爱华网公文文种的作用和辨析
一、不同类别的文种地位不同 公文是一个独立的文体，每一种类的性质不同、作用有别，要准确地使用公文，不错用、不滥用公文文种，就必须明确以下几点：
(一)法定公文可以独立行文 公文的文种，有一部分是党和国家通过公文法规的形式加以确定的。如：党的机关法定文种共有14个，如：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的文种有13个，如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，名称相同的有9个，各不相同的也是9个，合起来是18个。这18个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，所以也称为法定文种。 法定公文可以独立行文，而且行文时可采用国家标准的公文格式。
(二)非法定公文行文时需要用文件头作载体 与法定(主要、正式)文种相对应的是非法定(非主要、非正式)的文种，它不是党和国家公文法规中加以确认的，而是人肥在长期的公文写作实践中约定俗成的。例如“计划”、“总结”、“考察(调查)报告”、“工作研究”等= 非法定公文不具有独立行文的资格，也不篚使用党和国家公文法规中正式规定的标准金文格式。“非法定文种(非正式、非主要文种)要上报或下发时，只能从“法定文种”中寻求一个文种来做它的载体”。一般管这个载体叫。文件头”。。文件头”大都用“通知”(下行时)或“报告”(上行时)来充当。
二、不同名称的文种表达的作用不同 文种虽然只是公文的一个分类，但是，文种不同，包含的内容、行文方向等都有区别。具体表现在：
1.不同的文种名称，具有不同的性质 如命令(令)中，虽然有行政令、公报令、嘉奖令、惩戒令等不同的类别区分，但它们都有一个“令”字，所以，在使用令、命令、通令等作为文种名称时，都具有指令性质。又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件。再如会议纪要，“纪要”即概述其要点的意思，所以，会议纪要属于会议文字记录性的文件。
2.不同的文种，反映的行文方向不同 如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关核心，所以，它们的行文方向必然是自上而下的;又如“请示”这个文种，“请示”二字的已是请求给以批示，所以行文方向是自下而上的;再如：“函”这个字的本义是书信，书信是用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体，在行文方向上，不论、上、对下还是平级机关或单位之间均可使用这种文种，所以，“函”的行文方向是平行的。
3.不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求 如布告、公告、通报、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情告知的意思，因此这四个文种的行文目的在于向人们(或组织)周知、告诉某一事项;又如“指示”二字，其含义是指点、指导、示意，具体地说即指出正确的方向，那么作为公文的指示，显然其行文的目的在于指导工作，要求下级机关或单位循此执行;再如公文中的“批复”，它非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级作出的批示和答复。 综上所述，文种的名称具有标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作月。所以，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称的确定和使用不当，可能会发生越权的错误，或者给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见，正确使用文种是一件很严肃的事情。
三、要正确确定和使用文种
1.文种名称的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称 法定公文的名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。目前在一些单位的行文中出现的。请示报告。“告示”、“申请报告”、“意见报告”等，就是把两个不同的文种名称合并 或缩减在一起使用，这样随便给公文文种起名的做法是不严肃的。
2.文种名称的确定和使用，要依据制文机关的权限进行，不可超越职权，是具有指令性质的文件，所以，在实际工作中，只有国家的高级领导机关、军事机关一般才可使用，假若某一个基层单位也来发布令、命令，就失去了令、命令的严肃性和应有的作用。又如。公告，虽属于告知性文件名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家的高级管理机关才有资格使用。但从目前的实际情况来看，对于这一文种的使用显得很不规范，随意性很强。不但党和国家的高级管理机关使用，就连基层的企事业单位也用，其所涉及的事项既有法规中所规定的重要事项或者法定事项，也有一般。这些事项，这种滥用“公告”的做法，从实质上说是一种越权行为。
3.文种名称的确定和使用，要考虑与收文机关的组织关系 具体地说，收文机关是上级组织，在文种名称的选用上只能采用“请示”、“意见”或者报告;向下属组织发文时，一般应选用“通知”、“指示”、“决定”、“决议”、“意见”、“通报”及“会议纪要”等文种名称;公开向社会群众公布某一周知或应当遵守的事项时，应逆用。命令”、“令”、“公告”、“公报”、“布告”和“通告”;向平级单位或没有隶属关系的单位行文时，主要使用“函”。
4.文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求 例如，行文目的是请求上级给予指示、帮助和支持的，就应用“请示”、“意见”;用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”;用于推动、指导下级工作的，可使用“指示”或“通知”;目的是为了告知下一级某一事项的，应使用“通知”;为了商洽、联系、询问某一事项时，应使用“函”，等等。总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种，这对发挥公文的应有作用，提高公文处理工作的效能，具有直接和重要的影响。
