爱华网随着现代技术的快速发展，计算机和互联网被广泛地应用到各个行业和领域，并在社会活动和机构运转中产生了大量的电子档案。目前，电子档案也成为了高校档案必不可少的重要组成部分，很多高校都建立起了自己的局域网和自动化办公系统，这对文件的流转和工作效率的提高起到了很大的推动作用，但它的形成、存储和管理与传统的纸质档案不同，也给档案管理工作带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的重要性和特点，加强对新时期档案管理方法的研究，熟悉其特性和优缺点，才能扬长避短，从而进一步推进档案管理的信息化建设。基于此，笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨： 所谓电子档案，是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，是信息社会发展的产物。 一、电子档案有传统档案所不具备的多项优点 1、便于使用和保存。相较于传统档案，电子档案具有能够便捷的提供拷贝、通信传输和直接利用等功能，也可以通过分层分类存储和搜索引擎的使用实现高效、便利的搜索，在很大程度上提高了工作效率，减轻了档案管理人员的工作强度，免除了立卷归档、检索查找的困难，也有利于节约人力物力并提高部门服务质量。在保存方面，电子档案不仅节约空间，且不像传统纸质档案对温度、湿度等环境因素有较高的要求，具有较好的稳定性。 2、便于文件的保密。电子档案具有非直读性，其信息内容可以通过压缩编码和加密等技术性处理，使其具备相当的保密等级，没有密码和权限无法直接查看，因此更加便于加密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时，通常可以看到整个卷宗，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容。电子档案即克服了这一缺点，可以根据查阅的范围提供单份文件或片段，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了其他文件的保密性。 3、便于增补修改。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到补漏增缺时，需要拆卷重做，而电子档案在此方面就显示出了极大的优势，管理修改省时省力。 4、提高了档案管理效率。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是人工完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但档案电子化就较好地提高了档案的管理工作的质量和便利程度，从而保证了更好的时效价值。 5、符合当今社会的环保理念。电子档案的普及使用能够将工作人员从堆积成山的档案堆中解放出来，更是大量的减少了纸品的使用和浪费，其销毁程序也更加便捷和环保，顺应了当今社会建立生态文明的理念。 二、提高电子档案管理水平的具体措施 1、制定科学的的电子文件归档管理标准。档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定，并有合理、统一的存档程序。 2、严格控制电子档案的可转换性以保证安全性。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。因此，要利用计算机的更高功能对电子文件和资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。 3、做好电子档案使用过程中的控制与管理。首先，进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并尽量避免其他资料的泄露。再次，加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。必要时，对资料的借阅要有详细的记录，以作为日后查证的依据。
4、建立高水平的档案管理队伍。应对新形势下的档案管理工作，建立一批专业结构优化、高质量的顺应时代要求的档案管理队伍是非常必要的。档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。 随着计算机应用技术的广泛普及和网络技术的高速发展，电子档案在办公和管理中的比重越来越大，不但非常有效的实现了档案的动态管理，提高了档案的管理质量和使用效率，也节省了大量的人力物力，于是档案的信息化建设应运而生。传统的档案管理已经无法满足信息管理的需求，只有把工作重点放在加快档案的信息化管理上，充分利用其的优越性，并培养出一支高水平的档案管理队伍，才能使档案管理水平实现更好的的提高。
