爱华网通用电气的前CEO杰克8226;韦尔奇有一句名言：“管理效率出自于简单。”简单式管理已成为很多企业奉行的管理模式。同样，简化自己的工作也就成了优秀员工必备的一项工作习惯。在日常工作中，我们经常会遇到这样的情况：某位员工就某件事情汇报了半天，领导却不知所云，不知道他想说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋洒洒数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也不明白。这是不会简化工作的具体表现。“奥卡姆剃刀”理论告诉我们，应该化繁为简，将影响工作效率的障碍毫不留情地“剃”掉。简单一些，当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，自然就能花更少的力气，得到更好的结果。简化问题，“剃”掉细枝末节，避免冗繁是我们简化工作的重要途径。一、简化问题美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德8226;伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则：在做每一件事情时，应该问自己三个“能不能”：8226;能不能取消它？|www.aihuau.com|328226;能不能把它与别的事情合并起来做？8226;能不能用更简便的方法来取代它？在这三个原则指导下，能把复杂的事情简明化，提高办事效率，不至于被复杂纷繁的表象所迷惑，处于被动忙乱的局面。在工作中，为了提高效率，就必须放弃不必要或者不太重要的部分，并且把重要的事情进行条理化。二、从细节开始可以通过有效利用办公工具达到简化工作的目的。1.有效利用名片简化人际管理名片不只是记录姓名电话的纸片，善用名片，有助于你日后更好地开展工作。接到一张新名片后，马上在名片记下“小抄”充当备忘录，内容包括：会面的日期与地点、会谈的主题与要点、由何人介绍以及双方约定的后续事项。2.合理利用记事本在记事本里，分以下四项来登记：常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后，就可以用笔把它划掉。为了使用方便，记事本还可用不同颜色标注，标出事情的优先顺序和重要程度，这样更一目了然。三、避免冗繁冗繁是效率的大敌。一位优秀的员工应当善于把握重点，化繁为简。世界500强企业之一的宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。宝洁公司品牌部经理说：“宝洁公司有一条标语——‘一页备忘录’，它是我们多年来管理经验的结晶。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。”
同样，将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来，并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查；二是要把所得到的材料反复研究，“了然于胸”，然后从中找出规律性的、代表性的、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了，一个最简便、最有效的方法是：看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的内容。如果做到了，说明吃透了。反之，则说明你的理解还不够深刻。化繁为简是优秀员工必备的一项重要习惯。马上行动，追求简单，事情就会变得越来越容易，效率也会随着提高。反之，不懂得简化工作的普通员工，每天埋在错综复杂的工作中，而理不出头绪，势必影响工作效率。再者，这样的工作环境还会让人感到棘手、头痛，精力与热情也跟着低下。化繁为简，可以让你的工作变得可行，你的信心也会跟着大增。课后思考：1. 你会使用“奥卡姆剃刀”吗？2. 将工作化繁为简会给你带来什么好处？3. 想一想，你有没有有意识地去简化自己的工作？
