爱华网时间过得真快，一转眼，王莽担任集团公司行政办公室主任已有一年多。办公室的工作已走上正轨，员工们也逐渐认可了这位年轻的新上司。经过一年多的管理实践，王莽觉得自己在管理上找到了一些感觉。可是，他发现自己越来越忙，几乎没有业余时间，每天晚上下班，总是最后一个人离开办公室。集团公司行政事务多，比如各种会议、公文、资料、宣传、后勤等等。他每天好像救火队长一样，忙得团团转。
话说一天下班后，员工们陆陆续续回家了。天色已很晚，办公室里静悄悄的，只有王莽一人在埋头工作。这时孔光刚从外地出差回来，路过办公室门口，见王莽一人还在灯下奋笔疾书。他便敲了敲窗户玻璃，朝王莽咧嘴笑笑，算是打一个招呼。
王莽抬头看见窗外的孔光，便向他招了招手，示意他进来。
孔光推门进来，说：“还在工作啊？我好像经常看到你一个人在办公室里加班。”
王莽放下手中的笔，叫苦不迭地说：“是啊，每天都有做不完的事情，忙得我气都透不过来，恨不得一天有48小时才好哩。我过去哪里想到做管理工作有这么辛苦啊！”
孔光笑着说：“你现在只是负责一个三十多人的部门，就觉得忙不过来了？如果让你管理一个上万人的企业，岂不要把你掰成几百个王莽才行啊？”
王莽苦笑了一下：“那能有什么办法啊！咦，对了，我经常看到你拿着茶杯去各个办公室串门，可人事部门的工作看起来依然井井有条。你莫非有什么葵花宝典不成？”
孔光仰天哈哈大笑说道：“还辟邪剑法呢？我哪里有什么宝典不宝典的啊！不过，我刚才在飞机上倒是想到一些事。当我透过飞机的舷窗往下看时，整个城市的全景尽收眼底，一目了然。我当时就想，我们对待管理工作，也应该像从飞机上往下看一样，首先得把握工作的全景，只有这样，我们才能清楚地发现，重要的事情是什么？紧急的事情是什么？时间怎么安排怎么分配？”说着，他随手拉过一张凳子，坐下来直抱怨，出差真是累死人了。
王莽一边起身为孔光倒水，一边说：“听起来，这好像是时间管理问题。”
孔光说：“对，这是时间管理问题。只有鸟瞰你的工作，掌握工作的全景，才能知道如何合理分配时间。否则，你只能盲人摸象，永远不知道工作的重点是什么，在你的日程表中，永远充斥着各种紧急任务，要求你立即采取行动。如是你每天只能像救火队长一样，忙得焦头烂额，疲于应付，一刻也不得闲。”
王莽一拍大腿，说：“是啊，我现在就变成这个样子了。我有时想，这种日子哪天能到头啊？”
孔光说：“管理者是别人的俘虏，任何人都可以随时过来找他，时间常常被他人占用，而且每个人都认为他们的事情很紧急。可是，你要知道，紧急未必等于重要，紧急的事情可能无关轻重，甚至根本不用理会。但是，如果你没有把握工作全貌，只能盲人摸象，平均分配你的时间在各种事情上，结果就诊导致你浪费了大量的时间，而工作成效常常上不来。”
王莽皱着眉头问：“那我该怎么办呢？”
孔光说：“很简单啊，首先从飞机上鸟瞰你的工作，把握工作全貌。”
王莽认真听着，突然说：“你的这个‘鸟瞰’，是不是也可以理解为工作战略？先从战略高度看问题？”
孔光眼睛亮起来了，“是的，可以理解为工作战略。从这个高度往下看，先让所有的工作尽收眼底，然后把所有工作进行归类，分为几大块，进行模块化管理。如果必要的话，每一块再找一个负责人。
王莽哦了一声说：“这听起来倒是一个不错的主意。”
孔光说：“然后，你把每一模块的工作涉及的所有事项写下来，列成一张清单，再按照事件的轻重缓急，进行排名。”
王莽沉思着。
孔光接着说：“这样，把工作分出轻重缓急，条理清楚，你就明白如何把时间合理分配到具体的事务上，这时你处理工作才能游刃有余，事半功倍。”说到这里，孔光告诉王莽，关于时间管理，还要特别注意几点。孔光所说的几点包括：
1.有效的管理者不是从任务开始，也不是从计划开始，而是从时间开始。时间是管理者最稀缺的资源。
2.用整块的时间做重要的事。比如看书，如果东翻西阅，自然会分散你的注意力。在处理某件重要事情的时候，如果注意力总被别的事情打断，你便会产生相应的转换成本，这样自然会影响事情处理的效率和质量。所以，集中精力一次只做一件重要的事情，是时间管理最重要的原则之一。
3.著名的“二八定律”也可以用于时间管理。事情总是朝着复杂的方向发展，复杂导致时间和精力浪费，而简单则能带来效率。在我们做过的事情当中，大部分是没有价值和没有意义的事务，真正有效的只占很小的一部分，而它们通常隐藏在大量繁杂的事务当中。在一个组织里，只占20%的关键行动能够产生出80%的效果。所以，一个高效的管理者总是把大部分时间用在只占20%的关键行动上。换一句话说，用80%的时间处理只占20%的关键事情，用20%的时间处理占80%的琐事。
4.一些垃圾工作，就是那些没有多少价值的例行公事，应该给予合并、减少甚至取消。管理者应该尽量摆脱不必要的琐事。比如电子邮件处理，管理者不要陷入收件箱中不能自拔，每天2－3次用整块的时间来处理即可。
5.懂得有效授权。一个资质平庸的管理者总担心因为授权会失去权力，所以事事亲为；而一个优秀的管理者善于通过授权来分解工作，让自己从琐事中脱身而去思考和处理更重要的事情。
6.给每件重要事情设定Deadline（期限）。管理者要强迫自己在每个Deadline之前处理完事情，这可以培养管理者有计划、有纪律工作的习惯。很多时候，我们只知道工作什么时间开始，但不知道什么时间结束。没有结束的时间，就永远有完不成的任务。
7.摆脱昨天的烦恼，终止昨天遗留下来的已不再有意义的工作，以一个崭新的心情面向今天。
孔光最后说：“当鸟瞰工作时，你就能看到工作的全貌，容易抓住工作的重点，而把非重要的工作授权给下属做。管理者就好像磁铁一样，把一些有价值的工作从一大堆事务中吸出来，或者像筛子一样，筛选出重要的大块头的事情而同时剔除那些没有价值的琐碎之事。”
送走孔光，王莽一人在办公室里陷入了沉思。他心想，孔光还真是一个经验丰富的管理高手，短短的几句话就把一直困扰他的问题迎刃而解。
自从孔光向王莽传授了一些时间管理方面的心得，王莽便在事后仔细琢磨起来，并开始把这些心得慢慢融入到他的实际工作中。一段时间后，王莽果然发现了一些效果，觉得自己不再像过去一样天天忙得像无头苍蝇一样，也能抽出一些空闲时间静下心来做自己的事情。不过，孔光提到的“授权”问题，王莽一时没能完全明白，还是后来在一次登山活动中领悟出来的。
