王海洋:看正规化管理中书面流程的重要性



看正规化管理中书面流程的重要性

  当我想写这个命题时,首先想到的是一本书摊上花5元钱淘的小册子,叫《印章与剃刀》,里面记载了这样一则故事。下面请允许我就以这一则故事来作为文章的起篇:

  《上校的命令》

  上校向下属执行军官发布如下命令:明天晚上大约20点哈雷彗星将在军营上空出现,这是75年才有一次的景象。命令所有士兵穿着劳动服在操场集中,我将向他们解释这一罕见的天文现象。万一到时下雨的话,我们将见不到彗星,那就集合士兵进入礼堂,我将向他们展示彗星的相关电影。

 王海洋:看正规化管理中书面流程的重要性

  执行军官向连级指挥官:根据上校的命令,明晚20点左右,哈雷慧星将在操场上空出现。如果下雨,要求士兵们穿着劳动服,正步进入礼堂,这一每75年才发生一次的罕见天文现象将在那里出现。

  连长向中尉发布如下命令:根据上校命令,所有人员明晚20点全部身穿劳动服。哈雷彗星这一天文现象将在礼堂出现。如果届时操场上下雨,上校将发出另一道命令,这一命令每75年才发出一次。

  中尉向中士发出如下命令:明天晚上20点,上校将和哈雷彗星一起在礼堂出现,这是75年才出现一次的事情。如果下雨,上校将命令彗星前往操场。

  中士对班内士兵:明晚20点下雨时,75岁的哈雷将军将在上校陪同下,驾驶他那辆彗星牌汽车穿过操场进入礼堂,两人都将身穿劳动服。

  这则故事在管理界很有名气,它所反映出来的问题也尤为值得思考!为什么信息的传递过程中会有这样大的失真呢?企业经营管理中,是否有这样的问题?这样的问题会带来怎样的后果呢?

  怎样保证信息、命令在传递过程中不会失真呢?我认为答案是信息内容固化——把信息内容以书面文件的形式传递,内容清晰、明确。执行有章有法,考核有理有据,复查有根有底。

  正规化管理,在工作流程上更应该倡导书面化办公管理,为什么呢?管理更多是一种文化的变相表现,中国人的文化观讲求一个“悟”字,领导与员工之间,员工与员工之间,更多地以“悟”来传递信息。如果一个公司处在以生存为第一要义的发展阶段,那么“悟”还可以顺畅的进行下去,毕竟工作节奏慢,事物少;可一但企业发展进程超过了这一阶段,进入了一个更高层次发展的时候,是量化地、准确地表达好,还是靠“悟”好呢?答案不言而喻!

  量化,指标在量化,业绩在量化,管理程序进程在量化,而量化实行的轰轰烈烈之时,为什么唯独操作手段没有切实的量化执行工具呢。而由于操作中没有趁手的工具,那么在所有量化实行过程中,因为种种原因而使落实进程迟迟不得落地,致使执行和考核处于尴尬的境地,这又应该把责任怎么归咎呢?

  由此可见,书面化办公在执行操作上的重要性呼之欲出!

  我们再看看,这样一些影像:

  企业用人,看人,评人,会“悟”懂“悟”的人往往会得到很高的评价:眼里有活,能自己发现工作……,而不“悟”和非“悟”之人呢?说实话,这类人是企业的大多数,是二八之中的百分之八十,这类人中有大多数是兢兢业业工作着的“牛”人;不会悟或悟而不明并不是他们的错,错在没有明晰工作的分工,错在没有明细的流程,错在流程操纵中信息指令的断节!由此可见,书面化办公在中下层的员工之间的重要性也有了“广泛的群众基础”。书面化办公到底有那些好处呢?下面我在把看到好处说一说。

  1、问题逐级上报,但绝不会失真,不会出现类似《上校的命令》里那荒唐的事。

  2、执行操作有所依据,不用主观来判断“度”。

  3、信息,反馈等一旦发出,不用担心中途是否断节。

  4、事件处理井然有序,不会因为此事件而忽视或忘却彼事件,使事件解决在终点处反倒断节。

  5、领导处理问题时条理更清晰,更轻松,让管理工作不会占用更多的时间。

  6、员工不用为“悟不明”而苦恼,可以把全身心投入到执行和发现问题中来,做个真真正正埋头苦干的“牛”人。

  7、考核有了根据,有了数据,有了操作的准确性。

  基于上边的两个“由此可见”和书面化办公的好处,这里我呼吁将书面化办公应用在企业的办公中来,我呼吁这个观点和码出这些文字的目的只有一个:希望在管理流程的操作中,书面化操作能走进我们的视线并得到认可,使我们在工作中能更便捷、高效。这种书面化办公要是全面的,不能是片面的,要所有的部门都能对接上,不然只是小范围的实行,只能使现有的对接更困难!

  书面化办公这也是成达走向高速发展的一个必然的产物,一个正规化管理运作的起点和标志。再次呼吁……

  

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