贵阳宴会厅预订 宴会、会议的预订及确认



假使顾客有意预约宴会,销售人员需问清楚宴会的日期、时间、宴会名称、性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外,菜单内容、饮料种类、与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应如实记录。当然,在预约步骤中,销售人员要提供报价单给顾客,因为大多数顾客在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何,销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结果,除存档备查外,也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此,方能确保宴会的成功。

 贵阳宴会厅预订 宴会、会议的预订及确认
  为方便记录起见,预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表,销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥,并将客人的要求选出,等到将宴会通知单发给各部门时,所有宴会需求都一目了然。如果顾客只是暂订宴席,酒店则必须对其保持追踪,直到客人下订单为止。若顾客取消订席,也要询问取消宴会的原因,并予以记录,作为日后改进的参考。

  通常,除熟客不收预订金外,其他所有宴会及会议确认时,都必须先交30%的订金,付完订金才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会如果临时取消,对酒店势必造成重大损失,因此预收订金酒店是另一种自保方式,诚属必要。除此之外,若在原来预订宴席的顾客未付之前另有其他顾客欲订同一场地,销售人员应打电话给先预订的顾客,询问其意愿。如果顾客表示确定要使用该场地,就必须请其先缴付订金,否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订,销售人员仍然不可轻易放弃任何生意机会,而应积极推荐其他可替代的宴会厅,或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心,往往能成功促每笔宴会生意。

  虽然在预订时销售人员已记下顾客所有的要求,但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所有销售人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字,以保障客人与饭店自身的权利。倘若客人没时间亲自到酒店进行签约手续,销售人员可能通过书面传真或邮寄的方式,将文件送至顾客手中,请顾客在确认书上签字,签妥后再传真或邮寄回饭店以示慎生。在签订确认书时,酒店通常会要求收取30%作为订金。有时销售人员忘记与客人签确认书而平白蒙受许多损失。所以为了确保宴会的正常营运,与客人签约是不可忽略的。  

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