爱华网大部分单位在进行工资管理时都用Excel电子表格，它的数据处理功能十分强大，但在应用中发现需要打印工资条之类，具有一定格式且需要重复应用表头的操作，并不容易实现。虽然应用Excel宏可以实现相应操作，但对普通应用者来说难度太大。本人在教学过程中发现利用Word邮件合并功能很容易实现，且相对简单，主要通过以下几个步骤来实现。 一、整理工资条数据
为防止数据丢失造成不必要的麻烦，先复制某月份工资数据表，产生新的Excel文档“工资条数据.xls”。 此文件作为产生工资条所使用的数据，只能是二维表格式。需要删除原表格中的标题，修改表格中的复杂表头，使表格的每一列即为一个唯一的表项，每一行成为一个唯一记录，删除在工资条中不使用的多余行列。 二、建立工资条格式文档 新建一个Word文档，将“工资条数据.xls”表格中的表头复制到Word文档中，生成工资条的表项，在其下方产生一个空的表行。 调整文档页面使用合适的纸张大小和方向，设置表格的文字大小，调整表格的行高列宽，单元格的对齐方式，表格的边框线等。 在表格的上方加虚线，将在产生的新文档中作为裁剪线使用，在表格和虚线中间加上工资条的标题，如“XXXX公司工资条（XXXX年XX月）”。 将表格属性的“环绕方式”设置为“无环绕”，否则可能在生成工资条时会重叠在一起。 将此文件保存为“工资条模板.doc”，如图１所示。 三、邮件合并 打开Word文档“工资条模板.doc”，单击“工具”菜单，选择“信函与邮件”→“邮件合并”命令，将在Word窗口右侧的任务窗格中打开“邮件合并”向导。 在“邮件合并”向导中，首先选择文档类型为“目录”，单击“下一步：正在启动文档”链接。 选择开始文档为“当前使用文档”，单击“下一步：选择收件人”链接。 选择收件人为“使用现有列表”，单击“浏览”链接，在“打开”对话框中找到并打开“工资条数据.xls”的Excel文档，选择存放工资条数据的电子表，如“sheet1”，单击“下一步：选取目录”链接。 在“撰写信函”步骤中选择“其他项目”，打开“插入合并域”对话框，选择“数据库域”，可以一次将所需要的项目全部插入文档中，关闭对话框后在文档中将插入的域移动到各项目对应的单元格内，每个域都以“《》”定界，单击“下一步：预览目录”链接。 可以在文档中看到第一个员工的工资条已经显示出来，单击和 按钮可预览其他员工的数据，单击“下一步：完成合并”链接。 在“完成合并”步骤中，可以选择“创建新文档”，打开“合并到新文档”对话框，选择合并记录的范围，可生成新的Word文档，默认文档名称为“目录1”。 在新文档中可发现原来的小数变得位数很长，不符合我们的习惯。要保留小数点后两位有效数字，需要对相应的域进行修改。在“工资条模板”文档中，在需要修改的单元域中单击右键（如，“代扣税”项目），在快捷菜单中选择“编辑域”，在打开的“域”对话框中单击“域代码”按钮，在代码编辑栏原来的代码后面输入格式开关[#"0.00"]（中括号不输入），单击“确定”按钮，即可看到正确的数字格式。以上格式开关中，"0.00"表示保留两位小数，以此类推。?带小数点的数字（除了.5外），在邮件合并的时候都会出现这个问题，但以文本格式保存的数字不需要修改。修改完“域代码”后，在“邮件合并”中重新选择“创建新文档”，即可生成符合格式要求的工资条文档，如图2所示。 在每个月需要生成新工资条时，只需将新的数据复制到“工资条数据.xls”的Excel文档中，打开“工资条模板.doc”文档，进行邮件合并生成新的文档即可。 Word的邮件合并功能，可以将Word表格、Excel表格、Access表格等多种形式的数据，甚至图片等生成固定格式文档，在日常办公事务中，经常批量打印各类证件或者把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人。这时我们就可以利用Word邮件合并功能，方便地解决这些问题。在邮件合并中，关键的步骤是域的正确运用，它控制着数据的合并及显示。 Word的邮件合并功能，实质上是Word域的一种特殊应用，Word域的功能更强大。如：自动页码、插入日期和时间、自动创建目录、执行数学运算、创建数学公式等。大部分简单的域应用均可通过Word菜单来实现，一些特殊的域应用可通过修改域代码完成，当然要求我们掌握更多域代码的功能应用，如果能熟练运用Word域，可实现更多特殊效果，进而大大提高工作效率。
