爱华网商务电子邮件代表着公司的形象, 商务电子邮件代表着公司的形象,直接影响到客户对公司 的评估。显示着公司的水平和实力。所以, 的评估。显示着公司的水平和实力。所以,商务电子邮件 的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。 的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。 一封规范的商务电子邮件,能够体现公司的规范化和专业 一封规范的商务电子邮件, 性,从而留给客户良好的印象,为以后更好的合作打下基 从而留给客户良好的印象。
发信对象 仔细确认收件人。 仔细确认收件人。 确认抄送讯息的对象, 确认抄送讯息的对象,确保自己的上级或其他适宜 人选在列,并将人数降至最低, 人选在列,并将人数降至最低,以免造成不必要的 打扰 。邮件主题?主题要明确、精练。表达出对方需要了解的信息, 主题要明确、精练。表达出对方需要了解的信息, 而且可以区分对同一事物的不同信息。 而且可以区分对同一事物的不同信息。做到收件人 见到它便对整个电子邮件一目了然。 见到它便对整个电子邮件一目了然。
信件内容正文一般包括三个部分。
第一部分是开头,需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是写给不认识的人,还要加上原因和目的。如果是写给不认识的人, 个简单的自我介绍。如果是回信, 个简单的自我介绍。如果是回信,还要说明何时 收到对方关于什么内容的信。 收到对方关于什么内容的信。
第二部分是信的核心和主要内容,把开头提出的问题进行充分的说明和解释.
第三部分是信的结尾,通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。示例:内容格式 称呼,正文,结束,落款/签名四点要尽量完整。 称呼,正文,结束,落款 签名四点要尽量完整。段落的第一行都顶格写,单边行距。 段落的第一行都顶格写,单边行距。段与段之间空 一行。另外称呼、落款等也都顶格写。 字体:宋体 大小:10 一行最大文字数:不超过30文字写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,精品学习网总结了几方面的内容,希望对您写中文商务信函有借鉴作用。中文商业商务信函的写作格式??如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头??开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。?
(2)正文??信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:??①向收信人问候;??②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;??③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;??④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾??结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名??署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
(5)日期??写信日期―般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。
写作注意事项:?1. 邮件的内容应简明扼要。指在不影响完整性和礼 邮件的内容应简明扼要。 貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。 貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。?2. 写作要层次清楚,用词准确。 写作要层次清楚,用词准确。?3. 语气专业,措词婉转、礼貌。可以通过使用虚拟 语气专业,措词婉转、礼貌。 语气委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。 语气委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。?4.如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。 如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。 如果有附件5.电子邮件发送前应仔细检查收件人,抄送人,主题, 电子邮件发送前应仔细检查收件人,抄送人,主题, 电子邮件发送前应仔细检查收件人 所添加的附件等是否正确无误, 所添加的附件等是否正确无误,正文内容是否清晰 合理,标点符号是否遗漏等。 合理,标点符号是否遗漏等。
