当今社会已经全面进入了一个网络时代,大家在相互沟通的同时,早已经不习惯用书面的书信来进行沟通,尤其是在工作中使用电子邮件的几率几乎已经成为一种家常便饭,一方面电子邮件可以节约成本,另一方面电子邮件还可以作为一种证据有效保存!
特别是在外资企业对于电子邮件的使用更是一种常规手法,并且在写电子邮件的时候也需要注意许多的细节问题!
怎么写一封合格的电子邮件――方法/步骤怎么写一封合格的电子邮件 1、
无论使用什么邮箱来发放邮件,邮件的格式都是一样的注意事项:
首先是收件人和抄送人:
收件人:是负责此事件的当时人,或者是主要人;
抄送人:抄送给负责此事的人员的直属上级领导和发件人的直属上级领导;
怎么写一封合格的电子邮件 2、
注意:如果负责此事的人就是部门领导人,就直接在收件人添加他的邮箱号
抄送就要抄送到领导的上级(如果只是小事情,就不用抄送给领导)
小事情的定义一般都不太好鉴定,所以你在发送邮件的时候可以询问你的上级领导。因为有些事情确实没有必要都抄送!
收件人是多个,用“;”隔开
怎么写一封合格的电子邮件 3、
主题
非常重要,每天往来的邮件多如牛毛,领导的邮件更是来自四面八方,不仅涉及到公司内部邮件,还有公司外部邮件,所以你的主题一定要明确提到事情的重点。否则你的邮件很可能石沉大海。
一般都是这样写:关于xxx事件xxxx
怎么写一封合格的电子邮件_给领导发邮件范文
怎么写一封合格的电子邮件 4、
称谓
不能用昵称,但是外企可以用大家的英文名字,从上级到下级都可以使用;
而在国内企业最好使用职位称呼,比如:xx经理、xx主管等等
怎么写一封合格的电子邮件 5、
邮件内容
一定要简明扼要的将事情的原委说清楚,如果一句两句说不清楚的时候,最好采用分段法:
使用1、2、3来把自己要说的重点叙述清楚。
怎么写一封合格的电子邮件 6、
落款
要写上自己部门名字及自己的全名、联系方式、写邮件的时间(外企写自己的英文名,留下部门电话,邮件地址等等)
很多人发邮件的时候发完就完了,也不提及自己的姓名、联系方式,掐头去尾,这样显得邮件很不完整,也很没有礼貌。
注意:留部门电话的时候要留下分机号
怎么写一封合格的电子邮件 7、
总体而言邮件算是完成了,如果你需要在邮件的内容有特别提醒注意的事情的事情,需要标注成其他的颜色以示提醒(但是一般不采用这样的,因为给他很紧张的感觉,除非特别紧急,这样就像是一封鸡毛信了)
怎么写一封合格的电子邮件_给领导发邮件范文
怎么写一封合格的电子邮件 8、
添加附件
最后不要忘记添加附件
自己要说明的问题可能在邮件内容中无法阐述清楚,必须要附上一个电子表格或者一个文件来辅助说明问题。
怎么写一封合格的电子邮件 9、
如果在写邮件的过程中有重要的事情要处理,一定要记得先保存,等一下再接着写
最后写完后要记得在有效时间内发送出去。(我的领导有时候忙起来了真是要忙忘记掉,写完了忘记发放邮件的事情总是常常发生)