工作高效 准确及时 如何准确高效的控制咨询项目的进程



   众所周知,一个完整的项目管理必须包括五个关键环节过程,即是:1启动过程2计划过程3执行过程4控制过程5收尾过程。在制造业、工程和科技项目的PPM中,由于可以对其项目对象作为物的基本特性和周围环境的稳定性,其PPM的重点环节体现在计划过程中。但是在管理咨询的PPM的中,由于更多的服务性要求的存在,则体现在项目过程中,项目对象的需求、范围、目标都存在一定程度的不确定性和变动性,如何在项目规避此类风险,最终达成项目顺利高效的实施?不仅在计划过程中要有准确的目标和路径规划,更重要的是能够在项目过程中,控制与把握客户和项目计划。

      在PPM的控制过程中存在的核心矛盾是:由于管理咨询项目大多数是属于服务性项目,服务性项目就要求能贴接客户的实际需求,提交量身定制的个性化的成果。然而在项目的启动和计划阶段,由于咨询顾问尚未准确的了解到对象公司完整的信息状况,在此基础上不可能制定出较为详细的WBS。所以在项目的RFP中提交的是依靠于关键路径法的方法论和逻辑思路为主的建议,而不能提出WBS,否则会在项目过程中陷入“不可能完成的任务”中。

      退一步说,由于企业内诊外调和对目标客户的信息了解的逐步深入,项目组在项目前期对项目目标的理解以及目标客户由于项目进行的深入而导致对自身需求上的修正和重新理解,都有可能导致项目无法按既有的计划进行。

      在项目过程中,客户满意度和客户需求存在大体上的正相关关系,而客户需求和项目计划之间会随着项目的进程出现偏差。而在项目过程的时间、费用等实际资源等条件的约束下,如何既能满足客户的需求,带来最大限度的客户满意度;同时也能把握项目的整体进程,才是项目控制中的重中之重。

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      而在这个核心矛盾下,其矛盾会在以下几个方面的体现出来:

      一、项目范围的扩大或是延伸。前文已述,由于管理咨询项目属于服务性行业,其价值不容易直接被人所理解,在这个普遍的情况下,目标客户往往会在项目过程中要求甚至“误导”咨询公司索要更多的服务内容和更深层次的服务。

对待此种问题,在项目控制过程中,首先要识别目标客户的关键人物。对关键人物的了解要从两个方面入手,首先是个性上的认识,根据沟通而判断其领导风格。其具体可能表现的有:独裁主义(希望成员遵守规章和标准);好战型(极具斗争欲望,好争吵);调和型:(友好并愉快,和谐的工作团队);分裂型(倾向于分裂整体并导致混乱);道德型(诚实并忠诚,要求公平;辅助型(在需要时给与帮助);威胁型(强硬的形象而斥责雇员);公正型(公正的判断);促进型(鼓励下属发挥全部潜能);秘密型(在言语,活动及目标上不公开)在项目的过程必须把握住对方关键领导风格,才能进行有效和实际的沟通。其次在沟通过程中,必须激发对方客户对目标结果的渴望和反复强化要达成目标的约束条件,以及对方必须在这些约束条件中要做到的,变客户对项目的衍生需求为客户对项目的支持,牢牢把握项目主动权。

      二、项目过程中对方对项目理解的歧义和或是对原先的项目目标计划重新调整的要求,等等存在着的其他类型的项目风险。

      在咨询相关过程中存在诸多不确定性分析。比如:对方项目经理的突然更换,对方高层对项目要求的改变和对方项目支持的减少都会造成项目危机,甚至中止项目。所以在项目控制中,不仅要控制项目按既定计划进行,还要能够回避风险。要想回避和控制,首先必须对风险进行确认:即是确定那些风险事件可能对项目造成的影响,其具有三个相关因素:潜在风险来源,可能风险事件,风险征兆。使用风险控制模型对可能风险进行分析:一,对潜在风险的描述:把可能的风险完全列示出来,并按照重要性排序。二,对风险发生的可能性进行概率上的判断。三,对可能发生的结果的危害性进行排序。加权重要性可能性与危害性三个指标,得到总体风险的评估。然后预测风险发生的时间节点,并在这个节点,做好相应的准备措施。比如,在第一次沟通会议结束之后,对方突然多出项目成员,对对方项目组的这一举动必须做提前的应对,分析其背后的目的、动机以及按上述方法分析对项目可能带来的风险。

      三、由于在咨询项目过程中人的能动性和不确定性的存在较大概率,使得项目在过程中必须处理和控制目标客户,但是其要达成上述目的,必须保证项目的质量、时间以及费用控制。

      要解决好上述问题,首先必须在项目计划阶段预留出充分的时间和费用的回旋空间,不能把计划定得太满。

      其次,必须在项目过程中对关键项目指标有着配套的考核体系:1:BCWS,计划完成工作的预算成本;2BCWP,已完成工作的预算成本:3ACWP, 已完成工作的实际价值:4BAC, 完工预算;5EAC, 完工概算。从而得到项目的计划成本(BCWS);实际成本(ACWP);挣值(BCWP)等关键指标。运用这些指标我们一方面可以对项目进程做到心中有数,另一方面可以对项目成员的绩效能清楚的认知,从而鼓励和激发项目成员工作积极性,保证项目的胜利实施。

      总之成功的咨询项目是建立在有效的互动的基础之上的,项目的每一次互动,都可能对整体项目的计划和路线方向带来影响。在整个项目过程中必须牢牢以目标为导向,同时在平等开放的基础上,纠正可能影响项目进程的偏差,既不能完全一味讨好与满足与客户,也不能对客户的合理性建议盲目的排斥和拒绝,在这个意义上说,咨询项目的控制过程,即是一门科学,又是一门艺术。

  

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