一是把握好董事会与管理层、董事长与总裁的职责界线,二是双方应密切配合与沟通,三是董事会和董事长要成为管理层和总裁的良师益友,
明确了董事长和总经理的身份是解决双方关系的硬件,还要有处理双方关系的“软件”,就是要把握好双方关系的界限和处理双方关系的原则。从新加坡淡马锡公司长期的实践看,其董事长和总经理关系处理较好,配合较好,他们的做法值得研究。
一是把握好董事会与管理层、董事长与总裁的职责界线
淡马锡和淡联企业强调建立强大的董事会,要把握好董事会与管理层、董事长与总裁的职责界线,关键在于董事会和董事长。对此,他们着重强调以下几点:
首先,董事会和董事长要有所为有所不为。不要管得过细,不要过分干预总裁,否则表明董事会、董事长对管理层无信心。如果董事长热衷于做执行性事务,那他应辞去董事长职务改任总裁。
其次,董事长与总裁接触,除非总裁主动听取意见,董事长不应就执行性事务向总裁发表自己的看法。
再次,董事长要防止个人英雄主义,不能到处抛头露面,荣誉、成绩都揽在自己身上,而实际上大量工作都是其他董事和管理层做的。如果淡联企业有这样的董事长,早被炒鱿鱼了。
二是双方应密切配合与沟通
淡马锡及淡联企业的董事一致认为:董事会、董事长与管理层、总裁密切配合与沟通,是实现董事会最佳运作的必备条件。
在这方面,他们积累了一些经验:
其一,管理层应为董事会运作无保留地提供专业化的意见、足够的信息资料、履行职责的情况报告、必要的组织和人力资源,真诚地配合董事会开展工作。
其二,董事会不能独自决定公司的战略走向,这类重大决策,一定要与管理层充分协商,听取管理层的意见。
其三,除了涉及总裁和管理层的内容外,管理层应列席董事会和常务委员会等会议,并回答董事提出的问题。有的淡联企业董事会的第一个议题,就是听取各高管人员的口头汇报。
其四,每年专门召开1到2次董事会与管理层的沟通会,选择一些题目进行交流。
其五,每一位高管人员和部门经理,可随时与董事会、专门委员会和董事沟通而不需层层报批,董事会还定期听取部门经理的工作汇报。
其六,董事长与总裁是董事会与管理层沟通的主要桥梁。董事长与总裁两人定期当面沟通已形成制度。
三是董事会和董事长要成为管理层和总裁的良师益友
淡马锡和淡联企业拥有颇具核心专长的强大的董事会,并有丰富商业经验的资深人士担任董事长,董事会和董事长有资格、有能力成为管理层和总裁的“良师”,给予其指导、咨询,并知道应采纳还是不采纳管理层和总裁的每一项意见,能发现管理层和总裁所提建议存在的漏洞。
董事会成员与高管人员都是同事,还应该成为“益友”。董事长与总裁要通过多种形式进行毫无拘束地、坦诚地交换意见,消除误会。总裁会有很多长处,但也会有缺点,董事长若能帮助他克服缺点,发挥他的长处和潜力,从而使公司不断进步,是董事长的最大成就。
他们特别强调,良师益友的关系与发展个人友谊是完全不同的。董事会是股东的代表,良师益友也要遵从股东利益,为了股东的利益,董事会应坚定地主掌大局,果断地采取措施包括必要时更换总裁。因此,董事会成员与高管人员的关系是既要近又要远,董事应清楚地知道何时应与管理层保持一定距离,何时应与管理层密切合作。