爱华网系列专题：《如何获取生存与发展的原动力：再启动》
精简工作日程的三大方法
一桥大学研究生院国际企业战略研究科的研究小组，曾对43家日本经营管理者协会的会员企业进行过“CEO们的时间管理”为课题的问卷调查（2004年已发表）。 调查结果显示，一个月当中，他们花费在处理公司内部事务中“非定期会议和洽谈”上的时间为31?9小时，排在第一位。其次是“独自思考的时间”25?3小时，第三位是“董事会以外的定期会议”20?6小时。 用于实际工作的时间是平均229小时，其中用于处理公司内部事务为117?6小时。换句话说，规定劳动时间的一半以上用以处理公司内部事务，而且其中45％的时间和精力花在开会和洽谈等方面。在这里，我们需要好好反思一下真的有必要花这么多时间和精力吗？ 上一节我建议过上班族们如何进行时间调整，即把日程安排按其重要程度用颜色加以区分，如“非常重要——绿色、一般重要——黄色、不太重要——红色”，并要求砍掉所有的红色部分和一半的黄色部分。 这个方法对企业降低成本同样有效。如果目标只定在不痛不痒的10％，那么通过节约各项经费或少招聘几名员工等表面工作就能实现。若不把目标提高到40%～50%的水平，通过业务外包或彻底改变原有工作方式等大刀阔斧地进行改革的话，企业的管理体制是不会得到任何改善的。 同样，精简时间方面，若以削减10%为目标的话，往往以“会议上晚到十分钟，早退十分钟”的方式就能完成任务。但这不仅没有任何好处，反而会使人更加疲惫。 那么，具体应该怎么精简不必要的工作日程呢？其思路和顺序可归纳为以下三点： 第一点，降低工作质量和精确度； 第二点，委托给其他人； 第三点，业务外包。 比如第一点，不一定非要亲自出席和发言的会议或洽谈等，干脆一开始就拒绝，但可以通过事先阅读相关会议资料并表明自己的建议或意见的方法予以弥补。第二点就是让自己的同事或下属替你出席会议，事后听取会议内容简要。至于第三点，干脆把所有工作交给其他人，空出自己的时间。当然，其前提是身边有值得你委托工作的能干的合伙人或同事。相比以往只能以书面形式进行交流的旧大陆，可利用电子邮件或手机短信等先进手段的新大陆时代肯定更加简便和高效。
