公文运用与写作 公文写作怎样正确运用数字

   公文写作怎样正确运用数字

  公文写作离不开数字。它能够给人以确定无疑的概念,并能使人增强量的直感,从而 加深对事物本质和规律的认识。公文中恰当地运用数字,能够起到文字表达所不能替代的 作用,从而极大地增强行文的说服力;反之,如果运用不当,就会严重影响公文的质量和效 用,甚至给实际工作造成难以预料的损失。因此,在公文写作中必须重视对各种数字的使 用: 具体地讲,公文写作中运用数字应当注意做到以下几点:

  一、要真实

  真实是公文中运用数字的生命,它直接关系到一篇公文的质量和效用,也在一定程度 上反映出发文机关及公文写作者的工作作风。唯其真实,才有力量,才能实事求是地反映客观事物。具体而言,真实是指写进公文中的数字,必须是从实践中得来,是确确实实存在 的,而绝不是凭空杜撰甚至弄虚作假胡乱编造的“水数字”。那种为了显示工作“业绩”抑 或掩盖工作失误,欺上瞒下而有意编造数字的做法,必须坚决禁止。据报载,有位秘书人员 撰写年终总结,由于未作认真细致的调查研究,没有获取确切可靠的数字,但又“报喜”心 切,情急之下即随手将本单位的电话号码写了进去。从实质上讲,这是秘书人员思维品质 的体现,贻害不浅。此外,“大跃进”时期的“浮夸风”,竟能将亩产粮食说成“上万斤”,不仅 失去了真实性,而且也给工作带来了严重损失,教训十分沉痛。

  二、要准确

公文运用与写作 公文写作怎样正确运用数字

  准确是公文中运用数字的关键所在,它与真实相辅相成。具体是指写进公文中的数 字,必须与客观实际相符合,要准确地反映事物发展变化的程度,绝不能搞“主观推测”,或 者使用“大概”、“也许”、“差不多”、“可能”等模糊度强的词语,有一说一,有二说二,决不 能随意夸大或缩小。而要做到这一点,要求公文写作人员必须深入实际,认真进行调查研 究,尽力获取第一手材料。同时,在语言表述上也要力求准确无误,给人以明晰的概念。实 践中,有些单位的公文却不如此,例如某企业的工作总结,其中写道“本月氯化钾产量为 300吨,增加了8%”,这样表述,看不出是比上个月还是比去年同期增加了8%,缺少具有 可比性的时间,以致造成数量交代不清不准。应当明确的是,对于诸如“据不完全统计”之 类的表述,因其如实反映出了客观事物的可靠程度,故而也是一种准确,而不应视为含糊不 清。此外,公文中涉及的诸如“增加”、“减少”等词语后面所带“了”、“到”等表示事物数量 增减的词语,表示概数和基数的词语,表示界限阈的词语等等,要经常使用,也都要准确地 加以表述,不能粗疏。

  三、要统一

  即指写进公文中的数字,一定要认真检查,仔细核实,确保前后一致,避免相互“打架”。 各个分数之和要与总数相等,统计口径要一致,计量单位的使用也要前后一致,所列举的数 字要具有可比性,以确保公文中数字表述的准确性和规范性。同时,对于数字的书写和使 用也要保持统一,要严格按公文法规中的规定执行。对于同样数字,按规定应当使用汉字 书写的,就不能随意改换成阿拉伯数码,反之亦然。决不能此处用汉字,而在彼处又用阿拉 伯数码。在这方面,实践中有些单位的公文做得很不够。例如有一篇关于某市领导班子调 整的报告,其中谈到“调整后的领导班子文化水平有了大幅度提高”时,说“大专文化程度 的由过去的54%上升到78%,大本文化程度的由过去的29%上升到53%”。前句话由于 在“大专”之后丢掉了“以上”二字,结果将本来应当包括在大专以上文化程度“之中”的大 本文化程度的那部分人划到了“之外”,使得现在大专文化程度和大本文化程度的780-/0和 53%,这两个分数加在一起,不是小于100%,而是高达131%。两字之差,造成极大矛盾。 即指对于数字的书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定,不能随意而为。哪些 情况下要用汉字数字,哪些情况下又要用阿拉伯数码,都有特定的范围和要求。例如依照 《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第(九)项的规定:“公文中的数字,除成文日期、 部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”这就是说,当公文中出现成文日期等几种特定情况 下要使用汉字数字,这是毫无疑问的,除此之外都应使用阿拉伯数字。对于这一书写和使 用规范,在公文写作中必须认真遵照执行。此外,按《办法》第二十五条第(六)项的规定, 公文中的结构层次序数也有其特定的规范要求,即第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三 层为“1.”,第四层为“(1)”。要注意严格按照这样四个层级顺序使用,不要越级套用;而且 对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内,不要过细过多;还要注意一般不用“首先”、 “其次”、“再次”,“第一”、“第二”、“第三”,“此其一”、“此其二”、“此其三”等诸如此类的 结构层次序数表示法。对此,实践中不少机关的公文做得很不够,应当加以纠正。

  四、要得当

  在公文写作中,运用数字来反映事物的情状或变化,来说明有关问题,固然有其独特的 作用,一般的说明性文字不能替代,这是无可置疑的,但是也要适可而止,要把握其运用的 “度”,切不可过多过滥,或者流于玩弄数字游戏;或者恣意堆砌,搞数字罗列,犹如流水账一 般,给人以枯燥烦冗之感。随意堆砌数字,将所要说明的问题淹没在数字的烟海里,这是十 分有害的。本想能够充分说明问题,结果往往适得其反。例如有一篇关于粮食生产专业户 问题的调查报告,为了说明粮食生产专业户的生产水平和经济效益高于一般户,能使有限 的耕地提供更多的商品粮,使用了三个乡的总户数、总耕地数,其中粮食专业户的户数、耕 地数、2002年实际和2003年预计的三个乡的粮食产量、人均产量、商品粮数量、人均商品粮 数量以及粮食专业户这两年相对应的一系列数字,不长的一段文字,用了20多个绝对数, 罗唆冗长,令人不得要领。

  

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