爱华网谈到就诊的时间安排问题，能够影响和将会影响诊所日程安排的因素很多。实际上，如何对待患者和日程安排问题会严重影响到诊所的方方面面——职员、患者护理、工作量和收益。
“通往成功的日程”之路的起点就是您——以及您的团队——你们制定原则和方法，确定在预约的问题上如何做决定，何时做决定，然后你要遵守这些原则。如果您做到了这一点，日程安排就会成为一个简单而直接的过程，为您带来持续性成功的效果。 那么，在一个诊所中，在日程安排中最为常见的困难是什么呢?现在您是如何解决这些困难的?您是否有一个“推荐的”方法并遵从这个方法吗?您每次的做法都有所不同吗?在这篇文章中，我们将讨论1 1个常见的日程安排“难题”，井就如何解决每一难题给出建议。您可以参考、利用这些信息，为您的诊所制定一个“通往成功的日程安排”的原则。难题l：最后一刻取消预约
患者在最后关头取消预约对每个人来说都会感到沮丧，对负责预约的管理者来说更是如此，处理取消预约问题往往会打乱他们的日程安排，影响到其它重要任务。最后一刻取消预约也会影响到诊所的每日工作量，对工作量目标的实现构成很大的威胁。所有这些影响的综合效果就是不可避免地对诊所的整个团队造成压力。
8226;建议1：如何对待患者在最后一刻取消预约问题
当一位患者打来电话要在最后一刻(一般来说比预定时间提前24—48小时)取消预约时，应该请患者不要挂电话，找出他们的病例，尽量说服他们按照预约时间就诊(比如，提醒他们及时治疗将会带来的好处)。如果患者坚持重新安排时间，那就帮他们安排另外的时间。如果他们不再预约，要填写一个推迟治疗的卡片。 (下文中会详细讲解推迟治疗卡片。)
这种建议的好处
8226;唤醒患者对接受治疗的益处的记忆。
8226;向患者传达他们的预约和治疗非常重要的信息。
8226;通过推迟治疗卡片的方法为患者提供随访服务，保护患者的健康。难题2：患者迟到
建立一个与就诊迟到的患者交流的方法是很重要的。当您与患者就您对他们的行为期望交谈时，要完成两个目标：
1．让患者了解您为他们提供高水平的服务是需要一定的时间的；
2．您要“培训”患者，通过告诉他们迟到行为造成的不良影响而达到让他们以后就诊不再迟到的目的。注意：要记住，只有您自己坚持遵守时间安排，您与患者的交流才能有效。如果患者按时就诊，却花费了大量时间等候牙医，那么您只能期望他们以后也会以同样的方式对待您。8226;建议2：如何对待迟到的患者
如果患者迟到时间超过十分钟，就需要让患者意识到这一点， (比如，您可以这样说“李先生，我们很关心您呢，您应该十分钟之前到的。”)，然后要让患者知道您需要查看一下日程安排，看看是否有足够的时间为他们完成治疗。这种建议的好处：
8226;以礼貌的方式向患者指出他们就诊迟到的问题。 8226;减小对医生和职员的压力，否则他们可能会压缩治疗时间，以努力赶上时间进度。8226;提醒患者，要想得到预期的治疗，就需要遵守就诊时间。
难题3：不遵守预约时问的收费问题
当患者不遵守预约时间时是否收取费用实际上属于哲学问题。对于这个问题，有人反对，有人支持，对这个问题的最佳决定也纯粹关乎个人看法，而不是方法问题。
8226;建议3：如何对待不遵守预约时间的收费问题
只要您有相关协议，即可收取违约费用。要从新患者开始执行。要让患者明白您在努力遵守时间，以满足他们的需求。因此您应该礼貌地要求患者通过按照预约时间来就诊而给予您同样的尊重。如果将来患者在距预定时间24小时之内取消约定，要提醒他们这次谈话的内容。您只能放弃收取这一次的违约费用。要让患者知道如果再次发生这种情况，诊所就要收取违约费。在患者的病例中要记示下来这些谈话的内容。
注意：使用您的判断力。如果患者因为患病或紧急情况而致电取消就诊，那就根本不要提到违约费的问题。因为违约费而影响公众形象就不值得了!
这种建议的好处
8226;辅助教育患者遵守预约时间的重要性。
8226;激励患者遵守预约时间。
难题4：患者推迟治疗不幸的是，患者并非总是执行牙医建议的治疗程序。因此诊所需要建立一个延迟治疗的系统，利用这个系统提示您联系患者，尽量为患者约定治疗时间。要想使这项工作变得容易些，需要与患者商定一个随访时间，这样患者会期待在这个大家一致同意的时间内接到诊所的电话。
8226;建议4：如何对待推迟治疗的患者
使用推迟治疗卡片、或计算机系统，追踪随访推迟治疗的患者。
这种建议的好处
8226;鼓励患者及时就诊，帮助患者避免出现紧急状况。
8226;对于那些诊断后不约定所有治疗时间的患者，要做他们的“保险网络”。
8226;提供一个方便的系统随访未完成治疗的患者。难题5：填补最后一刻的空缺
在日程安排中，最后关头的空缺是不可避免的，但是，诊所可以利用一个系统尽可能减小这种情况造成的影响，您应该利用这个系统快速找出并安排可能的“替代”患者。8226;建议5：如何解决填补最后一刻的空缺问题
在为患者预约就诊时问时要问清楚患者：如果可以安排更早些的时间是否要通知他们。要在“备忘录”等文件中记录下来，可以于写，也可以保存在电脑里。
这种建议的好处
8226;减少花费在填补最后关头空缺所需的时间。
8226;满足希望尽可能快地接受治疗的患者的要求。
8226;能够迅速、方便地判断出哪位患者愿意并能够在接到通知后前来就诊。
