爱华网管理者的八大管理误区 似是而非的时间管理误区
作者：整理 / 本刊记者 李 靖 有很强的时间观念、不停地规划和催促自己；追求完美、凡事井井有条；对信息保持敏感、经常大量阅读资讯…… 这些看起来很好的时间管理习惯，其实都有它的不足，甚至反而是时间管理的误区。美国著名时间管理专家阿兰·拉金说：“千万别叫我效率专家，我所关注的是‘效能’！”拉金关注的是：你是否做出了正确的选择，而不是一味求快、求多。 人并不是把工作表安排得越紧张，做事越多、越完美就是好的，时间管理的误区其实充斥着工作的方方面面，本文就对这些误区做一番排查和分析。 要“掌控时间”，不要“紧握时间” 张总是个大忙人，常常不停地列出做事清单、更新清单，并且记录自己每个小时工作的利用情况，不肯浪费任何时间。但是，这样常常搞得自己，以及周围的人都非常紧张。这让他很困惑。 分析： “‘看表式’的极端时间管理会使人们的每项活动都了无生趣——我们需要的是‘掌控时间’，而不是‘紧握时间’”。 注意拉金说的效率与效能的差别：虽然讲求效率是一件好事情，但是讲究效能的人会把注意力放在选择上来：选择最重要的事情来做，以及选择采用哪种最有效的方式来做，而不是关注做事的频率是否最快。 何时追求完美，何时说不 赵董是个追求完美的人，事事会安排妥帖、井井有条，事情如果做得不够完美，在赵董眼里便很难过去。有不少人夸他这个优点，但是赵董说，其实这样也够累的，但是做事业不追求完美，便很难有收获。 分析： 做事讲求完美确实是优点，这体现着一个人的素质，不是所有人都能有这样的自我要求的。 但问题是：不是所有事情都值得追求完美，而且多数事情是不值得的——二八律告诉我们，多数情况下，是20%的事情决定着80%的结果，而并不需要所有事情都十全十美。在处理那些能够产生80%价值的工作的时候，你确实应该追求完美。但是对更多并不是当前最重要的事情，则适可而止、适时而止。人的时间和精力有限，生活也不全是工作，要让更多的时间、精力放在最重要的20%事情上。 信息不是越多越好， 清理你的信息源 信息不足会让吴总感到不安：经济、政治、社会各方面最新的信息、企业内各层级的信息、行业信息、竞争对手的信息等等。吴总始终对这些信息保持敏感、大量吸收信息。但是他越来越发现，自己面对的信息实在太泛滥了，重要的、有趣的、有用没有用的，各种各样的信息早就充斥了他的大脑，反而缺少了思考、体验的时间。 分析： 形成经常清除不需要的信息源的习惯，在这个信息泛滥的时代，非常有价值。 比如：对于订阅的电子文件、刊物，或者习惯性常看的网站，干脆试一试：如果几周不看它们，自己的工作、生活有什么改变，如果你并不怀念它，这说明这只是个习惯了的阅读负担而已，那么还不如把它从信息源里去除的好。 对书籍的清理，如果是一年以上没有碰过的书，就得考虑是不是要收起来了，不要在工作的地方分散注意力，或者干脆送给可能需要的同事。 办公技术，秘书会不如自己也会 李董已经人过中年，对办公技术的应用并不是太敏感，乃至排斥：认为对现在的工作方式已经相当熟悉了，而且很多事情有秘书帮忙处理就行了，用不着那么多技术设备，用不着熟悉一些新的软件。而且李董还有一批比较年轻的管理者都持相同的看法。 分析： 事实上，许多办公上能应用的技术会替管理者省下相当多的时间，工欲善其事，必先利其器，工作时多数时间其实是在和杂事打交道，并不是时时刻刻都在做重要的决策工作，你的办公硬件、软件，如果愿意多掌握、多学习，对节省时间大有帮助。 比如：手机筛选来电、转接给助理、来电留言功能等等，这些防干扰技术能大大减少电话干扰，为自己腾出大块时间来处理事情。 学习电脑应用软件，也对提高效率、解放自己的时间大有帮助：数据库软件可以帮助你保存资料，高效地提取资料；网络在线交流技术，能减少很多需要开会大家聚起来才讨论的事情；一些新的学习软件、硬件技术，会让很多以前望而却步的学习项目重新启动……（一些实用办公小工具，请参见本期《魔具来了，提高办公效率》一文）。 “安排”事情，不如“分解”事情 A经理接到老客户B的电话，要第二天下午去谈一下采购的事情，A经理很高兴，也像多数人一样安排了时间——第二天上午用两个小时准备资料，还告诉助理第二天抽一些时间来一起做准备工作。 按一般人的想法，这是一个有经验的经理。 事实上，第二天早晨，C公司打来电话，抱怨以前定的一些产品还没有送到，A虽然客户很多，但哪个也不能得罪，得立刻处理。一段时间过去，助理也白白浪费了这部分时间。 准备材料的时候，发现B的一些具体情况还需要进一步了解，不然只能把所有型号的产品材料都准备好，但此时B公司的人并不是能“随叫随到”、马上给他提供具体情况的。只好把所有材料准备出来。 准备材料时，A想起：最近厂家D可以提供一款新产品，用于B公司，立刻联系D，但是新产品的资料并不能马上发到，被A催得紧张不已…… 分析： 这是北京如水慧管理咨询公司提供的日本DIPS管理系统的经典案例。这个案例里，A的问题出在——没有在接到事情时，用十几分钟立刻做“业务分解”。 如果当时就对事情“分解”，会发现自己准备材料并不是一件事情，而是多件： 1．立刻及时地给B公司回电话，问清更具体的信息；2.联系需要合作的厂家，让厂家一天之内把资料和成功案例发来；3.提前告诉助理相关客户的情况，让助理提前准备，随时备用。 这样，即使第二天上午的时间，被其他客户临时占去一部分，仍然有足够的时间很快把准备工作出色完成。 很多中国人安排事情喜欢大而化之，但是日本人的“业务分解”却是一个好习惯，虽然需要提前投入十几分钟，但相对于事后的混乱，这十来分钟的提前投入绝对是值得的。
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