爱华网从表面上看，他们在世博会项目执行中遇到的问题，在平常工作中难以发生：一个文案要经过至少七八次的返工；一个方案要向至少五方不同部门确认；一个决策连续十几天的会议仍没有定论……可是如果总结这些现象背后的原因，你就会发现其实都是自己工作中天天遇到的问题：零散资源整合、多头沟通、复杂流程，因此，看他们的故事，了解他们工作的智慧，即便是你没有遇到世博会这样的大项目，也会颇有裨益。 作为上汽通用汽车馆公关合作伙伴的负责人，丁典遇到的难题是项目信息零散而不全面、标准严格、流程复杂，在整个项目期间，虽然加班不可避免，但丁典也找到了很多解决问题的工作方法，让他可以—— 把碳原子排列成钻石（详见后文） 作为法国馆“世博婚典”承办方负责人，皇甫璁遇到的难题在于项目主办方数量众多而导致的沟通问题：每一个合作伙伴需要用的沟通方法都不一样，项目推动困难。在这种情况下中国特有的“Guan Xi”沟通法就发挥了大作用—— 在多头管理中用Guan Xi 抓住关键人（详见后文） 作为一个曾深度参与到北京奥运会公关工作的过来人，江松阳负责客户世博项目公关工作时，已经可以用一种淡定的心来对待项目中那些“不确定”对人耐心的考验，在执行项目中他的方法很简单—— 像刘德华那样能坚持20年（详见后文）
繁琐事项 把碳原子排列成钻石 同样的碳原子，换了结构就从石墨变成了钻石。作为上海世博会上汽-通用汽车馆公关项目的负责人，丁典的工作就像是一个组装师，要把海量的碎片“碳原子”整合成发光的钻石。 文/刘龙静 摄影/李伟 从去年8月灵思传播机构竞标成为2010上海世博会上汽通用汽车馆的公关战略合作伙伴时起，丁典的工作就被各种会议填满了——每周去客户公司开例会，至少用上半天时间，还有突发的客户召集的各种不定期会议；每月组织媒体做一次信息沟通会；团队内部的头脑风暴会、工作讨论会更不用说。 世博会这个项目算不上多困难，所遇到的情况日常工作中都可以碰到。世博会这个项目给丁典最大的体会就是“繁”。 要处理的信息“繁”。竞标前要阅读的资料就有20G，包括长长的说明文件和视频资料，而且这些资料是碎片性的，有交叉的地方，并不是完整和系统的，现在算起来，估计一个人要看上两个月才能消化。 接头的人员“繁”。经常一开会就是“打群架”，“例会的时候大概六七方坐在一起，二三十个人，有负责建设的，有负责运营的，有影片制作团队、网络推广团队、中间协调商等等。” 连老板都是双倍的——上汽-通用汽车馆由两家企业合作完成，上汽集团有一个队伍，通用（中国）有一个队伍，一个活动要为两个馆长写出不同风格的演讲稿，每一篇对外发的新闻稿都要对接两家公司的公关部，好像打通关游戏一样一层一层审批，一层过不去，就要打回来重新走流程，各种取舍把握的难度自不必言。 因为推广和宣传计划包括公关、网络宣传、活动三部分，做计划时要三家公司“融”到一起，这其中就需要大量的协调，比如说汽车馆世博官网刚启动的时候，恰好有一个中小学生的活动，两个活动只间隔了两三天，对于公关就比较难做，最后反复协调的结果就是把两个活动合二为一，虽然这样安排中小学生活动的公司不得不和教委重新去谈时间…… 人员和事件的复杂令把控难度数倍增大，信息稍不留意就形成乱流，非要有强大的逻辑能力和冷静的判断力才能做好。即便算到万无一失，也要做好应变的B方案。曾经一位在世博会做公关工作的朋友对我讲起一件趣事，说是周三听到有人说一大批记者周五下午会来场馆参观，问了具体负责人和世博会执委会都不知道，只好当做“假新闻”处理，不料周五上午11点接到消息，记者们真的来了——既不是馆方组织的，也不是执委会安排的，而是高层直通，小小一个侧影，可见其千头万绪，“繁”不胜“繁”。 思考是个“体力活” 世博对丁典的挑战之一是“预热”太长，“从去年8月份做到今天汽车馆开张，这一段时间，我们随时要保持媒体曝光率，素材又不是特别多。”灵感从那里来？遇到思路进入瓶颈，丁典的办法和警察破案一样——到现场，和场馆建设的工程设计师、影片导演聊天，案头工作不能在案头做。 丁典最喜欢的就是“赖住”一些不是他必须全程参与的会议不走——不知道哪个人的一句话就对他日思夜想的问题有启发。“比如‘自动驾驶能带来什么’这个问题，我们不是专业人士，虽然之前读了很多资料，想得还是很简单——不就是车可以自己跑吗？但它的意义远不止如此，实现了自动驾驶才会把交通事故控制下来；没有交通事故了，制造车的材料可以更节约和环保；你可能不需要方向盘，车就变小了，停车会变得方便；动力系统可以转移，车的形状就可能不一样了……”每件事情，不同的人看起来都有不一样的理解，“这些内容既不装在某份资料里，也不装在馆长的脑子里，要靠日常去了解，了解不到要自己思考，思考不出来就要通过别人说的一些话去激发。” 赢得客户的支持就赢了一大半 和场馆、活动、运营等马上就能看到效果的任务不同，公关像是“锦上添花”，当同样10件事需要客户确认的时候，也许不那么紧迫和必要的事情就相对往后排，所以，丁典工作成果的好坏，很大一部分取决于他们的客户管理能力。 开会就是一个集中体现的例子。每次四五个小时的例会，因为参与方众多，留给丁典汇报的时间也不过四五十分钟而已，这时会议安排就显得非常重要了，可以说是安排得越靠前，越有可能引起负责人的注意，而且万一遇到前面发言人拖了太久时间，轮到你的时候会议马上就要结束了，或是负责人突然有事要离开的情况，事情就只能挤到下一次会议再说，这样的话整个进度都要拖延。解决这个问题，丁典的小技巧很简单——“早到”。“会场座位有限，早一点可以坐到桌子边，打开笔记本，甚至接好设备，客户一看你已经都准备好了，自然就会说先从你这部分讲起！” TO DO而不是TASK 基本上每三天，丁典的团队就要和媒体交流一圈汽车馆的情况，除了汽车馆，丁典还会说得更多。“我觉得很多媒体对世博会的报道并不到位。大部分报道集中在如何提供一个良好的社会环境、自然环境、交通环境上，我们调查发现，大部分受众不是以为世博是一个文明工程，就是觉得这是一个游园会。但我想告诉大家的是，未来几十年的科技、文明都在世博会里了。”
