什么是会议的成本 会议的成本



日本太阳公司有一个很有名的会议成本公式:

会议成本=每小时平均工资的3倍X2X开会人数X会议时间(小时)。

平均工资乘以3,是因为劳动产值是平均工资的3倍,乘2是因为参加会议要中断经常性的工作。因此,参加会议的人越多,成本越高,有了成本分析。如果开会的效率再不高,会议上经常扯闲话,对管理资源的浪费就更无法计算。

提起开会,大家都很无奈。不开会,工作卡壳推不动,凡事都开会,则又特别占用时间。尤其是对于那些弱相关或不相关部门,被要求参加会议基本上就是在扼杀时间,部门领导、骨干人员把大量的时间用于开会,按职责做好本职工作的时间就非常有限了。在一些管理不规范的企业,开会时间甚至可以占用管理者的1/3的时间,按太阳公司的计算公式推算,这是多么大的浪费?!

相对于增加成本,更为严重的是,开会事必会在某种程度破坏既有的规则,破坏规则对于组织管理害莫大焉,一是为一件事破坏规则,制度的严肃性便不复存在,便凡事都可找到理由破坏规则,企业管理便没有规则可言,工作亦无秩序可循,乱象由此而生。二是开会容易让事事靠会议解决习惯,流程、职责、制度便产生松弛。于是乎制度规定对自己有用的便坚持,不利于自己的便寻找借口逃脱制度约束惩罚,制度不是为规范高效管理保驾护航,反而成了一部分人投机取巧、逃脱惩罚的工具。三是组织活动依赖于会议而不按流程和制度办事,则企业中行事规则便往往变成比职位大小,比嘴巴大小。这样形成一个非常坏的风气,首先是置领导于尴尬境地,不发言,事情没进展,一说话,操办者便逃脱责任(好了也是你领导的,办坏了也你领导决定的),其次也使职能部门养成惰性,平时不把工作做扎实,不做细致调研分析,事事靠领导作指示,感觉是尊敬领导,实则是推卸责任(领导是人不是神,也不能事事拍对吧)!四是会议太多,组织的驱动便不再由职责、流程制度驱动,而变成单纯靠会议、靠人靠驱动,人走事停,人忘政息。领导不在,不但工作态度会不一样,甚至许多紧急工作也无法进行,造成企业贻误战机,这对处于完全竞争市场的企业,其后果何其可怕?!

有鉴于会议如此多的弊端,我们在会议管理上确实要提高效率,能不开就不开,能两分钟说完的事决不超过两分半钟,能缩小范围的尽量缩小范围。若说沟通,一封邮件,一条短消息,即时沟通工具,都完全可以达成目的。

在笔者的咨询客户中,有一些管理者非常在意开会的效率,为了控制会议时间,有些公司甚至在会议室不设桌椅,站着开会,还有的会议,限制发言者的时间(不允许浪费别人的时间),规定观点必须在2分钟表达清楚,如果规定时间观点不能表述清楚,则可能被轰下台。

笔者在最近的咨询活动中,曾与十多位管理者就他们参加会议的时间进行调研,被访者不少人承认至少三分之一的工作时间用于应付各种会议。我想如果建设能有规范的职责和流程,普遍建立效率意识和规则意识,他们可以节省多少成本?如果能以职责和流程驱动而非会议驱动,把开会的时间用于工作,他们的产出和质量将会是多么大的提高。当然,真正规范了,即使不长工资,绝大多数干部职工可以不用疲于奔命的加班加点,能规范的做事,高效地做事,规律的生活,我想这是我们大多数职业人的职业追求吧。

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