奥卡姆剃刀 《谁是企业最受欢迎的人》03第二课奥卡姆剃刀“出鞘”,简化你的



通用电气的前CEO杰克8226;韦尔奇有一句名言:“管理效率出自于简单。”简单式管理已成为很多企业奉行的管理模式。同样,简化自己的工作也就成了优秀员工必备的一项工作习惯。

在日常工作中,我们经常会遇到这样的情况:某位员工就某件事情汇报了半天,领导却不知所云,不知道他想说什么;某位员工就某件事写了一篇文字材料,洋洋洒洒数千言,可这件事到底是怎么回事,看了半天也不明白。这是不会简化工作的具体表现。

“奥卡姆剃刀”理论告诉我们,应该化繁为简,将影响工作效率的障碍毫不留情地“剃”掉。简单一些,当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时,自然就能花更少的力气,得到更好的结果。简化问题,“剃”掉细枝末节,避免冗繁是我们简化工作的重要途径。

一、简化问题

美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德8226;伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则:在做每一件事情时,应该问自己三个“能不能”:

8226;能不能取消它?

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8226;能不能把它与别的事情合并起来做?

8226;能不能用更简便的方法来取代它?

在这三个原则指导下,能把复杂的事情简明化,提高办事效率,不至于被复杂纷繁的表象所迷惑,处于被动忙乱的局面。在工作中,为了提高效率,就必须放弃不必要或者不太重要的部分,并且把重要的事情进行条理化。

二、从细节开始

可以通过有效利用办公工具达到简化工作的目的。

1.有效利用名片简化人际管理

名片不只是记录姓名电话的纸片,善用名片,有助于你日后更好地开展工作。接到一张新名片后,马上在名片记下“小抄”充当备忘录,内容包括:会面的日期与地点、会谈的主题与要点、由何人介绍以及双方约定的后续事项。

2.合理利用记事本

在记事本里,分以下四项来登记:常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后,就可以用笔把它划掉。

为了使用方便,记事本还可用不同颜色标注,标出事情的优先顺序和重要程度,这样更一目了然。

三、避免冗繁

冗繁是效率的大敌。一位优秀的员工应当善于把握重点,化繁为简。

世界500强企业之一的宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录,推行简单高效的卓越工作方法。

宝洁公司品牌部经理说:“宝洁公司有一条标语——‘一页备忘录’,它是我们多年来管理经验的结晶。事实上,任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费,甚至会产生不良的后果。”

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同样,将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来,并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查;二是要把所得到的材料反复研究,“了然于胸”,然后从中找出规律性的、代表性的、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了,一个最简便、最有效的方法是:看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的内容。如果做到了,说明吃透了。反之,则说明你的理解还不够深刻。

化繁为简是优秀员工必备的一项重要习惯。马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易,效率也会随着提高。反之,不懂得简化工作的普通员工,每天埋在错综复杂的工作中,而理不出头绪,势必影响工作效率。再者,这样的工作环境还会让人感到棘手、头痛,精力与热情也跟着低下。化繁为简,可以让你的工作变得可行,你的信心也会跟着大增。

课后思考:

1. 你会使用“奥卡姆剃刀”吗?

2. 将工作化繁为简会给你带来什么好处?

3. 想一想,你有没有有意识地去简化自己的工作?  

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