第11节:火炉原则(4)



系列专题:《创业者必读圣经:山木方法》

  建立《工作日志本》

  山木为每个部门和每名员工配发工作日志本。要求他们做到:

  工作中每件事项必须记录,避免遗漏,利于沟通。

  日志记录一日一页,不可多日一项或多页一日。

  每事一记,注明时间、地点、人物、内容、前因后果。所记录事项需要解决的及早安排,交待任务时遵循HWWC原则。

  需多日完成的事项需在每日日志内记录完成情况和进度,直到事项完成为止。

  部门日志每个成员每日下班前进行阅读,检查所记录事项是否已经完成,交待他人的事情督问结果,并在当页注明“阅”及本人姓名。

  建立《每周工作计划表》

  山木每个部门和每名员工必须为自己的一周做出详尽规划,制定《每周工作计划表》,要求:

  按照本周要做的事情的时间顺序或事情的轻重缓急,制定具体计划;

  一个团队按照本周的任务分配一起制定新计划;

  每周对团队计划做总结,检验本周计划效果是否达到,对计划进行重新安排。

  凡事预则立,不预则废。设立《每周工作计划表》,一则可以增强员工“凡事做计划”的意识;二则可以培养员工的计划能力和前瞻能力;三则可以将大目标细化为小目标,将长流程分解为小步骤,最终提高工作效率。

  下面是《每周工作计划表》的示例:

  《山木每周工作计划表》

  部门:姓名:

  优先级

  星期一

  星期二

  星期三

  星期四

  星期五

  星期六

  星期日

  紧急而又重要的事情

  紧急但不重要的事情

  不紧急但重要的事情

  不紧急又不重要的事情

  山木还有一个“好记性不如烂笔头”的措施:就是在员工工作证的背面特别制作了一个小笔记本,同时工作证上附带一支笔。由于员工工作证是员工在工作时间必须佩戴的,因此,这个小笔记本也就随身携带了。在工作中,不论员工遇到什么需要记录的事情,都可以第一时间拿起笔来,记在小笔记本上。小笔记本再配合《山木工作日志本》和《每周工作计划表》,工作也就可以做到万无一失了。

 第11节:火炉原则(4)
  经典案例

  一个叫醒值百万

  吴先生是成都客商,为了谈一笔生意来到重庆,在入住重庆某四星级大酒店时,向总台服务员预约了“叫醒服务”,时间定在第二日早上9点整。可是,直到第二天10点,吴先生自然醒来,房间内的“叫醒服务”也未启动。为此,吴先生大发雷霆,将饭店告上法庭,要求饭店赔偿其近百万元的损失。

  原来,吴先生此行的目的就是与生意伙伴签订合同,时间定在第二日的9点30分。但是,由于酒店负责“叫醒服务”的员工当天早上事情太多十分忙乱,忘记了吴先生的“叫醒服务”,导致吴先生未能如约到场,不仅使他错失了这次合作机会,而且还严重失信于自己的客户。

  其实,人的记性是有限的,如果这位服务员将她每天早上要做的事情记录下来,依次去做,大概就不会造成这么严重的损失了。

  一时疏忽酿成大错

  高经理也在遗忘曲线的左右下吃到了苦头。他公司的一批商品出口美国,结算方式为信用证。按道理他发了货,也提交了相关单据,就可以拿到钱了,然而,美方却拒绝付款。原因是该公司没有按信用证规定送一份许可证正本、两份许可证副本,只送了一份许可证正本。而如果把两份许可证副本再邮寄过去最快也需要三天时间,这时银行信用证已经到期了。

  高经理十分苦恼,尽力与美方进行协商,最后,美方要求高经理出6000美元现金抵押文件差错,才付款结汇,否则,便退订此批货,违约责任还在中方。迫于无奈,只好答应了对方的要求。

  后来,高经理下令查究责任,结果令人扼腕——文员在办理快邮时一时疏忽,忘了将副本也塞进邮包。很小的错误,却造成了无法挽回的损失。

  山木运用

  “烂笔头”定律在山木发挥了巨大的作用,《工作日志本》制度和《每周工作计划表》制度不仅让员工的工作更有效率了,工作中的失误大大减少了,而且,让山木的管理水平随之上了一个台阶。山木的《工作日志本》不仅可以充当备忘录,帮助员工记下所做之事和将做之事,减少疏漏和错误,还有利于增加员工之间工作衔接的紧密性,让各个部门间通过相互查阅部门日志了解各自所处理的事宜,增强了工作交流和协作。

  在推出《工作日志本》以前,曾经发生过这样一个事情:2004年,山木培训(中国·北京)的一所分校新开了一门韩语课程,该分校课程顾问在开课前三天集中打电话给该班学员,提醒他们准时来上课,但当电话打给一名赵姓学员时,却发现手机关机,这名课程顾问又在当天的下午、晚上和第二天的上午又各打了一遍电话,仍然是关机。本来这名课程顾问打算再找时间给学生打电话,却因为家中有事临时请假走得匆忙,忘记把这件事交待给校内其他工作人员。等到该课开课点名时,老师才发现赵姓学员未到校,于是打电话给这名学员。赵姓学员很生气,责问老师为什么没有提前通知他,进而对山木信誉产生怀疑,决然提出退学要求。虽然后来经过调解,他还是把课上完了。可是毕竟给这名学员制造了不愉快,留下了不好的印象。事后反思,我们发现,这是由于分校员工之间没有做好工作的衔接造成的。为此,我们特别推行了《工作日志本》,每一个工作团队都拥有一本《工作日志本》,凡团队内应做之事、未做之事、将做之事、做而未完之事,都记录在内,这样,不论是谁的工作,如果有未完的,其他人都可以看到,也就可以帮助弥补。自从我们推行了《工作日志本》后,这种因为工作衔接不够造成的工作失误,就几乎没有了。

  《每周工作计划表》的设置,对集团的帮助也十分明显,以外出宣传计划为例,分校要扩张业务,让更多人了解山木,“走出去”是一个必然的途径,但是在此之前,9:03分上班,为了外出,员工们往往需要准备一个多小时,再加上交通时间,等赶到宣传地点布置好已经到了午饭时间,一天的宣传工作日最后发挥作用的只有半天,造成了极大的浪费。  

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