档案管理基础知识 企业档案管理基础知识

  企业档案的知识化管理,就是企业档案在管理过程中运用知识管理的理念、方法和手段,对企业档案信息收集和处理。以下是由爱华网小编整理关于企业档案管理基础知识的内容,提供给大家参考和了解,希望大家喜欢!

  企业文档知识管理工具

  大部分管理软件的文档管理功能是菜单化、单独上传文档、进行归类存储的方式,这种方式只能保存文档本身,但不能记录文档的产生原因和过程,并且文档的版本混乱。领度企业执行与沟通平台在做文档管理功能时,不仅仅采用菜单化模式提供上传文档的方式,而是在工作汇报时同步进行文档管理,即无论因任何工作汇报中上传的附件,都将按“项目——任务——事件”的位置编号方式自动归档在文档库中。位置编号的方式记录了文档的产生的完整过程:人、时间、事情,点击文档编号的时候不仅能够下载到文档,而且能查看到完整的文档上下文关系,因此能够保留这些知识及产生知识的过程。文档分类管理不但可以按项目、用户、群组进行分类,还可以加“标签”整体管理这些文档,形成企业知识库。

  Linkwedo文档管理具有如下特点:

  自动生成文档位置编号

  在Linkwedo文档管理系统中,呈现丰富的文档信息:文档名称,文档所有者,文档上传时间、文档位置编号等信息,这些信息都是在我们日常工作汇报中上传文档过程中自动记录下来。每上传一份文档,生成文档编号呈现文档的位置:通过文档的位置(如P6-T28-E349)可以看出该文档是在属于哪个项目,属于哪个任务,是属于任务创建时上传,还是执行任务汇报工作中上传,清晰的将文档进行归档管理。

  文档的权限控制

  文档是需要严谨管理的,所以在每次上传文档的时候就可以设置文档的查看权限,文档的查看有五种权限:包含完全公开、项目参与人员可见、任务参与人员可见、事件参与者可见、私人文档,设置定文档的保密级别,以此限定文档查看人员的范围,有效的保护文档

  记录文档的查看记录

  你是否想知道你上传的文档是否被下载过?被哪些人下载过?在Linkwedo文档系统中,当文档被查看过,自动记录下来文档被查看次数、查看时间、查看者姓名等信息,将以上信息直观呈现给用户,方便用户掌握文档是否被关注过,以及被哪些用户查看过。

  记录产生的上下文,场景还原

  在Linkwedo文档系统中,不仅可以下载文档,查看文档内容,还可以了解文档的产生过程或所得到的评论。通过点击位置编号,可以进入到该文档的事件中查看到所需要了解的细节,可直接查看到文档产生的过程,了解前因后果,即使文档上传者已经离职,也能够根据记录全面的还原场景,准确判断文档的版本。

  文档分类管理

  将文档按不同属性分类,如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类、按时间分类,通过对文档的分类能够快速找到需要的文档。

  统计文档数据

  提供从全局查看文档的数据信息,如个人所有权限查看的文档数、个人上传的文档数等。

  标签功能

  为文档添加标签,按标签管理文档,形成企业的知识库。

  文档搜索功能

  支持模糊搜索功能,输入文档部分名称可以搜索到文档。

  相关阅读:档案工作的原则和性质

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  一、档案工作的基本原则

  为了适应社会主义事业发展的需要,统一指导全国档案工作,在长期的实践过程中,逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则,这个基本原则是:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。

  这一原则的基本思想包括三个方面:

  第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理,即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导,是社会主义社会的必然产物,它以社会主义的经济、政治制度为前提,并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲,就是:

  1、各单位各种门类和载体的档案,均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的,由各级档案馆集中保管。

  2、全国档案工作,由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。

  3、全国档案工作统一于党的领导。

  第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整,有两个方面的含义:一方面,从数量上,要保证档案的齐全,不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,不能人为地割裂分散,或者零乱堆砌。维护档案的安全,也有两方面的含义:一方面,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要维护档案免遭意外的破坏,不失密。

  第三、体现了档案工作的根本目的,规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案,是档案工作的出发点,并且支配档案工作的全过程。

  二、档案室的性质

  档案室是管理本单位形成的档案,并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作,具有自己的特殊性质。

  1、档案室工作是史料性工作,是维护单位历史真实面貌的重要工作。

  档案是单位各方面工作活动的真实记录。它记述了党和政府的方针政策和人们进行工作的思想意图,成功的经验和失败的教训,反映了一定历史阶段的社会政治、经济和文化状况。档案室的工作就是收集和管理这些档案,维护档案的完整和安全,使档案再现当时的历史面貌,从而保障单位历史的延续和发展。 2、档案室工作是条件性工作,是提高单位工作效率和工作质量的重要条件。 各单位的工作,是延续不断地进行,档案是前人智慧的结晶,今天的工作要借鉴过去的经验,一个人的记忆有限,要靠查考档案。制订计划、总结工作、执行政策、处理各种问题等,都要查考档案。档案室为单位工作人员提供科学的依据和准确的信息,减少无效劳动和重复劳动。

  3、档案室是服务性的工作,是单位业务工作的组成部分。

  档案室工作,一方面为单位工作服务,另一方面为有关单位提供材料,当然首先是为本单位的领导工作服务。为领导提供过去的工作情况、材料、数据,以便领导查考,帮助领导及时地作出决策,处理问题。其次,各业务部门在进行工作中,也都需要查考利用档案。在许多专业主管机关,档案室是一个必不可少的业务环节,本身就是业务活动不可分割的一部分。比如公安机关、检察院、法院形成的诉讼、案件档案,是立案审判过程的记录和反映,是进行审判工作的工具。

  4、档案室工作是社会各项事业同档案工作联系的纽带之一。

  社会各项事业同档案工作是性质、对象、任务不同的工作,但是,无论哪一个部门,哪一个行业的工作,必须产生档案、利用档案。所以,社会各项事业同档案工作有着必然的联系,档案室工作正是维系这种联系的纽带。各级档案行政管理部门通过这个纽带,可以将监督、指导的职责在各单位落实,使社会各项事业的活动记录,研究成果得到安全维护,社会各部门、各行业也可以通过这个纽带了解档案工作、认识档案工作。从而支持档案工作。

  5、档案室工作是国家档案事业的基础。

  在整个国家档案事业中,档案室工作处于一个相当重要的地位。档案室保管的档案是国家档案事业的物质基础。全国档案室保存档案的总和,是国家全部档案的主要组成部分。整个国家档案的完整程度和延续积累,首先取决于档案室,它是国家档案资源延续和国家档案文化财富积累的主要源泉。档案室工作是国家档案事业的工作基础。在全国档案事业管理体系中,档案室保存的档案数量最多,发挥的现实作用最大,而且档案室机构和从业人员也最多,因此,档案室工作的质量和水平,对整个国家档案工作的质量和水平有着重要的影响。档案室工作是国家档案馆工作发展的前提。从档案事业发展史上看,档案室先于档案馆产生。可以说,没有档案室工作的不断发展,就没有国家档案馆的产生和发展。正是无数个档案室源源不断地向国家档案馆输送补充档案,档案馆工作才有可能在不断丰富馆藏的基础上提高和发展。


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