爱华网系列专题：《68岁欧巴桑秘书的成功史：沈夫人致后辈书》
每当他要出差时，总是把自己的办公室搞得"家徒四壁"一般。桌子上干干净净，一页文件、一张便条都找不到。 有一次，我看着空空如也，只有一台电话机的桌子，忍不住对会长说道："您这也收拾得太彻底了吧！"，他答："事儿都处理完了，桌子不清干净干嘛？"的确，不管是从前还是现在，每次要出远门时，他总是要把所有的事情都处理完，这才安安心心地走，免得心里老惦记着什么事，出差也不踏实。 速度乃是审批的生命线 还有一点，会长在审批文件时，从不拖拖拉拉。审批最重要的原则，就是要"速决"。凡是已经审批好的文件，决不会在秘书室有丝毫的停留，而是会立刻交到相关负责人的手中，或是立刻电话通知对方审批的结果。否则，后果将不堪设想。 如果遇到报告内容不够翔实，或是层次不明、内容混乱，无法做出决策的情况，会长就会批示"重新整理""点明重点""加以补充"，然后把报告交回给负责人。而我，则会将会长的这些批示一一记录下来，然后随时与相关负责人确认进展情况。 如果因为某些特殊原因，导致会长对某件事悬而未决，那我便会记录下未决的原因和会长的进一步指示。如果遇到负责人没有按照会长的指示把事情按时办好的情况，我也会毫不留情地将负责人叫过来加以督促。 刚开始做秘书时，当我干了一两回这样的事之后，便觉得有必要把会长的各种指示专门整理成一个清单，这样便于随时确认每件事的完成情况。这样做还有一个好处，那就是每次会长想要确认什么事的时候，不用非要打电话叫负责人过来，有时候看一看我的清单就一目了然了。 因为我的上司就是个善于整理的人，所以我在这方面更是不敢怠慢。每次开会之后或是出门之前，我要做的第一件事便是整理会长的桌子。从桌子左端开始，把各种文件按照待审批的材料、电子邮件、传真、书信的顺序分门别类，一一整理好。紧急的文件则会做上特别的标记单放出来。
对于那些需要回信的内容，如果是我力所能及的，我都会帮会长打好回信的草稿。这也是为了尽可能地减少会长处理文件的时间。如果不分类整理，而是不管三七二十一将文件一股脑儿堆到上司面前，那么面对杂七杂八堆积如山的文件，上司甚至都不知道该从何看起。 每天早上，放在领导桌上的，都应该是新的需要审批的资料、报告书、便条等等。任由昨天的文件原封不动地摆在那里是不可取的，因为对于企业来说，现在和未来比过去更为重要。昨天的东西留到今天再来处理，那无异于在浪费时间，是毫无意义的。
