“尽快”和“依您最方便的时间”等词语的出现，要准确地告知对方你想要完成事项的时间或做法，比如：“小王，请在明天中午之前将客户的全部资料整理好送到我的办公室来，我要在明天下午对客户进行分析。” 备忘录往往是写给公司里的同事看的，在形式上比信函更为宽松，格式安排的不同是它与信函的最大不同。 备忘录不论采用哪种形式，格式大多如下例： 收文者：所有员工 发文者：李成海 主 题：打印机损坏 日 期：2009年5月21日 每段开始通常靠左书写，不必空格；不过，由于备忘录不太正式，因此每一段开始也可空二格。重要的是格式要一致，不要第一段空二格，接下来那一段又全部靠左。 最有效的备忘录会先说明最重要的要点，清楚告知读者希望他们完成的事。句子简明易懂，不必一再重读，要直截了当、切入重点，而且没有任何错别字。 另外，备忘录很少超过一页，以精简为要。 写一封感谢信 秘书小张从老总的办公室里走了出来，表情苦涩。原来，厂里的李师傅在生产线上工作了十年，为了表彰李师傅长久以来出色的工作，并在全厂推广这种爱岗敬业的精神，老总让小张代为起草一封表扬信。这可让初出茅庐的小张犯难了。小张心想，上学开始我就是优秀学生，助人为乐的标兵，从来都是我受表扬，什么时候给别人写过表扬信啊？突然他脑中灵光一闪，对呀，他拍拍脑袋，我可以借鉴一下我收到的表扬信嘛。想到这里，他连忙回到自己的座位上工作起来。那么表扬信具体该怎么写呢？
