合同管理要点 时间管理的7个要点



  时间过得真快,一转眼,王莽担任集团公司行政办公室主任已有一年多。办公室的工作已走上正轨,员工们也逐渐认可了这位年轻的新上司。经过一年多的管理实践,王莽觉得自己在管理上找到了一些感觉。可是,他发现自己越来越忙,几乎没有业余时间,每天晚上下班,总是最后一个人离开办公室。集团公司行政事务多,比如各种会议、公文、资料、宣传、后勤等等。他每天好像救火队长一样,忙得团团转。

  话说一天下班后,员工们陆陆续续回家了。天色已很晚,办公室里静悄悄的,只有王莽一人在埋头工作。这时孔光刚从外地出差回来,路过办公室门口,见王莽一人还在灯下奋笔疾书。他便敲了敲窗户玻璃,朝王莽咧嘴笑笑,算是打一个招呼。

  王莽抬头看见窗外的孔光,便向他招了招手,示意他进来。

  孔光推门进来,说:“还在工作啊?我好像经常看到你一个人在办公室里加班。”

 合同管理要点 时间管理的7个要点

  王莽放下手中的笔,叫苦不迭地说:“是啊,每天都有做不完的事情,忙得我气都透不过来,恨不得一天有48小时才好哩。我过去哪里想到做管理工作有这么辛苦啊!”

  孔光笑着说:“你现在只是负责一个三十多人的部门,就觉得忙不过来了?如果让你管理一个上万人的企业,岂不要把你掰成几百个王莽才行啊?”

  王莽苦笑了一下:“那能有什么办法啊!咦,对了,我经常看到你拿着茶杯去各个办公室串门,可人事部门的工作看起来依然井井有条。你莫非有什么葵花宝典不成?”

  孔光仰天哈哈大笑说道:“还辟邪剑法呢?我哪里有什么宝典不宝典的啊!不过,我刚才在飞机上倒是想到一些事。当我透过飞机的舷窗往下看时,整个城市的全景尽收眼底,一目了然。我当时就想,我们对待管理工作,也应该像从飞机上往下看一样,首先得把握工作的全景,只有这样,我们才能清楚地发现,重要的事情是什么?紧急的事情是什么?时间怎么安排怎么分配?”说着,他随手拉过一张凳子,坐下来直抱怨,出差真是累死人了。

  王莽一边起身为孔光倒水,一边说:“听起来,这好像是时间管理问题。”

  孔光说:“对,这是时间管理问题。只有鸟瞰你的工作,掌握工作的全景,才能知道如何合理分配时间。否则,你只能盲人摸象,永远不知道工作的重点是什么,在你的日程表中,永远充斥着各种紧急任务,要求你立即采取行动。如是你每天只能像救火队长一样,忙得焦头烂额,疲于应付,一刻也不得闲。”

  王莽一拍大腿,说:“是啊,我现在就变成这个样子了。我有时想,这种日子哪天能到头啊?”

  孔光说:“管理者是别人的俘虏,任何人都可以随时过来找他,时间常常被他人占用,而且每个人都认为他们的事情很紧急。可是,你要知道,紧急未必等于重要,紧急的事情可能无关轻重,甚至根本不用理会。但是,如果你没有把握工作全貌,只能盲人摸象,平均分配你的时间在各种事情上,结果就诊导致你浪费了大量的时间,而工作成效常常上不来。”

  王莽皱着眉头问:“那我该怎么办呢?”

  孔光说:“很简单啊,首先从飞机上鸟瞰你的工作,把握工作全貌。”

  王莽认真听着,突然说:“你的这个‘鸟瞰’,是不是也可以理解为工作战略?先从战略高度看问题?”

  孔光眼睛亮起来了,“是的,可以理解为工作战略。从这个高度往下看,先让所有的工作尽收眼底,然后把所有工作进行归类,分为几大块,进行模块化管理。如果必要的话,每一块再找一个负责人。

  王莽哦了一声说:“这听起来倒是一个不错的主意。”

  孔光说:“然后,你把每一模块的工作涉及的所有事项写下来,列成一张清单,再按照事件的轻重缓急,进行排名。”

  王莽沉思着。

  孔光接着说:“这样,把工作分出轻重缓急,条理清楚,你就明白如何把时间合理分配到具体的事务上,这时你处理工作才能游刃有余,事半功倍。”说到这里,孔光告诉王莽,关于时间管理,还要特别注意几点。孔光所说的几点包括:

  1.有效的管理者不是从任务开始,也不是从计划开始,而是从时间开始。时间是管理者最稀缺的资源。

  2.用整块的时间做重要的事。比如看书,如果东翻西阅,自然会分散你的注意力。在处理某件重要事情的时候,如果注意力总被别的事情打断,你便会产生相应的转换成本,这样自然会影响事情处理的效率和质量。所以,集中精力一次只做一件重要的事情,是时间管理最重要的原则之一。

  3.著名的“二八定律”也可以用于时间管理。事情总是朝着复杂的方向发展,复杂导致时间和精力浪费,而简单则能带来效率。在我们做过的事情当中,大部分是没有价值和没有意义的事务,真正有效的只占很小的一部分,而它们通常隐藏在大量繁杂的事务当中。在一个组织里,只占20%的关键行动能够产生出80%的效果。所以,一个高效的管理者总是把大部分时间用在只占20%的关键行动上。换一句话说,用80%的时间处理只占20%的关键事情,用20%的时间处理占80%的琐事。

  4.一些垃圾工作,就是那些没有多少价值的例行公事,应该给予合并、减少甚至取消。管理者应该尽量摆脱不必要的琐事。比如电子邮件处理,管理者不要陷入收件箱中不能自拔,每天2-3次用整块的时间来处理即可。

  5.懂得有效授权。一个资质平庸的管理者总担心因为授权会失去权力,所以事事亲为;而一个优秀的管理者善于通过授权来分解工作,让自己从琐事中脱身而去思考和处理更重要的事情。

  6.给每件重要事情设定Deadline(期限)。管理者要强迫自己在每个Deadline之前处理完事情,这可以培养管理者有计划、有纪律工作的习惯。很多时候,我们只知道工作什么时间开始,但不知道什么时间结束。没有结束的时间,就永远有完不成的任务。

  7.摆脱昨天的烦恼,终止昨天遗留下来的已不再有意义的工作,以一个崭新的心情面向今天。

  孔光最后说:“当鸟瞰工作时,你就能看到工作的全貌,容易抓住工作的重点,而把非重要的工作授权给下属做。管理者就好像磁铁一样,把一些有价值的工作从一大堆事务中吸出来,或者像筛子一样,筛选出重要的大块头的事情而同时剔除那些没有价值的琐碎之事。”

  送走孔光,王莽一人在办公室里陷入了沉思。他心想,孔光还真是一个经验丰富的管理高手,短短的几句话就把一直困扰他的问题迎刃而解。

  自从孔光向王莽传授了一些时间管理方面的心得,王莽便在事后仔细琢磨起来,并开始把这些心得慢慢融入到他的实际工作中。一段时间后,王莽果然发现了一些效果,觉得自己不再像过去一样天天忙得像无头苍蝇一样,也能抽出一些空闲时间静下心来做自己的事情。不过,孔光提到的“授权”问题,王莽一时没能完全明白,还是后来在一次登山活动中领悟出来的。

 

  

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