《探源“管理学”》之:管理艺术——提高会议效率的艺术(一)



要进行有效管理活动,会议是不可缺少的,如交流思想、研讨问题、下达指示和计划、宣布政策和法令、汇报情况、解决矛盾、协调关系、进行决策,等等都需要召开各种不同的会议。如何开好会议,提高会议效果,可以说既是一门科学,也是一门艺术。

(一)做好会议准备各种。开会前要明确会议目的,确定议题、程序和有关方式方法;确定出席人员;确定会议时间、地点等。主持者和与会者都做好充分的准备,会议就开得顺利、紧凑,效果就会好。

(二)计算会议成本。明确了会议成本,大家就会注意尽量节约时间。会议成本不但表现在直接的费用中,还表现在间接的费用里,如果一个会议不但没有解决问题,而且引发了新的矛盾,那么,这样的会议成本就是一个“亏本”的会议、失败的会议。

(三)严肃会风。会议纪律、会场氛围、会议程序安排等都属于“会风”的问题。“会风”正邪直接关系到会议效果和效率,而且直接影响整个组织集体的议事氛围和协调关系,最终决定组织集体力的形成。

(四)主持者要因势利导。遇到冷场要善于启发,或选择思想活跃的外向型的同志发发言。有时可以巧妙地借助题外话,活跃下气氛,从而把大家的注意力合兴趣点集中到会议的中心议题上来。

(五)提高会议效率的“十戒”、“五提倡”。“十戒”:1、不开无准备的会议;2、不开可开可不开的会议;3、不开无目标、议题不明确的会议;4、不开有许多议题的会议;5、不要无关的人员参加;6、不要作离题发言;7、不作重复性发言;8、不开“马拉松”会议;9、不把会议开成“吵架会”、“出气会”、“整人会”;10、不要议而不决。“五提倡”:1、提倡争论;2、提倡各抒己见;3、提倡全体发言;4、提倡时间规定;5、提倡工作时间以外开。(待续)

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