系列专题:《麦肯锡三部曲2:麦肯锡意识》
全面检查自己的日程表,抓住一切机会从他人那里获得重要信息,明确应如何与这些人建立良好关系。你是否做好了充分利用这些机会的准备?你是否整理了所有掌握的东西以免忘记?在全面考虑日程的过程中,要多听少说。 看了上面的建议,也许你希望得到的不是这么笼统的东西,而是更具体的建议,那就让我们转入结构问题吧。在本节前文,我们曾讨论了访谈提纲,并给出了一些实例。然而,结构并不仅仅是形成访谈提纲。关于“访谈学”,还有两方面的机会:访谈前的交流和访谈后的跟踪。 你应该在访谈前及早把访谈提纲(或经过修改的提纲)送达被访者。如果不止提前一周送达,在确认访谈时间时可以再送份提纲。这样,被访者就可以准备如何回答,确定还可以提供哪些支持,这将对你的工作大有帮助。要讲究礼节,因为,我们得承认,大多数人都不喜欢突然袭击。当然,有时也可以违反这条定律,比如说,在政治性的访谈中,你可能不希望对方做好准备,以便抵触或欺骗。不过,总的说来,这应该是标准的访谈操作流程。一位现任德国政府高官的麦肯锡校友就详细讲述了事前发送提纲、事后跟踪的益处: 在项目早期阶段,我会进行广泛的谈话,以明确假设,确定相关的资料需求,并获得认可。我们拟定访谈提纲,提前发给被访者,使他们有时间准备并查阅尚未掌握的信息。访谈结束之后,我们会整理访谈记录,反馈给被访者,以确保我们正确地理解了被访者……还要修正任何误解。 事后跟踪同样可以增加访谈的价值。这不仅有机会确认访谈中所听到的内容,而且能确保你正确理解被访者的意思。早些澄清这些问题要好得多,因为错误会随着时间的推移被放大(还记得校园里“打电话”的游戏吗?就是大家排成一圈,向另一个人耳语一句话,传到最后,这句话就变得面目全非)。另外,如前所述,不要忘了寄出最最重要的感谢信,而这也是最容易被遗忘的。 最后,我们来谈谈敏感性这个话题。正确的访谈开端,应语速缓慢,语调温和。一般来说,保险的做法是,先笼统地介绍你正在努力完成什么任务,以及采访对方的原因。考虑一句让对话顺利进行的开场白,但要避免说“天气不错,是吗”这类陈词滥调,而是要尽量与被访者及其行为产生共鸣。比如,“我觉得,凭我的眼光根本发现不了有瑕疵的装饰品(widget),你的眼光得有多锐利,才能做到这样的工作?”虽然方式要随机应变,但我们仍建议,在提出敏感话题之前,要先进行沟通。 练 习
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撰写访谈提纲。首先,确定你的下一次重要访谈。然后,列举出你希望达到的目标或想得到的关键信息。(根据第1章和第2章所述,先提出假设。)再进行简化。必要时要合并,并剔除无关的内容。最后,应只剩下两三个主要的访谈目标。现在,围绕关键的问题,合理安排访谈提纲。不要忘了考虑被访者的想法,当心敏感问题。至少提前两天将访谈提纲送达被访者。