本来想做个短线 会议本来可以更短





会上。


A说:“关于孙悟空是只石猴这一段,我这里表述还不够完善,回头我会按照大家的意见,结合之前版本再作调整。此外,考虑到后面通篇都以‘齐天大圣’来指代孙悟空,为了不让阅读的人觉得突兀,我在段末特意加了一句‘孙悟空的封号是齐天大圣’,你们对此有什么意见和建议?”


B直接表示“不对”,但是没有作出更多解释,也没有给出切实建议。


C站起来,有些激动,不断强调孙悟空是只石猴,石猴是从石头缝里蹦出来的,石猴是没有猴爸猴妈的……


D把手机拿到A眼前,很和善地指着里面的一篇文章说给你参考下其他人怎么介绍猪八戒的——过去是天蓬元帅,后来下到高老庄,最后跟着唐僧取经……


E说,感觉这个介绍方式老百姓听不懂啊。


F说……F还没说完,BCDE纷纷抢话,会场乱成一锅粥。


A听得不耐烦了,高声打断并提醒:1,我一直就知道孙悟空是石猴,只是介绍得不够生动,我已经说了会调整,这个话题已经结束了。我们现在讨论的是,为了上下文的贯通再增加一句备注的问题!2,这段是总述,关于孙悟空的具体经历和故事,后面都有按照时间线展开,D你上次没开会,待会看完再来谈其它内容OK?3,我一来就声明,这个文本就是给特殊机构而不是老百姓看的,别再跟我提老百姓好吗?!


……


以上案例可谓糟糕会议的集大成者。哪怕是看起来很有道理的A,也有明显不到位的地方:首先他忽视了有新成员D的加入,没有提前把所讨论事宜的背景、进展以及思路框架作出说明;其次,www.aihuau.com 他太按照自己的线性思维要求别人,缺乏包容力——引用《六顶思考帽》书中的观点,这世上除了“是什么”的分析、判断和辩论,还有“能够成为什么”的建设性、创造性思考,两种思维不管如何冲突都应被同等对待,如果最后不能作出选择,还可以开辟出涵盖两种可能性的路……


开会看起来很简单,但案例中的情景并不少见,关于怎么更科学地开会这个问题,以下几种方法或可参考:


1.六顶思考帽方法:是一种“平行思考”的方法,引导所有人按照相应帽子代表的思考方向发表观点。


白色思考帽:思考的是客观的事实和数据。


红色思考帽:提供的是感性的看法。


黑色思考帽:意味着小心和谨慎,指出了任一观点的风险所在。


黄色思考帽:是乐观、充满希望的积极思考。


绿色思考帽:是创造性和新观点。


蓝色思考帽:对思考过程和其他思考帽的控制和组织。


帽子可以单独使用:比如主持人建议“我们在这里需要戴上红色思考帽来思考”;也可以连续使用:根据会议需要预先设定好思考帽的使用序列(预先设定的好处是可以避免思考下一步用什么帽子这个问题本身造成的时间浪费)。


“戴帽子”开会的好处是,比如对老板的观点有异议又不想得罪老板,可以说“我想按照黑色思考帽的方法思考一下”,不过,照这个思路演变,很可能就变成以帽子作幌子的继续争论,所以,前提是,用什么帽子、在每种帽子代表的思考方向上发言多久,都得由主持人说了算。


六顶思考帽甚至洞见到一点:争论似乎更能显示谁更聪明,其实不过是让所有的人借以炫耀自己罢了;并且提出:六顶思考帽不反对炫耀,只要这种炫耀是建设性的而不是为了证明自己是对的他人是错的即可。


假如会议上人们的炫耀心理不可避免,这种方法倒可以让每个人在较为和谐的氛围中充分表现自我。 


2.头脑风暴方法:6-12人围坐一桌,主持人或群体领导简明扼要地向各成员说明问题,然后在规定的时间内让大家自由发言,尽可能想出各种解决问题的方案,任何人不得对方案提出批评意见,而且所有备选方案都被记录下来以便随后进行讨论和分析。由于一种想法会刺激他人的想法,所以无论多么稀奇古怪的想法都禁止批评。 


3.名义小组方法:群体领导提出一个问题之后,采取以下步骤推进——


成员们组成群体,在群体讨论之前,每个成员单独写下自己对解决该问题的创意;


沉默阶段结束后,每个成员向群体提交自己的一个创意,在完成所有的提交之前,不允许成员们讨论;


群体开始讨论每种创意,对它们进行阐述和评估;


每个成员都不出声,独自对这些创意进行排序,排名最高的那个创意将决定最终的解决方案。

 本来想做个短线 会议本来可以更短

4.电子会议:50人以内,围坐在马蹄形的桌子旁,每个人面前除了一台电脑终端之外别无他物。组织者通过大屏幕把问题呈现给各成员,成员们把自己的意见或投票输入电脑,并在大屏幕上显示出来。因为是匿名显示,所以成员可以充分表达自己的真实状态而不用担心受到惩罚。


此外,哪怕每次会议开场都有主持人明确这次会议的要点,也不妨将这些要点提前列好并打印出来发给与会核心人员,以免话题跑偏,也时时让大家了解还有多少没讨论,形成时间观念和推进意识……总之一句话,会议可长可短,但最好不要让很多人觉得“它本来可以更短”。


有人说,反正每天8小时都卖给公司了,拖就拖吧I don't care,孰不知在时间和任务既定的前提下,这种拖沓很可能占用掉自己和他人原本可以用来阅读、学习、旅游、会友的休闲时间。


何况,从个体的生命时长、公司的成本角度,时间浪费无论如何都是一种损耗。退一万步讲,就算要浪费,也该浪费在美好的事情而非烟雾缭绕的会议上不是吗?


  

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